Cotizaciones pendientes
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Dentro de ésta funcionalidad, el sistema ofrece un sistema de búsqueda de todas las cotizaciones pendientes de la empresa ingresadas al sistema ERP. El sistema al mostrar los resultados de una búsqueda muestra el código de la cotización, la fechas de ingreso de ésta, la fecha de expiración de ésta, el cliente asociado, la moneda asociada, el total de la cotización, el vendedor asociado, la probabilidad de venta y la cotización fisica enviada en formato pdf.
Para la creación de una nueva cotización es necesario completar la siguiente información:
Dentro del ingreso de la cotización existen tres carpetas para completar información, la primera de ellas es la Carpeta Identificación, donde se completan todos los datos generales de la cotización junto con los acuerdos comerciales que se han considerado en esta primera etapa de la venta.
En la opción Plantilla Cotización el sistema permite crear una cotización a partir de un formato preestablecido con anterioridad y así disminuir la digitación de datos.
A través de la opción E-mail el sistema permite enviar, vía e-mail, la cotización que se está efectuando en ese minuto. Además está disponible la opción ADJUNTAR ARCHIVO donde se pueden adjuntar archivos de cualquier extensión al sistema con el fin de poder rescatar estos archivos a posterior en algún otro equipo y así trasladar información a través del sistema.
En la segunda carpeta del ingreso de la cotización llamada Detalle, el sistema permite ingresar los productos que contiene la cotización o los productos que se están vendiendo en el proceso, la pantalla es la siguiente:
En el ingreso del detalle de los productos se debe ingresar la cantidad, el precio unitario y automáticamente el sistema calcula el valor total, el cual depende de la moneda de venta que tenga definido el artículo en su ficha.
Las líneas de detalle tienen cada una su respectiva acción, de las cuales destacan las siguientes:
ANULAR: permite anular la línea de detalle de la cotización, aparecerá al costado izquierdo de la línea el símbolo de una cruz dentro de un circulo en color rojo.
ACTIVAR: permite seleccionar una línea que se encuentre anulado y volver a activarla, el símbolo rojo desaparece de la pantalla.
INSERTAR: permite insertar una nueva línea de detalle en la cotización.
TASA DE CAMBIO: cuando la moneda del artículo es distinta a la moneda local del sistema, se debe ingresar la tasa de cambio para que el sistema realice la conversión.
SUSTITUTO: permite ver los sustitutos asociados al artículo en caso de que no exista stock.
VER STOCK: permite ver el stock vigente del articulo en el sistema.
En el detalle de la cotización también es factible ingresar descuentos o recargos por línea de detalle, esto quiere decir, que cada línea de detalle tiene su descuento o su recargo y para su ingreso basta con el ingresar el valor en pesos o porcentajes, acompañado de un signo negativo cuando se requiere un descuento y en valor absoluto cuando se quiere ingresar un recargo.
La tercera carpeta del ingreso de la cotización es la denominada Totales, donde se presenta el resumen de los montos ingresados en el detalle de cotización.
En la sección de los totales el sistema muestra el monto neto que proviene del detalle de los artículos ingresados, además de los valores de impuesto y valores totales; pero también el sitema permite ingresar otros descuentos o recargos que son independientes del descuento y recargo del detalle; estos afectan a los montos totales de la cotización y donde su ingreso también debe ser con un signo negativo cuando es un descuento y con valor absoluto cuando es un recargo.
La cotización puede ser impresa de manera tal de entregar un documento formal con el compromiso preliminar de venta que se ha ingresado al sistema. El formato de la cotización es un formato configurable donde el usuario define como configurarlo y su configuración se realiza en Configuración > Ventas > Formato de documentos.
Impresión de una cotización con Imágenes
Ventas > Cotizaciones > Cotizaciones pendientes o aprobadas
El sistema permite emitir e imprimir desde Ventas > Cotizaciones pendientes o aprobadas, previa configuración, el resultado de las lineas de detalle con imágenes (todo depende del formato de la cotización) al de la siguiente figura.
Una vez completada y validada la información de ingreso hacer clic en el botón "Grabar".