¿QUÉ ES?

El certificado digital es un equivalente digital del carnet de identidad de los contribuyentes.
Es un documento firmado y emitido electrónicamente por un Prestador de Servicios de Certificación, que asocia una clave pública con su  titular durante un periodo determinado.

Este documento, debidamente almacenado y publicado es un registro público electrónico, se utiliza como referencia para acreditar la identidad digital del contribuyente titular de dicha clave.

El certificado digital, en palabras simples, es el carnet de identidad virtual de cada persona. Este archivo electrónico, que puede ser transportado por correo electrónico o en un pendrive, permite ingresar e inscribirse en el sistema de Facturación Electrónica Mipyme del SII, además de emitir y firmar los documentos tributarios electrónicos, enviar la Información Electrónica de Compras y Ventas y ceder facturas electrónicas. Además el certificado digital  entrega un nivel de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los trámites y transacciones que realice en el Portal Mipyme.

Para realizar la exportación del certificado digital, debemos realizar la operación en el navegador Internet Explorer:

• • Una vez abierta la ventana de navegación Internet Explorer, diríjase a Herramientas. (Si no figura en la parte superior Herramientas, debe dar clic sobre la tuerca que se encuentra debajo de botón cerrar navegador, así podrá llegar a opciones de internet).
  • Una vez encuentre Opciones de Internet
  • Se desplegara una ventana con opciones, donde debe presionar en barra superior carpeta Contenido,
  • En primer ítem, entrar a Certificados,
  • Se abrirá una pequeña ventana, con los certificados que tiene el equipo instalado, esto en la primera carpeta que es Personal, (Si el certificado se encuentra en segunda carpeta Otras Personas, significa que el certificado instalado, es una copia del original, por lo que tendrá que obtener una nueva copia pero con la opción de que sea exportable).
  • Para realizar la exportación, debemos seleccionar el certificado que se encuentra en ventana Personal, y darle Clic en Exportar,
  • Se abrirá el Asistente para la exportación de certificados, donde debe dar Siguiente,
  • Luego le preguntara si desea exportar la clave privada, debe dar Exportar la clave privada,
  • Lo que sigue es el formato del certificado, donde debe seleccionar el formato PFX, tal como lo muestra el asistente sin hacer cambios, y dar Siguiente,
  • Ahora debe agregar una contraseña para la copia del certificado, y luego Siguiente,
  • Luego asigne un nombre al archivo que exportaremos, y dar siguiente,
  • Finalmente, podrá dar Finalizar,
  • Ahora debe revisar el certificado en el escritorio de su equipo, con el nombre que usted le asigno.

Una vez finalice este proceso,

Configuración > General > Empresa 

El sistema permite completar la configuración previa para el funcionamiento óptimo de los documentos electrónicos. Permite configurar las variables:

• RUT del Representante Legal.
• ACTECO (Código(s) de actividad económica del emisor del DTE).
• Fecha de Resolución.
• Número de Resolución.
• RUT autorizado para enviar los Libros (según formato indicado).

Además de esta configuración, usted debe:

• Configurar los tipos de documentos electrónicos.
• Definir los comprobantes contables asociados a los tipos de documentos.

Para facturar en Defontana desde cualquier punto, debe agregar al usuario Diego Antonio González Gamboa RUT 10.823.081-9 en Actualización de Datos Empresas de la página www.sii.cl. El proceso es el siguiente:

1. Ingresar a www.sii.cl
2. Menú Factura Electrónica

Ingresar al Sistema de Facturación de Mercado
3. Ingresar a Mantención de Usuarios
4. Identifícarse con el certificado digital
5. Ingresar el RUT de la empresa
6. Seleccionar Modificar Usuario
7. Presionar en Nuevo Usuario
8. Ingresar los Datos Solicitados (RUT : 10823081-9 y asignar todos los permisos)
9. Grabar
10. Finalizar o volver al menú principal.

El proceso es el siguiente:

1. Ingresar a www.sii.cl
2. Menú Factura Electrónica
3. Ingresar al Sistema de Facturación de Mercado
4. Ingrese a Actualizar Datos Empresa
5. Identifíquese con el certificado digital
6. Ingrese el RUT de la empresa
7. Seleccione Modificar Datos Contribuyente
8. Ingrese los Datos Solicitados
9. Clic en Grabar Datos
10. Finalice o vuelva al menú principal.

