El ciclo de ventas realiza el ingreso de los artículos a vender, los servicios a prestar, los clientes de la empresa y los documentos mercantiles a utilizar, como por ejemplo, factura de venta afecta.

Contenidos del ciclo

Cálculo del 65% de crédito al IVA para empresas constructoras.

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Listado de Ventas
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¿ Cómo anular una nota de crédito electrónica ?

Configuración

Local

Configuración > Ventas > Local

Está aplicación permite al usuario realizar la definición de sus locales y poder asociarle el centro de negocios en forma optativa.

Al seleccionar el icono local se le desplegará un listado con todos los locales ya ingresados.

Dentro de las opciones tenemos:

Editar: Permite la edición del local seleccionado.

Eliminar: Permite la eliminación del local seleccionado.

Nuevo: Permite el Ingreso de un nuevo local.

Para poder crear un nuevo local es necesario completar los siguientes datos.

Código: Deberá asignar una breve descripción del local
Descripción: Corresponde al nombre del local
Dirección: Es la dirección del local
Cto Negocio: Será el centro de negocios que se asociara al local
Bodega de despacho: Corresponde a la bodega que se asociara al local.

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Configuración del ciclo

Configuración > Ventas > Configuración de ventas

Esta funcionalidad permite realizar la configuración previa para el funcionamiento óptimo del ciclo de ventas, además permite configurar las variables de carácter general del proceso de ventas, entre las que se destacan: artículos, servicios y ventas.

Artículos

La funcionalidad configuración de ventas muestra varias carpetas, dentro de la carpeta de Artículos, la imagen de más arriba, se entregan todas las configuraciones asociadas a los artículos, de las cuales destacan las siguientes:

NÚMERO DE NIVELES: Corresponde a la cantidad de niveles que tendrá el listado de artículos (maestro de artículos), el máximo de niveles son 5.

NOMBRE Y LARGO NIVELES: Corresponde al nombre que tendrá cada nivel de artículo y la cantidad de caracteres que tendrá cada nivel para el código del artículo, el largo máximo de caracteres son 25.

DEFINICIÓN DE PROPIEDADES: Corresponde a las distintas propiedades que se utilizan en la creación de artículos con un máximo de 10. Las propiedades pueden ser de lista, numéricas o alfanuméricas.

LÍNEA DE PRODUCTOS: Define si se utilizará la línea de productos y a que nivel del maestro de artículos estará asociada la línea de productos para la centralización de los documentos de venta.Determina la utilización de la línea de productos y a que nivel del maestro de artículos está asociada la línea de productos para la centralización de los documentos de venta.

PRECIO DE VENTA: Determina el uso de decimales en el proceso de facturación de ventas.

INGRESO DE ARTÍCULOS EN VENTAS: Determina si para el ingreso de artículos en el detalle de ventas, el sistema utilizará el código del artículo o bien el código de barras, que puede ser interno o de proveedor, el cual se ingresa en la ficha del artículo en el Ciclo de Inventario.

DATOS ESPECIALES: Determina las características para calcular, al momento de realizar la venta, los volúmenes de un determinado artículo. Donde se define Cantidad y Factor para el cálculo.

PROMOCIONES: Determina la utilización de la funcionalidad de promociones que dispone el Ciclo de Ventas.

Servicios

En la carpeta Servicios, el sistema muestra las configuraciones de los servicios y que corresponden a las configuraciones realizadas también en la carpeta de Artículos.

Dentro de la carpeta de servicios se definen las siguientes variables:

NÚMERO DE NIVELES: Corresponde a la cantidad de niveles que tendrá el listado de servicios (maestro de servicios), el máximo de niveles son 3

NOMBRE Y LARGO NIVELES: Corresponde al nombre que tendrá cada nivel de servicio y la cantidad de carácteres que tendrá cada nivel para el código del servicio, el largo máximo de caracteres son 25.

LÍNEA DE PRODUCTOS: Define si se utilizará la línea de servicios y a que nivel del maestro de servicios estará asociada la línea de productos para la centralización de los documentos de venta.

PRECIO DE VENTA: Determina el uso de decimales en el proceso de facturación.

Propiedades de resultado

En la carpeta Propiedades de Resultado, el sistema muestra las propiedades de resultado que han sido creadas y que estarán disponibles de asociar en la ficha de los artículos, en el Ciclo de Inventario, carpeta propiedades.

