Ciclo de Contabilidad
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- José Aros Lillo
El ciclo de contabilidad es uno de los más importantes del sistema ERP Defontana. Su principal función es almacenar todas las transacciones contables de su empresa, de acuerdo con el plan de cuentas, en regla y en conformidad de las peticiones legales y fiscales.
Estas transacciones contables son almacenadas en documentos denominados comprobantes contables, el sistema ERP Defontana ordena éstos por fecha.
Realizar una copia espejo (IFRS) de un comprobante PCGA
El objetivo de este apartado es describir las modificaciones que se deben aplicar operativamente al sistema ERP Defontana para realizar una copia espejo de un comprobante contable para una empresa que activó IFRS que ya venga con una contabilidad (PCGA) desde un periodo anterior.
Temas más consultados
Configuración de Contabilidad
Configuración > Contabilidad > Contabilidad
En esta funcionalidad, el sistema ERP Defontana permite realizar todas las configuraciones iniciales para el ciclo de contabilidad y su respectiva integración con los otros ciclos del sistema ERP Defontana, se definen las cuentas que se utilizarán en el proceso y las respectivas consideraciones para los comprobantes contables generados en contabilidad y generados a través de otras aplicaciones.
Al acceder a la configuración de contabilidad el sistema ERP Defontana muestra la siguiente pantalla, donde:
- Naturaleza de las Cuentas: permite definir el orden y código que se asignará a la cuenta contable.
- Largo de Niveles: permite definir el largo de cada nivel de la estructura del plan de cuentas.
- Integración de Movimientos: determina el comportamiento de los comprobantes contables, existen tres tipos: En línea, En línea con aviso y Con aprobación previa.
En Línea
- El Comprobante Contable quedará en la lista de Movimientos Aprobados.
- El estado del comprobante será Integrado y Aprobado.
- Se podrán emitir informes como: Balance General, Libro Mayor, Libro Diario e Informes por Análisis.
- El comprobante no se puede modificar, sólo anular y eliminar.
En Línea con Aviso
- El comprobante quedará en la lista de Movimientos por Aprobar.
- El estado del comprobante será Integrado Pendiente de Aprobación.
- Se podrán emitir informes como: Balance General, Libro Mayor, Libro Diario e Informes por Análisis.
- Los comprobantes se podrán Editar, Eliminar y Modificar.
- Cuando se realice la aprobación de los comprobantes, éstos pasarán a la carpeta Movimientos Aprobados, y el estado será Integrado y Aprobado.
- Con Aprobación Previa
- El comprobante quedará en la carpeta Movimientos por Aprobar.
- El estado del comprobante será Integrado Pendiente de Aprobación .
- Sólo se podrá emitir el informe Libro Diario.
- Los comprobantes se podrán Editar, Eliminar y Modificar.
- Cuando se realice la aprobación de los comprobantes, éstos pasarán a la carpeta Movimientos Aprobados, y se podrán visualizar todos los reportes mencionados anteriormente, el estado será Integrado y Aprobado.
- Monedas: en esta opción el sistema ERP Defontana permitirá activar la contabilización en dos monedas, la local y una secundaria.
- Año Fiscal: determina cuando se realiza el ingreso de información en el sistema ERP Defontana.
- Numeración de comprobantes: permite definir la numeración de los comprobantes, las opciones son: Por tipo de comprobante y Única.
- Tipo de Ajuste: en el caso que se utilice la opción de ajuste se podrá activar en forma automática para que el sistema ERP Defontana realice el cálculo.
- Foliación de números únicos por tipos de documentos: determina que la numeración del comprobante sea igual al número de documento que se ingresa.
Clasificadores
Configuración > Contabilidad > Clasificadores
Los clasificadores son opciones que se pueden crear y asociar a las cuentas contables, con el fin de controlar algún tipo de información mediante esta clasificación. Los clasificadores son asociados a las cuentas contables y son solicitados cada vez que se interactúa con la cuenta contable en el sistema ERP Defontana.
Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:
- Editar: permite editar un clasificador y ver la información de los elementos que tiene cada clasificador.
- Eliminar: permite seleccionar un clasificador y eliminar los elementos del clasificador.
- Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente la lista de los clasificadores.
- Nuevo: permite crear un nuevo clasificador. Al hacer clic en el botón aparece la siguiente pantalla:
- TIPO: permite ingresar el código del clasificador, el cual no puede tener espacios.
- NOMBRE: corresponde al nombre del clasificador, finalmente hacer clic en el botón "Grabar".
Luego de haber creado el clasificador, es necesario agregar los elementos. Para realizar esa función, seleccionar el clasificador, al hacer esto el sistema ERP Defontana muestra una subcarpeta llamada nuevo.
Seleccionar la subcarpeta y luego el botón "Nuevo", al hacer esto el sistema ERP Defontana muestra la siguiente pantalla.
Donde:
- CÓDIGO: permite ingresar el código del elemento, éste no debe tener espacios.
- NOMBRE: corresponde a la descripción del elemento del clasificador.
Ingresados los datos hacer clic en el botón "Grabar" .
Ejemplo
Aprende a crear y a utilizar la funcionalidad Clasificadores. En este video se muestra un ejemplo de control de gastos de combustibles para la flota de vehículos de tu empresa.
