La configuración de inventario consta de dos carpetas Inventario y Artículos.

Carpeta inventario

Esta sección tiene ocho secciones: Integración de movimientos, Período válido para ingreso de documentos, Tipo de Costeo, Corrección Monetaria, Impresión del documento, Centralización, Ubicaciones y Unidad de medida.

Integración de Movimientos: en la integración de movimientos se define si los movimientos serán aprobados de forma automática al momento de ser grabados, o bien los movimientos deben ser primero grabados y luego integrados. Para utilizar la primera opción se debe seleccionar la opción En línea (recomendada por Defontana). Si se desea utilizar la segunda opción se debe seleccionar la opción Con aprobación previa.

Período válido para ingreso de documentos: determina la fecha en la cual se podrá realizar el ingreso de los documentos al ciclo de inventario, la opción mesesdespués se relaciona al período actual, permitiendo digitar información sólo hasta esa cantidad de meses definido posterior al período actual.

Tipo de Costeo: Corresponde al método de valorización de las existencias, el sistema ERP Defontana utiliza el PMP (Precio Promedio Ponderado). 

Corrección Monetaria: Corresponde al tipo de comprobante que el sistema ERP Defontana utilizará en el proceso de corrección monetaria.

Impresión de Documentos: el sistema ERP Defontana permite imprimir los documentos de inventario en forma automática al momento de grabarlos o integrarlos.

Centralización: esta sección define, si la centralización será automática al momento de integrar los movimientos de inventario o será por períodos, se debe seleccionar la opción que se necesite. De acuerdo a lo recomendado por Defontana la centralización debe ser en línea.

Ubicaciones: permite habilitar la opción de manejar ubicaciones en el mantenimiento de las bodegas. Su habilitación se debe realizar cuando no existan movimientos en la aplicación de inventario.

Unidad de Medida: Determina que, al crear un artículo, se utilice la misma unidad de medida en los ciclos de inventario y ventas.

Una vez seleccionadas estas configuraciones se debe seleccionar el botón "Grabar" para guardar los cambios.

Carpeta Artículo

 En la segunda carpeta de la configuración, llamada ARTÍCULO se definen características propias de la ficha del artículo y de las opciones que se utilizarán en el manejo del maestro, lo definido es lo siguiente:

Cantidad de Níveles: determina la estructura y el número de niveles que tendrá el maestro de artículos. El número máximo de niveles permitidos son 5 y el mínimo recomendado por Defontana son 3.

Nombre de Níveles: permite nombrar a cada uno de los niveles que se definieron en la configuración anterior, permite además indicar de forma conceptual la estructura que se definió para el maestro de artículos y entender la lógica definida.

Largo de Níveles: corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizara en la codificación de los artículos. El largo total de los niveles no puede superar los 25 caracteres en total, los cuales pueden ser distribuidos de la forma que se estime conveniente a lo largo de los niveles configurados.

Definición de Propiedades: permite definir las propiedades que podrán utilizar los artículos de inventario, las cuales se asociaran en la ficha del artículo al momento de la creación. Los tipos de propiedades que se pueden crear son de lista, numérico y alfanumérico. Estas pueden ser hasta 25.

Asiento Contable: determina el nivel de la línea de productos, al cual se centralizarán los movimientos de inventario.

Configuración de recuperación de datos de ingreso de Ventas e Inventario : determina el tipo de código que se utiliza en el ingreso, este puede ser código de artículo o código de barras.

Permite incluir datos adicionales en el código de barras del proveedor de acuerdo a la simbología GS1-128. Los datos adicionales manejados por Defontana en el código de barra son los siguientes:

•  01 – Numero mundial de articulo comercial (GTIN)
• 10 – Numero de Lote
• 15 – Vender hasta fecha
• 17 – Utilizar hasta fecha
• 21 – Numero de Seriado

La configuración de inventario consta de dos carpetas Inventario y Artículos.

Carpeta inventario

Esta sección tiene ocho secciones: Integración de movimientos, Período válido para ingreso de documentos, Tipo de Costeo, Corrección Monetaria, Impresión del documento, Centralización, Ubicaciones y Unidad de medida.

Integración de Movimientos: en la integración de movimientos se define si los movimientos serán aprobados de forma automática al momento de ser grabados, o bien los movimientos deben ser primero grabados y luego integrados. Para utilizar la primera opción se debe seleccionar la opción En línea (recomendada por Defontana). Si se desea utilizar la segunda opción se debe seleccionar la opción Con aprobación previa.