Clientes

En la carpeta CLIENTES el sistema muestra el maestro de cargos disponibles, estos pueden ser ligados a los contactos en las respectivas fichas de cada cliente. Es posible habilitar hasta 5 campos personalizables de tipo alfanumérico, numérico y lista los cuales podrá asociar en la ficha de los clientes.

Para la creación de un nuevo cargo, es necesario marcar una de las opciones que se encuentre disponible, y en la sección nombre se debe colocar la descripción del cargo para que el sistema muestre este dato en la ficha del cliente como cargo disponible de asociar.En la columna Activo se activa o desactiva el campo. En la columna Nombre se asigna un nombre para la atribución.Una vez ingresada la información sólo debe presionar el botón "Grabar".

Aprobaciones

En la carpeta aprobaciones el sistema permite habilitar la aprobación comercial. Esta opción afecta directamente a los pedidos de venta.

Ventas

Los campos personalizables pueden ser configurables tanto en la carpeta clientes, como también en la carpeta ventas. El sistema inserta estos campos en el documento de venta.Estos campos también pueden ser incluidos en el formato de ventas.

Ejemplo:

Si el rubro se relaciona a vehículos puede crear el campo personalizable patente.

Los campos pueden ser de tipo:

Alfanumérico: El sistema acepta el ingreso de caracteres compuestos por letras, números y símbolos.

Numérico: El sistema sólo acepta el ingreso de números.

Lista: El sistema permite realizar una lista desplegable (combobox), el separador de datos es identificado por el sistema mediante una coma (,).

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Vendedores

Configuración > Ventas > Vendedores

La funcionalidad vendedores del ciclo de configuración de ventas muestra la lista correspondiente a los vendedores existentes en el sistema, estos serán utilizados al momento de realizar los documentos de venta.

Las opciones que el sistema ofrece son:

Editar: Permite seleccionar la ficha del vendedor y ver la configuración realizada.
Eliminar: Permite tomar la ficha del vendedor y eliminarla del sistema, siempre y cuando no tenga movimientos asociados.
Nuevo: Permite crear una nueva ficha de vendedor, al seleccionar el botón el sistema muestra la siguiente pantalla:

Donde:

CÓDIGO: Permite ingresar el código de la ficha del vendedor la cual no debe tener espacios.

NOMBRE: Permite ingresar la descripción o el nombre del vendedor.

ASOCIAR A USUARIO: Permite asociar la ficha del vendedor a un usuario determinado del sistema, de manera tal que al momento de ingresar el usuario el sistema asuma como vendedor el que tiene asociado en la ficha.

MÁXIMO DESCUENTO: Corresponde al porcentaje máximo de descuento permitido al vendedor al momento de ingresar los documentos de venta.

COMISIÓN: Corresponde a la comisión asociada al vendedor.

ARTÍCULOS ASIGNADOS: Permite asignar a un vendedor una serie de artículos, de manera tal que en el ingreso de documentos de venta, el sistema sólo muestre disponible de elegir sólo los artículos que están asociados en la ficha del vendedor. Para la asociación se debe buscar el código del artículo y presionar el botón "Insertar".

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Impuestos

Configuración > Ventas > Impuestos

En esta funcionalidad se determinan los impuestos que el sistema usa para efecto de la funcionalidad venta.

Al seleccionar el icono el sistema muestra la lista de los impuestos existentes.

Las opciones que el sistema ofrece son:

Editar: Permite seleccionar el registro de la lista de impuesto y ver la configuración realizada en la ficha del impuesto.
Eliminar: Permite seleccionar el registro de la lista de impuesto y eliminarla del sistema, siempre y cuando el tipo de impuesto no tenga movimientos asociados.
Nuevo: Permite crear nuevos impuestos y al seleccionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

Donde:

IMPUESTO: Permite ingresar el código del impuesto, el cual no debe tener espacios.

NOMBRE: Permite ingresar la descripción del impuesto que se esta creando.

TIPO DE IMPUESTO: Permite ingresar el tipo de impuesto, según los registros que maneja el Servicio de Impuestos Internos de cada país.

CLASE: Determina si el impuesto es de porcentaje variable, de porcentaje fijo, de monto variable o de monto fijo.

TIPO: Campo obligatorio que informa a que clase de impuesto pertenece según el Servicio de Impuestos Internos - Chile o al servicio de impuestos correspondiente a cada país.

APLICA SOBRE: Permite indicar si el impuesto aumentará el valor del documento de ventas o bien disminuirá dicho valor.