Completar los campos Mail contacto SII y Mail contacto Empresa.

•  En Mail Contacto SII (Servicio de Impuestos Internos). Ingresar: defontanaRutEmpresasii@defontana.com
• En Mail Contacto Empresas. Ingresar: defontanaRutEmpresaemp@defontana.com

Es importante destacar que el requerimiento inicial antes de empezar a facturar, es la carga al sistema del CAF (Código de autorización de folios). Este código se obtiene en la página del SII, identificándose con el certificado digital que tenga permisos para estos efectos.  Los CAF son rangos de folios autorizados por el SII.  Estos CAF se deben solicitar para cada tipo de documento electrónico y luego deben ser cargados al sistema Defontana.

Antes de Importar los CAF en el Sistema, es requisito obtener los folios desde la página del Servicio de Impuestos Internos (SII). Para ello debe:

1. Ingresar a: https://palena.sii.cl/cvc_cgi/dte/of_solicita_folios o acceder a:

• www.sii.cl
• Menú Factura Electrónica
• Ingresar al Sistema de Facturación de Mercado
• Solicitar Timbraje Electrónico

2. Identificarse con el certificado Digital
3. Ingresar el RUT de la Empresa
4. Seleccionar el Documento Electrónico
5. Indicar la Cantidad de Folios
6. Solicitar la Numeración
7. Obtener Folios
8. Seleccionar AQUÍ
9. Guardar CAF

Si el SII acepta la solicitud, entregará un mensaje similar a este. Este permite imprimir el certificado o guardar el archivo con los folios solicitados.

Una vez obtenido los folios. El usuario tiene que importarlos al Sistema ERP. Para esto debe ingresar a la funcionalidad Configuración/Factura electrónica, opción Importador de CAF.

1. Clic en el botón "Importar".

2. Seleccionar el archivo CAF guardado previamente.

3. Click en el botón "Comenzar proceso".

Configuración > Factura electrónica > Importador de CAF

Al finalizar el proceso, el sistema muestra en la Lista de Archivos XML CAF, el CAF que hemos importado y su estado será Activo.

Una vez realizado esté proceso podrá emitir los documentos en forma electrónica.

Configuración > General > Rubros

Lo primero que el usuario debe realizar es, crear el rubro minería. Clic en el botón "Nuevo" y marcar la opción "Solicita correlación entre factura electrónica y documentos de referencia".

Luego el sistema permite asociar el rubro creado en la ficha del cliente.

En la emisión del documento electrónico el sistema permite asociar el tipo de documento sea Guía de Despacho u Orden de Compra/Hes, y en el detalle del documento el sistema permite al usuario asignar la posición, todos estos datos son proporcionados por la empresa minera definida como su cliente.

Ejemplo de factura electrónica asociado a sólo un documento.

Ejemplo de factura electrónica asociado a más de una orden de trabajo

Ventas > Ventas > Documentos por imprimir

Al crear un nuevo documento, el sistema muestra el ingreso de documentos de venta por imprimir con las secciones: Identificación, Detalle, Totales y Condición de Pago que permiten crear o facturar un documento. 

Carpeta Identificación

En la carpeta identificación el sistema permite ingresar los datos propios del cliente, como son el Rut, el Tipo de documento a facturar, la condición de pago y  la asociación de documentos en el caso que aplique.

Asociación de Documentos:

Se pueden asociar Guías de Despacho Manual, Guías de Despacho Electrónica, Orden de Compra, Nota de Pedido y Hoja de Entrega de Servicios. La asociación se hace efectiva cuando se inserta el tipo de documento, folio, fecha y un comentario (opcional). Es conveniente asociar hasta 3 documentos en el caso que se emita una factura electrónica.

Carpeta Detalle

En esta carpeta el sistema permite ingresar:

1. El Servicio o Artículo.
2. La  Cantidad y el Precio Unitario.
3. Los recargos o descuento, si es descuento debe anteceder un menos (-).
4. El Análisis contable.

Carpeta Totales

En esta carpeta se encuentran los totalizadores como: Afecto, Descuentos, Impuestos y Bruto según tipo de documento y que son determinados de forma automática por el sistema en relación al detalle ingresado.

Carpeta Condición de Pago

El sistema sólo permite acceso a la carpeta Condición de Pago cuando el monto a pagar es distinto a contado. El objetivo es validar el monto de las cuotas y las fechas de vencimiento.