Período válido para ingreso de documentos: determina la fecha en la cual se podrá realizar el ingreso de los documentos al ciclo de inventario, la opción mesesdespués se relaciona al período actual, permitiendo digitar información sólo hasta esa cantidad de meses definido posterior al período actual.

Tipo de Costeo: Corresponde al método de valorización de las existencias, el sistema ERP Defontana utiliza el PMP (Precio Promedio Ponderado). 

Corrección Monetaria: Corresponde al tipo de comprobante que el sistema ERP Defontana utilizará en el proceso de corrección monetaria.

Impresión de Documentos: el sistema ERP Defontana permite imprimir los documentos de inventario en forma automática al momento de grabarlos o integrarlos.

Centralización: esta sección define, si la centralización será automática al momento de integrar los movimientos de inventario o será por períodos, se debe seleccionar la opción que se necesite. De acuerdo a lo recomendado por Defontana la centralización debe ser en línea.

Ubicaciones: permite habilitar la opción de manejar ubicaciones en el mantenimiento de las bodegas. Su habilitación se debe realizar cuando no existan movimientos en la aplicación de inventario.

Unidad de Medida: Determina que, al crear un artículo, se utilice la misma unidad de medida en los ciclos de inventario y ventas.

Una vez seleccionadas estas configuraciones se debe seleccionar el botón "Grabar" para guardar los cambios.

Carpeta Artículo

 En la segunda carpeta de la configuración, llamada ARTÍCULO se definen características propias de la ficha del artículo y de las opciones que se utilizarán en el manejo del maestro, lo definido es lo siguiente:

Cantidad de Níveles: determina la estructura y el número de niveles que tendrá el maestro de artículos. El número máximo de niveles permitidos son 5 y el mínimo recomendado por Defontana son 3.

Nombre de Níveles: permite nombrar a cada uno de los niveles que se definieron en la configuración anterior, permite además indicar de forma conceptual la estructura que se definió para el maestro de artículos y entender la lógica definida.

Largo de Níveles: corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizara en la codificación de los artículos. El largo total de los niveles no puede superar los 25 caracteres en total, los cuales pueden ser distribuidos de la forma que se estime conveniente a lo largo de los niveles configurados.

Definición de Propiedades: permite definir las propiedades que podrán utilizar los artículos de inventario, las cuales se asociaran en la ficha del artículo al momento de la creación. Los tipos de propiedades que se pueden crear son de lista, numérico y alfanumérico. Estas pueden ser hasta 25.

Asiento Contable: determina el nivel de la línea de productos, al cual se centralizarán los movimientos de inventario.

Configuración de recuperación de datos de ingreso de Ventas e Inventario : determina el tipo de código que se utiliza en el ingreso, este puede ser código de artículo o código de barras.

Permite incluir datos adicionales en el código de barras del proveedor de acuerdo a la simbología GS1-128. Los datos adicionales manejados por Defontana en el código de barra son los siguientes:

•  01 – Numero mundial de articulo comercial (GTIN)
• 10 – Numero de Lote
• 15 – Vender hasta fecha
• 17 – Utilizar hasta fecha
• 21 – Numero de Seriado

En la lista de las bodegas se despliegan ordenadas por el código y la descripción de la bodega, entregando como opciones de la lista las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar la bodega y editar la ficha de la bodega para ver la información con la cual fue grabada la bodega.
• Eliminar: Permite seleccionar la ficha de la bodega y eliminarla del sistema ERP Defontana, esta opción solo será posible de  realizar, cuando la bodega no tenga ningún movimiento asociado.
• Nuevo: Permite crear nuevas bodegas para el proceso de inventario. Al hacer clic en este botón, el sistema ERP Defontana muestra la siguiente pantalla:

Donde:

Código: Permite ingresar el código de la bodega, el cual no puede tener espacios.

Descripción: Corresponde al nombre de la bodega.

Disponible para Venta y Bodega Activa: Determina si a la bodega se realizaran movimientos de inventario.

 Una vez ingresada la información, no olvidar hacer clic en "Grabar" .

En la lista de unidades el sistema ERP Defontana muestra todas las unidades existentes, para las cuales es factible realizar las siguientes acciones:

• Editar: permite visualizar y editar la ficha de la unidad de medida creada.
• Eliminar: permite seleccionar una de las unidades de medida creadas en el sistema ERP Defontana y eliminarla de la aplicación, sin embargo la unidad no podrá ser eliminada si tiene movimiento asociado.
• Nuevo: permite crear nuevas unidades de medida, al hacer clic en este botón, el sistema ERP Defontana muestra la siguiente pantalla:

Para la creación de las unidades de medida, es necesario completar los datos de la identificación de la unidad y de forma accesoria es posible crear las unidades equivalentes para la utilización en el proceso de ventas.

