Documentos por emitir
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La funcionalidad documentos por emitir permite realizar el ingreso de las guías de despacho, ya sean de carácter manual o bien de carácter electrónico.
Al seleccionar la aplicación el sistema muestra la siguiente pantalla:
La funcionalidad muestra la sección de búsqueda que permite buscar por día, por tipo de documento, por número o por cliente cualquier documento de venta.
En la lista de documentos de venta (Guía de Despacho) se despliega el listado de documentos que sólo han sido ingresados al sistema, pero que aún no se encuentran emitidos (impresos).
Las opciones de la lista son las siguientes:
- Editar: Esta opción permite seleccionar el documento de guía de despacho o poder ver en pantalla nuevamente la información con la cual se grabó el documento de ventas con el fin de poder modificar la información ingresada. Mientras la guía de despacho no se encuentre emitida es posible editar el documento cuantas veces se necesite y modificar la información. En caso de que la modificación que se realice sea el número o bien el cliente, el sistema, creará un nuevo documento de ventas y no modificará el documento seleccionado.
- Eliminar: Permite seleccionar un documento de ventas que haya sido grabado y poder eliminar del sistema el documento.
- Emitir: Permite imprimir la guía de despacho seleccionada, de manera tal que la guía pase a la lista de documentos emitidos, esta opción sólo se puede utilizar con Guías de despacho que no son electrónicas.
- Guía electrónica: Permite enviar electrónicamente la guía de despacho seleccionada, de manera tal que la guía pase a la lista de Guía de despacho electrónica, esta opción solo se puede utilizar con Guías de despacho electrónicas.
- Nuevo: Esta opción permite crear nuevas guías de despacho electrónicas, las cuales en este caso no estarán asociadas a un pedido en particular. Al seleccionar el botón "Nuevo" se despliega la siguiente pantalla:
En el ingreso de guías de despacho es necesario completar todas las carpetas del ingreso, como lo son:
IDENTIFICACIÓN: En esta carpeta del ingreso del documento de guía de despacho se ingresan todos los datos que son de carácter general de la guía de despacho y que es necesario para la emisión de documento, el ingreso de éstos datos son de carácter obligatorio.
Para ingresar un nuevo cliente debe seguir los siguientes pasos:
Ingresar un código inexistente.
Seleccionar aceptar a la ventana emergente.
Ingresar los datos del cliente y los datos del documento.
Seleccionar grabar, vista previa o facturar el documento.
DETALLE: En el detalle del documento se ingresan los datos que corresponden al contenido de la guía de despacho, es decir, que artículos se van a despachar indicando desde el artículo, la cantidad y el valor al cual se pretende despachar, como se muestra en la pantalla de mas abajo:
TOTALES: En la carpeta de los totales se resume la información que proviene de lo ingresado anteriormente en el detalle del documento de ventas, agregando en dicha carpeta la información que corresponde a la configuración del documento según los impuestos asociados, según la pantalla de más abajo:
CONDICIÓN DE PAGO: En la carpeta condición de pago, sólo en el caso en el cual la condición de pago que se haya elegido tenga la característica de ser al crédito se deberá ingresar e indicar las fechas de las cuotas y el monto de cada una de las asignaciones, según como se muestra en la pantalla de más abajo:
Finalmente una vez completados todos los datos que se requieren en las carpetas anteriormente señaladas se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos ingresados al sistema. De esta forma la guía de despacho recién ingresada quedará registrada en la lista de documentos por emitir.