Ciclo de Requisiciones
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El ciclo de Requisiciones tiene como objetivo entregar una herramienta que permite manejar el consumo de insumos internos o bien la compra de insumos y materiales. Requisiciones además permite manejar los documentos internos que registran el insumo o el material que se desea consumir.
El ciclo además permite, si existe stock, consumir el insumo y el material; de lo contrario, a partir de la requisición el sistema permite realizar una orden de compra de materiales. Una vez realizadas las transacciones el sistema permite visualizar los estados de las requisiciones.
Configuración del ciclo
Configuración > Requisiciones > Configuración
La configuración del ciclo de requisiciones dispone de las carpetas Configuración y Aprobaciones.
Carpeta Configuración
La carpeta configuración tiene tres secciones:
- Información solicitada en el ingreso.
- Documento de Inventario Asociado.
- Monto en Rim.
Información solicitada en el ingreso
Corresponden a los datos que el sistema muestra en el ingreso de la requisición. En otras palabras, si estas opciones están marcadas, dicha información será solicitada al momento de realizar un ingreso.
Elementos Fijos: En esta opción se refleja el centro de negocios, clasificador 1 y clasificador 2.
Tipo de cuenta de inventario asociado: Permite asociar la cuenta contable del documento de inventario asociado en la configuración.
- Dirección de Despacho: Determina que al ingresar una requisición solicite la dirección de despacho.
- Permite Ingreso de Insumos Generales: Determina que en el detalle de la requisición se pueda ingresar un insumo o gasto.
Documento de Inventario Asociado
Es el tipo de documento que el sistema utilizará al momento de generar el consumo de la requisición.
Monto en Rim
El sistema permite solicitar montos por cada ingreso de requisiciones; con objetivo de utilizar estos datos en aprobaciones o comparaciones posteriores. Estos valores pueden ser solicitados en el encabezado o en el detalle del documento.
Carpeta Aprobaciones
Permite activar las aprobaciones de las requisiciones, estas se dividen en Aprobación Comercial y Aprobación Financiera.
Aprobación Comercial: Esta aprobación tiene como objetivo aprobar desde el punto de vista comercial el ingreso de la requisición. Se podrán asignar hasta dos usuarios.
Aprobación Financiera: Esta aprobación esta orientada al control del valor de la requisición, esta se podrá efectuar para todos los documentos o sólo para aquellos que excedan un monto en particular previamente definido por el usuario.
Completada la información de ambas carpetas clic en el botón "Grabar" .
Operación del ciclo
Requisiciones pendientes
Requisiciones > Requisiciones > Requisiciones pendientes
La funcionalidad de requisiciones pendientes muestra las requisiciones que se encuentran ingresadas y pendientes de aprobación. Este listado se pueda filtrar bajo los siguientes criterios de búsqueda: número de pedido o requisición, fecha, fecha de entrega, prioridad, centro de negocio, clasificador 1, clasificador 2 y usuario.
Las opciones que el sistema dispone son:
- Editar: Permite seleccionar y visualizar una requisición creada.
- Eliminar: Permite seleccionar y eliminar una requisición.
- Aprobación comercial: Permite aprobar de forma comercial una requisición.
- Rechazo comercial: Permite rechazar de forma comercial una requisición, al hacer esto el registro quedará en color rojo.
- Aprobación financiera: Permite aprobar de forma financiera una requisición que se encuentra aprobada comercialmente, al hacer esto el registro quedará en la lista de requisiciones aprobadas.
- Rechazo financiero: Permite rechazar de forma financiera una requisición, al hacer esto el registro quedará en color rojo.
- Contraer / expandir: Permite mostrar y ocultar de forma simultánea la lista de requisiciones pendientes.
- Imprimir: Permite seleccionar e imprimir una requisición en particular.
- Nuevo: Permite crear una nueva requisición.
Al presionar el botón "Nuevo" en la lista de requerimientos pendientes, el sistema muestra la ficha del requerimiento con dos carpetas para el ingreso de información, una es la carpeta IDENTIFICACION y la otra es la carpeta DETALLE.
Carpeta identificación
La carpeta Identificación muestra toda la información general de la requisición interna de materiales (RIM).
Donde:
Número: Corresponde al número o folio de la requisición, este puede ser manual o automático.