Identificación: se debe ingresar el código y la descripción de la unidad de medida, para lo cual el ingreso del código no debe tener espacios en su composición.

Unidad de Medida Equivalente: La configuración de la unidad de medida equivalente permitirá asignar una unidad de medida complementaria a la unidad que se está creando.

hacer clic en "Grabar" para almacenar los datos ingresados.

En la lista de los atributos, el sistema ERP Defontana muestra todos los atributos creados y sus respectivos elementos asociados. Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

• Editar: permite seleccionar el atributo creado e ingresar a la ficha tanto del atributo o bien de los elementos que están al interior de cada atributo. Sólo es posible modificar el nombre del atributo o del elemento, ya que en caso de cambiar el código, el sistema ERP Defontana creará un nuevo elemento.
• Eliminar: permite seleccionar el atributo o los elementos del atributo y eliminar la información del sistema ERP Defontana, pararealizar esta acción, es necesario eliminar los elementos en primer lugar y luego eliminar el atributo,  los elementos no pueden tener movimiento asociado.
• Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar de forma simultánea los atributos y los elementos de la lista.
• Nuevo: permite la creación de nuevos elementos o de nuevos atributos. Para la creación, lo primero es crear el atributo, para luego seguir con los elementos según se indica en la siguiente pantalla:

Para la creación, es necesario completar los campos TIPO y NOMBRE, para el campo Tipo es necesario que éste no tenga espacios en su composición y seleccionar el botón "Grabar".

Luego de haber creado el atributo es necesario agregar los elementos, para poder realizar esa función debe seleccionar el atributo, al hacer esto el sistema ERP Defontana mostrará una subcarpeta llamada nuevo.

Presionar la subcarpeta y luego el botón "Nuevo".

Para la creación de los elementos es necesario completar los campos CÓDIGO y NOMBRE, donde el campo código no debe contener espacios en su composición y finalmente presionar el botón "Grabar".

La lista de tipos de documentos de inventario muestra, ordenados por el código y descripción todos los tipos de documento de inventario creados en el sistema ERP Defontana. Dentro del listado se despliega el código del documento, descripción, tipo de movimiento (ingreso, egreso o traspaso), y además dos columnas adicionales para indicar si el documento corresponde a un documento de ajuste de inventario (sólo válido para ingreso o egreso).

Las opciones de la lista de tipo de documento son las siguientes:

• Editar: permite seleccionar el tipo de documento de inventario creado y editar la ficha del documento para ver la configuración con la cual el tipo de documento fue creado. Una vez que el tipo de documento ha sido utilizado en el proceso operacional de inventario no será posible realizar cambios a la configuración del tipo de documento salvo cambiar el nombre.
• Eliminar: permite seleccionar un tipo de documento y eliminarlo del sistema ERP Defontana, sin embargo solo será posible realizar la eliminación si el tipo de documento no tiene movimientos asociados en el sistema ERP Defontana.
• Nuevo: permite crear nuevos tipos de documentos para lo cual hay que completar los siguientes datos:

Tipo: se debe ingresar el código del documento de inventario, el cual no debe tener espacios.

Nombre: corresponde a la descripción del tipo de documento y es la que el usuario utiliza en el proceso operacional de la aplicación de inventario.

Tipo Movimiento Inventario: corresponde a la opción de definir la naturaleza del tipo de documento, donde se indica la operación que realizará este documento de inventario, como lo siguiente:

• Entrada = Ingreso
• Salida = Egreso
• Traspaso = Traspaso

Información Solicitada: corresponde a la sección del tipo de documento de inventario donde se define que información adicional se solicitará al momento de utilizar el tipo de documento en la operación normal de inventario.

NOTA:
TODOS LOS TIPOS DE DOCUMENTOS DE INVENTARIO CUYO TIPO ES DE ENTRADAS POR COMPRAS, DEBEN TENER MARCADAS LA OPCIÓN: SOLICITA PRECIO UNITARIO DE COMPRA EN FORMA MANUAL Y LA OPCION AFECTA COSTO.

Documentos de ajuste:

Existe la posibilidad dentro de la configuración de tipos de documentos de inventario, de definir documentos de ajuste que permitirán modificar o sólo unidades (sin alterar valores), o sólo valores (sin alterar unidades), para documentos de ingreso y egreso. Estos documentos configurados de esta manera permitirán ajustar el inventario a necesidad del usuario.