Opción Factura Electrónica 

Luego de ingresar los datos correspondientes, en las carpetas: identificación, detalle, totales y condición de pago. El sistema ofrece dos opciones:

El Software ERP 100% WEB busca hacer más eficiente el proceso de facturación y cumplir cada norma establecida por el Servicio de Impuestos Interno, por lo tanto, se deberá agregar el dato patente en cada uno de sus documentos que van hacer distribuido a través de un vehículo transportista.

A continuación se describen lo pasos necesarios para incluir la patente en los documentos electrónicos y manuales. Los documentos electrónicos que contarán con la patente en forma electrónica son:

• Factura Afecta Electrónica.
• Factura Exenta Electrónica. 
• Guía de Despacho
• Factura de Compra Terceros

Campos Personalizables

Agregar el campo personalizable "PATENTE" en los documentos. Para ello siga los siguientes pasos:

1. Ingresar a las siguiente ruta según su servicio ERP contratado:
   1. ERP>Configuración>Ventas y Compras>Configurador de Ventas>Ventas (para documentos de venta). 
   2. ERP>Configuración>Ventas y Compras>Configurador de Compras>Campos (para compras a terceros).
   3. ERP>Configuración>Ventas>Configurador de Ventas>Ventas (para documentos de venta). 
   4. ERP>Configuración>Ventas>Configurador de Compras>Campos (para documentos de compra ).
2.  Seleccionar el Tipo de documento a configurar.
3. Ingrese el campo nombre: "PATENTE" en letra mayúscula.
4. Ingrese en campo tipo: alfanumérico.
5. En campo largo ingrese 8.
6. Finalmente grabe su nuevo campo personalizable.
   
   Ejemplo: Configuración de documentos en Ventas.

Ejemplo: Configuración de documentos en Compras:

Configuración de Formatos

Para que su campo PATENTE aparezca en los documentos impresos, debe seguir las siguientes instrucciones:

1. Según su servicio ERP contratado, ingrese a las siguiente ruta:
   1. ERP>Configuración>Compras y Ventas>Formato de documento (Para documentos de ventas y guías de despacho).
   2. ERP>Configuración>Compra>Formato de documento (para compras a terceros)
   3. ERP>Configuración>Venta>Formato de documento (Para documentos de ventas y guías de despacho).
2. En la sección Factura seleccione el tipo de documento a configurar y presione Traer.
3. En la parte inferior verá el título "Formateador de Campos", donde debe buscar el campo PATENTE y sacar el check que tiene en oculto.
4. Busque su campo PATENTE y  posicionelo dentro del documento donde desee verlo.
5. Finalmente grabe  el cambio.
   
   Ejemplo configuración de formato de ventas:

Ejemplo configuración de formato de compras:

Ingreso de Documentos

Para que su documento incluya el campo "PATENTE", siga los siguientes pasos:

1. Ingrese a las siguientes rutas:
   1. ERP>Ventas>Ventas>Documentos por Imprimir> Nuevo (para documentos de venta).
   2. ERP>Ventas>Guía de Despacho>Documentos por Emitir>Nuevo (para guías de despacho).
   3. ERP>Compras>Libro de Compras>Movimientos Emitidos>Nuevo (Para compras de terceros).
   4. ERP>Compras>Movimientos Emitidos>Nuevo (Para compras de terceros).
2. En Ingreso de Documentos de Venta por Imprimir, debe completar la identificación del documento, incluyendo la PATENTE que se encuentra en la sección de campos personalizables del documento.
3. Registre el detalle, totales y condición de pago según corresponda.
4. Finalmente facture el documento.
   
   Ejemplo de ingreso de documentos de ventas:

Ejemplo de ingreso de documentos de compras:

Visualización de Documentos

Para visualizar el campo PATENTE en sus documentos, siga las siguientes instrucciones:

1. Rutas para visualizar sus documentos:
   
   1. ERP>Ventas>Ventas>Documentos Impresos.
   2. ERP>Ventas>Ventas>Factura Electrónica.
   3. ERP>Ventas>Guía de Despacho>Documentos Emitidos.
   4. ERP>Ventas>Guía de Despacho>Guías Electrónicas.
   5. ERP>Compras>Libro de Compras>Movimientos Emitidos.
   6. ERP>Compras>Movimientos Emitidos.
2. Según la ruta ingresada tendrá la opción de descargar,  visualizar o reimprimir su documento.
   