Fecha: Corresponde a la fecha de ingreso de la requisición.
Fecha Entrega: Corresponde a la fecha estimativa para el consumo de la requisición.
Prioridad: Determina la importancia de la requisición que se está ingresando, este puede ser alta, media o baja.
Centro de Negocio: Corresponde al centro de negocios que se asocia a la requisición.
Clasificador 1 – 2 y Elemento: Corresponde al clasificador que se asocia a la requisición.
Comentario: Permite ingresar una observación a la requisición considerando un campo opcional.
Carpeta detalle
La carpeta DETALLE muestra todo lo que respecta a la información del requerimiento interno de materiales.
Las opciones de ingreso son:
Código/Descripción: Corresponde al artículo o insumo.
Cantidad: Corresponde a la cantidad del artículo o insumo seleccionado anteriormente.
UM: Corresponde a la unidad de medida del artículo o insumo seleccionado.
Costo Estimado: Corresponde al monto estimado del artículo o insumo.
Total: Corresponde al valor calculado por la línea de detalle, este es en base al costo estimado por la cantidad.
Una vez completada la información de ambas carpetas se podrá presionar el botón "Grabar".
Requisiciones aprobadas
Requisiciones > Requisiciones > Requisiciones aprobadas
La funcionalidad muestra las requisiciones que se encuentran en proceso de generar su consumo u orden de compra. Este listado se podrá filtrar por: Número de pedido o requisición, Fecha, Fecha de entrega, Prioridad, Centro de negocio, Clasificador 1, Clasificador 2 y Usuario.
Las opciones que el sistema ofrece son:
- Ver requerimiento: Permite seleccionar y visualizar una requisición aprobada.
- Generar O/C: Permite seleccionar una requisición y a partir de ella generar una orden de compra, la que luego se podrá visualizar en el ciclo de compras, orden de compra por recibir o aprobada dependiendo del tipo de integración que posea el ciclo de abastecimiento.
- Generar consumo: Permite seleccionar una requisición y realizar el consumo o salida de inventario.
- Consumir insumo: Permite consumir los insumos o gastos de la requisición.
- Documentos asociados: Permite visualizar los documentos que se han generado y se encuentran relacionados o asociados a la requisición.
- Cerrar: Permite cerrar manualmente una requisición.
- Contraer / expandir: Permite mostrar y ocultar de forma simultánea la lista de requisiciones aprobadas.
- Imprimir: Permite seleccionar e imprimir una requisición aprobada.
- Anular: Permite seleccionar y anular una requisición, al hacer esto el registro quedara en color rojo. El requisito para anular una requisición es que no existan documentos asociados.
- Reversar: Permite seleccionar y reversar una requisición, al hacer esto el registro quedara en la lista de requisiciones pendientes.
Requisiciones cerradas
Requisiciones > Requisiciones > Requisiciones cerradas
Esta funcionalidad muestra las requisiciones que han sido cerradas en forma manual y aquellas que se le ha generado el consumo. Este listado puede ser filtrado por: Número de pedido o requisición, Fecha, Fecha de entrega, Prioridad, Centro de negocio, Clasificador 1, Clasificador 2 y Usuario.
Las opciones que el sistema ofrece son:
- Ver requerimiento: Permite seleccionar y visualizar una requisición cerrada.
- Documentos asociados: Permite visualizar los documentos que se han generado y se encuentran relacionados o asociados a la requisición.
- Contraer / expandir: Permite mostrar y ocultar de forma simultánea la lista de requisiciones cerradas.
- Imprimir: Permite seleccionar e imprimir una requisición cerrada.
Informes
Requisiciones > Requisiciones > Informes
El informe de requisiciones permite visualizar el detalle de las requisiciones que se han ingresado y filtrar según su estado sea: pendientes, aprobadas o cerradas.
Las opciones de emisión son:
Tipo de producto: Permite filtrar por artículos o insumos.
Estado de los requerimientos: Permite filtrar por los estados de las requisiciones, estas pueden ser: pendientes, aprobadas o cerradas.
Usuario: Permite filtrar por un usuario en particular.
Fecha: Permite asignar una fecha de ingreso o fecha de entrega.
Centro de Negocio - Clasificador: Permite seleccionar un centro de negocios o clasificador en particular.
Requerimiento: Permite filtrar por un numero de requisición.