OPERACIÓN: Se debe indicar si aumentará el valor del documento de ventas o bien disminuirá dicho valor.

POSICIÓN: Determina si el impuesto se registra en el libro de ventas y de ser así se debe indicar en que columna se muestra.

IMPORTANTE:

Defontana entrega un modelo de configuración estándar para cada país, esto significa que la mayoría de los impuestos propios de cada país están cargados en este modelo.

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Condiciones de pago

Configuración > Ventas > Condiciones de pago

Esta funcionalidad almacena las condiciones de pago que utiliza el sistema para los diferentes tipos de documentos de venta.

Al seleccionar la funcionalidad condiciones de pago, el sistema muestra la siguiente pantalla:

Dentro de lista aparecen todas las condiciones de pago existentes y las opciones que el sistema ofrece son:

Editar: Permite seleccionar la condición de pago y ver la ficha con la configuración actual.
Eliminar: Permite seleccionar la condición de pago y eliminar del sistema, siempre y cuando no se encuentre asociada a alguna transacción.
Nuevo: Permite crear nuevas condiciones de pago, y al seleccionar el botón el sistema muestra la siguiente pantalla:

Donde:

CÓDIGO: Permite ingresar el identificador de la condición de pago y no debe tener espacios.

DESCRIPCIÓN: Permite ingresar el nombre de la condición de pago, éste es el nombre que visualizan los usuarios.

TIPO: Permite identificar si la condición de pago será con cuotas o sin cuotas, la opción CONTADO identifica a las condiciones de pago que sólo tienen una cuota y la opción CRÉDITO identifica a las que tengan más de una cuota.

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Tipos de documentos

Configuración > Ventas > Tipos de documentos

Esta funcionalidad define los tipos de documentos que son utilizados en la aplicación de ventas, el sistema permite construir múltiples tipos de documentos con distintas configuraciones, ya que al momento de realizar un ingreso el sistema permite al usuario seleccionar el que se necesite.

Al seleccionar la funcionalidad Tipo de documentos el sistema muestra la siguiente pantalla:

En la lista de tipos de documentos el sistema muestra todos los documentos existentes, con la información más relevante como el código, el nombre del tipo de documento y el código de equivalencia con el Servicio de Impuestos Internos.

Las opciones que el sistema ofrece son:

Editar: Permite seleccionar el tipo de documento y ver la configuración actual del tipo de documento.
Eliminar: Permite seleccionar el tipo de documento y eliminarlo del sistema, siempre y cuando no tenga movimientos asociados.
Nuevo: Permite crear un nuevo tipo de documento, al seleccionar el botón el sistema muestra la siguiente pantalla:

Tipo: Identificador del documento, se recomienda que no contenga espacios.

Documento SII: Es una categoría estándar que permite identificar la naturaleza y las características de documento.
Nombre: Descripción del documento, éste será el nombre que el usuario verá en las funcionalidades de operación del ciclo, ya sea ingresos, listados e informes.
Libro legal asociado: En esta opción se permite:

Seleccionar el libro de movimientos que estará asociado por defecto al nuevo documento, en el caso de Ventas será "Libro de Ventas".
Seleccionar el tipo de acción que se reflejará en el libro de movimientos, ya sea, aumentar (en el caso de facturas o notas de débito) o disminuir (en el caso de notas de crédito).

Impuestos: Se permite asociar impuestos (previamente creados) al documento.
Propiedades de impresión: Permite definir la cantidad máxima de líneas que se ingresarán en el detalle del documento, adicionalmente se podrá definir si la impresión es multipágina.
Actualiza stock de artículos: Permite automatizar la actualización de stock de artículos a través de un documento de inventario existente, es decir, al generar un documento de Ventas que aumente el Libro de Ventas se podrá rebajar automáticamente el stock de artículos a través de un documento de inventario; sin embargo un documento de Ventas que disminuya el Libro de Ventas podrá aumentar stock de artículos a través de un documento de inventario.
Recargos o descuentos: Esta opción permite definir los descuentos o recargos que se aplicarán al total del documento. Estos pueden ser monto fijo o variable, porcentajes fijos o variables.

Al completar todos los campos, finalmente se debe presionar el botón "Grabar".

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Formato de documentos

Configuración > Ventas > Formato de documento

En la configuración de formato de documentos, se realizan los formatos de impresión de todos los documentos de venta que están creados en el sistema. En los formatos es necesario definir que campos se mostrarán en la impresión al momento de facturar el documento de ventas.