   Ejemplo de visualización para compras o ventas:

Ventas > Ventas > Factura electrónica

La funcionalidad impresión masiva permite poder imprimir Facturas electrónicas de forma múltiple, y dependiendo del caso, junto a su copia Cedible.

Nota: solo documentos que tengan un DTE asociado y que no sean de tipo Traspaso pueden ser impresos.

• Para Factura Electrónica V1, se pueden seleccionar múltiples facturas y opcionalmente también se permite seleccionar todas las facturas de la pagina con el checkbox "Imp". 
  • Para el caso de Factura Electrónica V2, se incluirá una copia Cedible al documento seleccionado, como una pagina adicional. 
    
    
  • En V1, si el DTE no esta asociado al documento, el sistema arrojará un error al momento de imprimir su factura asociada.
    
    

• Con el Botón Imprimir, se procesan las facturas para ser impresas.

• Luego se imprimen las facturas seleccionadas.
  

Ventas > Ventas > Factura electrónica

La funcionalidad impresión masiva permite poder imprimir Facturas electrónicas de forma múltiple, y dependiendo del caso, junto a su copia Cedible.

Nota: solo documentos que tengan un DTE asociado y que no sean de tipo Traspaso pueden ser impresos.

• Para Factura Electrónica V1, se pueden seleccionar múltiples facturas y opcionalmente también se permite seleccionar todas las facturas de la pagina con el checkbox "Imp". 
  • Para el caso de Factura Electrónica V2, se incluirá una copia Cedible al documento seleccionado, como una pagina adicional. 
    
    
  • En V1, si el DTE no esta asociado al documento, el sistema arrojará un error al momento de imprimir su factura asociada.
    
    

• Con el Botón Imprimir, se procesan las facturas para ser impresas.

• Luego se imprimen las facturas seleccionadas.
  

Ventas > Ventas > Informe de Ventas > Carpeta Libro de Ventas y Guías > Libro de Ventas

Al finalizar el mes comercial, antes del día 20 del mes tributario se debe enviar el Libro de Ventas al SII (Servicio de Impuestos Internos), éste tiene la información de todos los documentos  manuales y electrónicos que fueron emitidos en el mes.

El sistema genera automáticamente la información a través de la descarga de un archivo con formato XML el cual tendrá la siguiente nomenclatura:

LV o LC+ año actual + mes a declarar (Ejemplo: LV201006). 

Cuando seleccione generar el Libro XML, guarde el archivo en su computador, para luego enviarlo al SII.

Para enviar el libro, el proceso es el siguiente:

1. Ingresar al www.sii.cl.
2. Menú factura electrónica.
3. Sección Envío de Documentos.
4. Seleccione Envío de DTE (documentos y libros).
5. Indique el RUT de la empresa.
6. Examine el archivo, cargue y envíe.
7. Finalmente el sistema del SII entregará un TrackId que debe guardar para futuras consultas.

Posterior al envío del libro es posible consultar el estado del envío para conocer si fue aceptado o rechazado. Si fue rechazado es conveniente que se comunique con soporte de Defontana para ser asesorado al respecto. Para consultar el estado debe:
1. Ingresar al www.sii.cl.
2. Menú factura electrónica.
3. Sección Envío de Documentos.
4. Seleccionar Consulta Estado Libros Electrónicos.
5. Identificarse con el certificado digital.
6. Ingresar el RUT de la empresa.
7. Ingresar el TrackId o mes declarado.
8. clic en consultar.

Obtención Código de Autorización de Reemplazo

En algunos casos puede que usted genere un libro XML con errores, estos pueden originarse debido a cerrar prematuramente el libro, ajustes contables, etc...

Para estos casos Defontana permite ingresar el código de autorización de reeemplazo, otorgado por el SII. Para obtener este código debe realizar lo siguiente:

1.- Ingresar a https://palena.sii.cl/dte/menu.html

2.- Clic en Autorización reemplazo de libro electrónico

3.- Solicitar al SII el Código de Autorización de Reemplazo, éste sólo puede ser solicitado con certificado digital autorizado por la empresa,  cuando el libro electrónico de un período tributario ya se encuentre informado al SII.

4.- Obtenido el código se debe colocar éste en la sección Opciones adicionales de la carpeta libro de ventas.