Se adjunta imagen de la configuración y definición de documentos de ajuste.

Ejemplo de uso:

AJUSTES DE UNIDADES:

Movimiento de AJUSTE ENTRADA UNIDADES #1 el 10 Jun 2015:

Se incorpora un movimiento de ajuste de entrada 10 unidades, que aumenta el stock en unidades quedando en 99,670 unidades, sin aumentar el valor total del artículo de 2,391,701,499. Al tener más unidades al mismo valor total, se produce un cambio en el costo a 23,996.20.

OBS: Los documentos de ajuste de unidades no tienen definición contable ya que no mueven valor.

Movimiento de AJUSTE DE SALIDA UNIDADES #2 el 10 Jun 2015:

Se incorpora un movimiento de ajuste de salida 10 unidades, que disminuye el stock en unidades quedando en 99,660 unidades, sin aumentar el valor total del artículo de 2,391,701,499. Al tener menos unidades al mismo valor total, se produce un cambio en el costo a 23,998.61.

OBS: Los documentos de ajuste de unidades no tienen definición contable ya que no mueven valor.

AJUSTES DE VALORES:

Movimiento de AJUSTE ENTRADA VALORES #1 el 11 Jun 2015 :

Se incorpora un movimiento de ajuste de entrada 100,000 en valor, que aumenta el valor del artículo quedando en 2,391,801,499, sin aumentar las unidades del artículo de 99,660. Al tener más valor con las mismas unidades, se produce un cambio en el costo a 23,999.61.

Movimiento de AJUSTE SALIDA VALORES #2 el 11 Jun 2015 :

Se incorpora un movimiento de ajuste de salida 1,000,000,000 en valor, que aumenta el valor del artículo quedando en 1,391,801,499, sin aumentar las unidades del artículo de 99,660. Al tener menos valor con las mismas unidades, se produce un cambio en el costo a 13,965.50.

Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

• Editar: permite seleccionar uno de los motivos de movimiento que existen y ver la ficha del movimiento con los datos guardados en el sistema ERP Defontana.
• Eliminar: permite seleccionar uno de los motivos de movimiento que existen y eliminarlo del sistema ERP Defontana, siempre y cuando el motivo de movimiento no tenga documentos asociados.
• Nuevo: permite crear nuevos motivos de movimiento, para lo cual es necesario completar los siguientes campos:

Código: ingresar el código del motivo de movimiento, el cual no debe tener espacios.

Descripción: ingresar el nombre del motivo de movimiento, éste será lo que el usuario verá en la operación normal del sistema ERP Defontana.

Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

• Editar: permite seleccionar uno de los motivos de movimiento que existen y ver la ficha del movimiento con los datos guardados en el sistema ERP Defontana.
• Eliminar: permite seleccionar uno de los motivos de movimiento que existen y eliminarlo del sistema ERP Defontana, siempre y cuando el motivo de movimiento no tenga documentos asociados.
• Nuevo: permite crear nuevos motivos de movimiento, para lo cual es necesario completar los siguientes campos:

Código: ingresar el código del motivo de movimiento, el cual no debe tener espacios.

Descripción: ingresar el nombre del motivo de movimiento, éste será lo que el usuario verá en la operación normal del sistema ERP Defontana.

Las opciones que el sistema ERP Defontanaofrece son:

Informe: corresponde al reporte al cual se realizarán los cambios de formato.

Líneas por página: corresponde a la cantidad de líneas por página que se imprimirán al momento de emitir o imprimir el informe.

Propiedades del Campo: permite modificar las fuentes con que está el informe, indicando el tipo de letra, el color, el estilo, la alineación y otros.

Campo y Ejemplo: permite seleccionar el campo del informe que será modificado y en la sección de ejemplo se mostrará la modificación realizada.

Carpeta formato documentos

Permite construir los formatos para los documentos de inventario.

Identificación: corresponde al tipo de documento que se desea modificar, esta sección permite ingresar el alto del documento, el alto del detalle y definir la primera fila del detalle.

Campos: permite realizar el proceso de ubicación de los campos, seleccionado el campo que se desea incorporar en el formato, indicando además la fila, la columna y el ancho del campo, finalmente se debe desmarcar el recuadro "OCULTO" para visualizar el cambio.

 Una vez que han sido modificado los campos, hacer clic en el botón "Grabar".

Las opciones que el sistema ERP Defontanaofrece son:

Informe: corresponde al reporte al cual se realizarán los cambios de formato.