Para la configuración de los formatos se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el campo Tipo de Documento seleccione el documento a Modificar y presione el botón "Traer".
2. Digite el alto de su Documento en centímetros.
3. Seleccione un Campo de las Zonas del Documento (Encabezado-Detalle-Totales) Modifique la ubicación del campo cambiando la fila y columna en que se encuentre.
4. Digite el ancho del campo seleccionado en la columna Ancho.
5. Modifique el formato del campo cambiando la Fuente, Tamaño, estilo y color de la paleta.
6. Luego de aplicar los cambios al campo presione el botón "Aplicar" para generar el cambio.
7. Puede Visualizar los cambios realizados con el botón "Visualizar".
8. Luego Presione el Botón "Volver", para regresar a la Ventana Definición del Formato de Documentos.
9. De esta forma modifique cada uno de los campos seleccionados.
10. Finalmente Presione el Botón "Grabar" para guardar los cambios aplicados a cada campo. Esta casilla permite que el campo seleccionado se muestre o se oculte en el documento.

Cada vez que el usuario guarda la primera modificación del día, se hace un respaldo de lo que estaba guardado antes de esa modificación. Cabe destacar que se guardan hasta 5 respaldos y solo 1 por día.

Cargar imágenes a un documento de cotización

Para configurar el documento de cotización se debe ir al módulo de Definición de Formato de Documentos, una vez aquí se debe seleccionar el documento de cotización o la plantilla de cotización y luego dar click en el botón traer.

Esto traerá la definición del documento de cotización o plantilla utilizado por la empresa, para agregar imágenes, éstas deben ser agregadas junto a las lineas de detalle de la cotización.

Debemos ir al Formateador de Campos, aquí se debe seleccionar el campo.

Una vez seleccionado se debe dar las dimensiones desde la sección Ubicación del Campo, y luego presionar el botón aplicar.

Se debe arrastrar el campo hasta la ubicación deseada o dar las coordenadas a través de la sección Ubicación del Campo.

Opción Repetir Encabezado por Página

Para repetir el encabezado por página se debe ir a opciones adicionales y seleccionar la opción como se muestra en la figura y luego presionar el botón grabar.

Impresión de una cotización con Imágenes

Ventas > Cotizaciones > Cotizaciones pendientes o aprobadas

Una vez completado el formato documento las cotizaciones se pueden emitir e imprimir desde Ventas > Cotizaciones pendientes o aprobadas, el resultado de las lineas de detalle con imágenes será similar (todo depende del formato de la cotización) al de la siguiente figura.

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Definición de comprobante contable

Configuración > Ventas > Definición de comprobante contable

En esta configuración se define cada comprobante contable para los tipos de documentos de venta, de manera tal que la centralización de los documentos de venta sea automática cuando se factura un documento de ventas. Para configurar el comprobante contable de los tipos de documentos de venta, deben estar creadas previamente las cuentas contables en el ciclo de contabilidad. Al presionar el icono de definición de comprobante contable se desplegará la siguiente pantalla:

Para la configuración es necesario completar los siguientes campos:

TIPO DE DOCUMENTO: Se debe presionar el botón gris del costado derecho del rectángulo blanco para llamar el tipo de documento que se desea configurar.

ASIENTO POR CLIENTE: Se debe seleccionar si la relación de cuenta será Única o por Tipo de Cliente.

En el caso de ser única se debe seleccionar el botón gris que esta al costado derecho del código de la cuenta y en la tabla que se desplegará seleccionar la cuenta contable que se desea configurar.

En el caso de ser por tipo de cliente se deben completar los campos Tipo Cliente (Código del tipo de cliente) ; Descripción (Nombre de la cuenta contable) ; Cuenta (Código de la cuenta contable) y luego presionar el botón "Insertar".

Ejemplo:

Tipo de clientes: Nacionales – Descripción: Clientes Nacionales - Cuenta: 1111111111.

ASIENTO POR IMPUESTO: En esta sección se debe seleccionar el impuesto que aparece configurado en la sección de cuenta completar la cuenta contable del impuesto y presionar el botón "Insertar".

ASIENTO POR VENTAS: Se debe seleccionar si la relación de cuenta será Única o por Tipo de venta. En el caso de ser única se debe seleccionar el botón gris que esta al costado derecho del código de la cuenta y en la tabla que se desplegará seleccionar la cuenta contable que se desea configurar. En el caso de ser por tipo de venta se deben completar los campos Tipo Venta (Código del tipo de venta); Descripción (Nombre de la cuenta contable); Cuenta (Código de la cuenta contable) y luego presionar el botón "Insertar".