Para anular un documento electrónico debemos tener presente:

• Factura Electrónica o Factura Exenta Electrónica: es requisito generar una nota de crédito y en la asociación de documentos indicar que el motivo es por: Anula documento de referencia, luego deberá seleccionar el tipo de documento (factura afecta electrónica o factura exenta electrónica) y su respectivo número, al insertar la asociación el sistema valida la existencia del documento y folio para el cliente. La anulación se hace efectiva cuando la nota de crédito es aceptada por el SII (Servicio de Impuestos Internos).
• Nota de Crédito: Para anular una nota de crédito es requisito generar una nota de débito electrónica, seleccionar el cliente y en la asociación de documentos, indicar que el motivo es Anula documento de referencia. El documento se da por anulado al ser aceptado por el SII.

Ventas > Guía de despacho > Documentos por emitir

Al crear una guía de despacho manual o electrónica con el botón "Nuevo", el sistema mostrará las siguientes carpetas:

• Identificación
• Detalle
• Totales
• Condición de pago

Carpeta Identificación

Identificación del documento:

1. Seleccionar el Local que concretará la venta
2. Indicar el tipo de documento Guía de Despacho Electrónica
3. Seleccionar el Vendedor y Condición de Pago
4. Seleccionar traslado de mercadería entre bodegas, cuando el tipo de despacho sea despacho interno y el indicador tipo traslado de bienes sea traslado interno. Además en la sección del Inventario aparece la bodega de destino de la mercadería.
5. Seleccionar el cliente y verificar que la información relevante de él se encuentre registrada.
6. En la sección Inventario seleccionar la bodega de origen y el motivo del movimiento de inventario. Si es traslado interno indicar la bodega de destino.
7. En los Datos Guía de Despacho Electrónica indicar el tipo de Despacho:

           8. Indicar el Tipo de Traslado de Bienes.

Dentro de los tipos de despacho existen tres opciones:

• Despacho por cuenta del cliente: El cliente es quien retira la mercadería de la bodega.
• Despacho por cuenta del emisor: Se entregará la mercadería en las instalaciones del cliente.
• Despacho interno: La mercadería se trasladara entre bodegas.

Carpeta Detalle

En el Detalle del Documento deberá completar:

1. Indicar Servicio o Artículo
2. Indicar Cantidad y Precio unitario si correspondiera
3. Indicar los recargos o descuentos, si es descuento debe anteceder un signo menos  (-)

Carpeta Totales

 En la carpeta de totales se encuentran los totalizadores como: Afecto, Descuentos, Impuestos y Bruto según tipo de documento y que son determinados de forma automática por el sistema en relación al detalle ingresado. Si el Tipo de Traslado es interno los totales y detalles se pueden generar con valor 0.

Carpeta Condición de Pago

Si la condición de pago de la guía de despacho electrónica es distinto de Contado, el sistema le permitirá calcular cuotas y fechas de vencimiento.

Opción Guía Electrónica

Luego de ingresar los datos de las carpetas identificación, detalle, totales y condición de pago, tiene dos opciones:  

• Presionar el botón "Grabar"; Al hacer esto el documento se almacena en la lista de documentos por emitir.
•  Presionar el botón "Guía electrónica": Al hacer esto el sistema asigna el folio correspondiente y envía el documento al Servicio de Impuestos Internos (SII) para su aprobación o rechazo. 

Ventas > Guía de despacho > Documentos emitidos

Esta funcionalidad muestra el listado de la guías tributarias emitidas. Además dispone de un buscador con el cual puede filtrar los datos, a fin de acotar una búsqueda determinada.

Al generar la búsqueda el sistema despliega un listado con las guías de despacho electrónicas. Si las guías de despacho están generadas con artículos vinculados a inventario, el sistema muestra una cadena verde que indica documento de inventario.

La guía de despacho posee las mismas opciones que los DTE de las facturas electrónicas. 

Iconografía

• Cadena verde: corresponde al documento de inventario asociado a la guía.
• Cadena amarilla: corresponde a la centralización de la guía de despacho.
• Cadena azul: corresponde a que la guía se encuentra asociada a una factura.
• Cadena roja: corresponde a que la guía se encuentra asociada a una factura  emitida.

Ventas > Informe de Ventas > Libro de Ventas y Guías > Libro de Guías

 El libro de guías electrónicos centraliza la información de las guías de despacho manual y electrónicas.

 Debe seleccionar año y mes, y de igual forma el sistema permite visualizar o generar el XML como el libro de ventas.