Líneas por página: corresponde a la cantidad de líneas por página que se imprimirán al momento de emitir o imprimir el informe.

Propiedades del Campo: permite modificar las fuentes con que está el informe, indicando el tipo de letra, el color, el estilo, la alineación y otros.

Campo y Ejemplo: permite seleccionar el campo del informe que será modificado y en la sección de ejemplo se mostrará la modificación realizada.

Carpeta formato documentos

Permite construir los formatos para los documentos de inventario.

Identificación: corresponde al tipo de documento que se desea modificar, esta sección permite ingresar el alto del documento, el alto del detalle y definir la primera fila del detalle.

Campos: permite realizar el proceso de ubicación de los campos, seleccionado el campo que se desea incorporar en el formato, indicando además la fila, la columna y el ancho del campo, finalmente se debe desmarcar el recuadro "OCULTO" para visualizar el cambio.

 Una vez que han sido modificado los campos, hacer clic en el botón "Grabar".

Carpeta documentos

Permite configurar las centralizaciones de los documentos de entrada o de salida, excepto el de corrección monetaria. 

Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

Información Documento: determina el tipo de documento a centralizar y el tipo de comprobante que se asociará.

Asiento por Inventario: determina la cuenta contable para las existencias, es decir, que cuenta contable el sistema ERP Defontana utilizara para el detalle de los productos ingresados en los documentos de inventario. Existen tres tipos: Única, Por línea de productos y Por tipo de inventario. 

• Única: permite asignar una única cuenta contable al detalle del documento. 
• Por línea de Producto: permite asignar una cuenta contable a cada línea de producto ingresada.
• Por tipo de Inventario: permite asignar una cuenta contable a cada tipo de inventario definido.

Asiento por Facturas por recibir: corresponde a la cuenta contable de contra-existencia que se utilizara en los documentos de inventario generalmente se asocia al costo en los estados financieros.

Carpeta corrección monetaria

La carpeta Corrección Monetaria permite definir la centralización para el proceso de corrección monetaria.

Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

Información Documento: determina el tipo de documento a centralizar que en este caso es CM (Corrección Monetaria) y el tipo de comprobante que se asocia.

Asiento por Inventario: determina la cuenta contable para las existencias, en ella se refleja el aumento o disminución por concepto de corrección monetaria. Existen dos tipos: Única y por línea de productos.

• Única: permite asignar una única cuenta contable al detalle del documento.
• Por línea de Producto: permite asignar una cuenta contable a cada línea de producto ingresada.

 Asiento por Corrección Monetaria: Determina la cuenta contable que se asigna para reflejar el gasto o la utilidad obtenida producto del proceso de corrección monetaria.

Una vez que se han ingresado los campos hacer clic en el botón "Grabar".

Carpeta documentos

Permite configurar las centralizaciones de los documentos de entrada o de salida, excepto el de corrección monetaria. 

Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

Información Documento: determina el tipo de documento a centralizar y el tipo de comprobante que se asociará.

Asiento por Inventario: determina la cuenta contable para las existencias, es decir, que cuenta contable el sistema ERP Defontana utilizara para el detalle de los productos ingresados en los documentos de inventario. Existen tres tipos: Única, Por línea de productos y Por tipo de inventario. 

• Única: permite asignar una única cuenta contable al detalle del documento. 
• Por línea de Producto: permite asignar una cuenta contable a cada línea de producto ingresada.
• Por tipo de Inventario: permite asignar una cuenta contable a cada tipo de inventario definido.

Asiento por Facturas por recibir: corresponde a la cuenta contable de contra-existencia que se utilizara en los documentos de inventario generalmente se asocia al costo en los estados financieros.

Carpeta corrección monetaria

La carpeta Corrección Monetaria permite definir la centralización para el proceso de corrección monetaria.

Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:

Información Documento: determina el tipo de documento a centralizar que en este caso es CM (Corrección Monetaria) y el tipo de comprobante que se asocia.

Asiento por Inventario: determina la cuenta contable para las existencias, en ella se refleja el aumento o disminución por concepto de corrección monetaria. Existen dos tipos: Única y por línea de productos.

• Única: permite asignar una única cuenta contable al detalle del documento.
• Por línea de Producto: permite asignar una cuenta contable a cada línea de producto ingresada.

 Asiento por Corrección Monetaria: Determina la cuenta contable que se asigna para reflejar el gasto o la utilidad obtenida producto del proceso de corrección monetaria.

Una vez que se han ingresado los campos hacer clic en el botón "Grabar".