Ejemplo:

Tipo de Venta: Equipo – Descripción: Equipos Computacionales Cuenta: 1111111111.

Una vez completado todos los pasos se debe presionar el botón "Grabar".

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Construcción y definición de reportes

Configuración > Ventas > Construcción y definición de reportes

En la construcción y definición de reportes es factible construir reportes para la aplicación de ventas y poder trabajar en los formatos de los informes desde el punto de vista de presentación de los informes. Al Ingresar a la aplicación aparecerá la siguiente pantalla:

Para la modificación del formato es necesario realizar lo siguiente:

INFORME: Se debe seleccionar el informe que se desea modificar y presionar el botón "Traer".

LINEAS POR PAGINA: En este campo se deben indicar la cantidad de líneas por pagina que se imprimirán cuando el informe se emita.

PROPIEDADES DEL CAMPO: En esta sección se pueden modificar las fuentes con que está el informe, indicando el tipo de letra, el color, el estilo, la alineación y otros.

CAMPO Y EJEMPLO: En esta sección se debe seleccionar que campo del informe será el que se modificará y en la sección de ejemplo se mostrará la modificación realizada.

Luego en la carpeta Construcción Libro Ventas, aparecerá lo siguiente:

Para la construcción de libro de ventas se deben completar los siguientes campos:

TITULO DE LIBRO: Se debe ingresar el titulo de informe.

MARGEN PRE-IMPRESIÓN: Se debe ingresar en cm cual será el margen que se utilizará para el caso de imprimir el libro en papel con membrete.

ANCHO DE COLUMNAS: En esta sección se debe indicar en porcentaje que ancho se le otorgará a cada una de las columnas del informe, la suma de estos porcentajes más los indicados en la sección de valores no puede superar el 100%.

VALORES COLUMNAS VARIABLES: Aquí se agregan las columnas con valores que se van a mostrar en el informe, para agregar es necesario seleccionar el campo Nº de columna con un ticket y completar el Titulo Columna, Ancho, Campo Asignado y si se requiere que totalice se selecciona el campo Totaliza con un ticket.

Una vez completado los campos se debe presionar el botón "Grabar".

En la carpeta Formato de impresión estándar, se define el formato de la opción impresión estándar indicando solo ciertas variables, ya que este formato no es modificable como el de los otros informes.

Para la configuración de la impresión estándar se deben completar los siguientes campos:

INFORME: Se selecciona el informe que se va a configurar.

MÁRGENES: Se indican cual será el margen superior de pre-impresión y el margen inferior, expresado en líneas con un máximo de 7.

FORMATO: Se indica si la separación entre las secciones será con subrayado o con una línea adicional.

FUENTE: En este campo se define si la letra del informe será en mayúscula o no.

Luego en la sección Vista Previa, se mostrará como se verá el informe después de seleccionadas todas las opciones de un principio.
Finalmente se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos.

En la carpeta de Construcción de Informes es en donde se construyen los informes para la aplicación de ventas, donde es factible trabajar con campos de venta y campos de inventario, asociados a documentos de venta.

Para la construcción de reportes se deben completar los siguientes campos:

CÓDIGO: Se debe ingresar el código del informe, el cual no debe tener espacios.

DESCRIPCIÓN: Se debe ingresar el nombre del informe, éste será la descripción que el usuario verá al momento de emitir el informe.

PROPIEDADES DE LA EMISIÓN: Se define si será resumido o detallado, los cuales se diferencian por la cantidad de parámetros que se pueden asociar en el informe.

CATEGORIAS DE VARIABLES: En esta sección aparecen las categorías desde donde se seleccionarán las variables que se insertarán en el informe que se está construyendo, al seleccionar una de las carpetas se desplegarán hacia abajo las variables disponibles de insertar en el informe. Una vez que se inserta la variable, ésta queda en el recuadro de mas abajo.

PROPIEDADES DE COLUMNAS: Como propiedad de las columnas se debe indicar el ancho de la variable expresada en porcentaje y a su vez se puede trabajar con las variables con los símbolos + ó -, que permitirán ordenar las variables.

Luego de completar los datos del informe se debe presionar el botón "Grabar" para guardar la construcción del informe.