Tipos de comprobantes
La Empresa, al desarrollar su actividad, va generando movimiento tales como:
- Compra de bienes y servicios
- Pago de la compra
- Venta de bienes y servicios
- Cobro de la venta
Este proceso que cumple cualquier ente, con mayor o menor complejidad en su actividad, es necesario anotarlo o registrarlo para que en el momento que se necesite la información, la misma esté disponible. Para ello hay que organizar un sistema que permita disponer en forma oportuna y adecuada la información.
La actividad que genera el ente por medio de sus operaciones de compra, venta, cobros y pagos se implementa por medio de comprobantes.
Estos comprobantes cumplen una función de documentación que respalda cada operación y se utiliza como dato para efectuar la anotación contable, es decir que, por medio del comprobante se capta la información.
La funcionalidad Tipos de comprobantes muestra la lista de todos los comprobantes contables creados en el sistema ERP Defontana.
Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:
Editar: permite editar un tipo de comprobante y ver el código, el nombre y la clase.
Eliminar: permite seleccionar un tipo de comprobante y eliminarlo, siempre y cuando el tipo de comprobante contable no tenga movimiento asociado.
Nuevo: permite crear un nuevo tipo de comprobante. Al clickear el botón el sistema ERP Defontana muestra la siguiente pantalla:
Donde:
- TIPO: permite ingresar el código del tipo de comprobante, el cual no puede tener espacios.
- NOMBRE: corresponde a la descripción del tipo de comprobante, este nombre será el que el usuario verá en la interfaz de operación.
- CLASE: la clase es una clasificación del tipo de comprobante y puede ser de ingreso, egreso o traspaso.
Formato de archivo
Configuración > Contabilidad > Formato de archivo contable
En la configuración del formato, el sistema ERP Defontana muestra la estructura que tiene definida el archivo con la cual se realizan las importaciones de comprobantes contables en la contabilidad, además el sistema ERP Defontana muestra ejemplos que indican como importar.
La importación se puede realizar a través de archivos planos o a través de archivos XML y los campos solicitados son los mismos que el sistema ERP Defontana solicita en el ingreso de un comprobante contable.
Los campos obligatorios son: Tipo de comprobante, numero, fecha, línea, cuenta y montos de la moneda local, tanto el debe como el haber.
Ejemplo de archivo plano
La extensión del archivo tiene en primera instancia una extensión txt (formato texto plano), luego deberá convertirlo en formato delimitado por comas o extensión csv y para finalizar regresarlo a la extensión txt, ya que de esta forma se podrá importar al sistema ERP Defontana.
Construcción de informes IFRS
Configuración > Contabilidad > Construcción de Informes IFRS
Para comenzar a ocupar la aplicación, se debe ingresar a: Configuración > Contabilidad > Construcción de Informes IFRS. Aquí se debe ingresar al Informe que se requiera, y se mostrará la estructura de este. Hoy en día se tiene disponible los informes:
Estado de Situación Financiera Clasificado.
Se deberán asignar las cuentas a los grupos pertenecientes a la estructura, de forma que se “organice” el informe.
En la imagen, se muestra la herramienta para construir el informe. Al seleccionar un grupo, se muestran las cuentas disponibles, al lado izquierdo, estas cuentas no están asignadas a ningún otro grupo. Además por la configuración del sistema ERP Defontana, se muestra sólo las cuentas que corresponden al grupo, según la naturaleza de las cuentas.
Contabilidad > Contabilidad > Construcción de Informes IFRS
Se puede acceder a la emisión de los informes en Contabilidad > Contabilidad > Informes IFRS, se deben seleccionar los siguientes campos para emitir el informe:
- Período
- Moneda
- Desplegar comparativo. (en el caso de primera adopción o cambios contables retrospectivos)
Estructura de estado de situación financiera clasificado
Activos
Activos corrientes
- Efectivo y Equivalentes al Efectivo
- Otros activos financieros, corrientes
- Otros activos no financieros, corrientes
- Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar, corrientes
- Cuentas por Cobrar a Entidades Relacionadas, corrientes
- Inventarios
- Activos biológicos, corrientes
- Activos por impuestos, corrientes
- Total de activos corrientes distintos de los activos o grupos de activos para su disposición clasificados como mantenidos para la venta o como mantenidos para distribuir a los propietarios
- Activos no corrientes o grupos de activos para su disposición clasificados como mantenidos para distribuir a los propietarios
- Activos no corrientes o grupos de activos para su disposición clasificados como mantenidos para la venta
- Activos no corrientes o grupos de activos para su disposición clasificados como mantenidos para la venta o como mantenidos para distribuir a los propietarios
| Activos corrientes totales |
Activos no corrientes
- Otros activos financieros, no corrientes
- Otros activos no financieros, no corrientes
- Derechos por cobrar, no corrientes
- Cuentas por Cobrar a Entidades Relacionadas, no corrientes
- Inversiones contabilizadas utilizando el método de la participación
- Activos intangibles distintos de la plusvalía
- Plusvalía
- Propiedades, Planta y Equipo
- Activos biológicos, no corrientes
- Propiedad de inversión
- Activos por impuestos diferidos
| Total activos no corrientes |
| Total de activos |
Patrimonio y pasivos
Pasivos
Pasivos corrientes
- Otros pasivos financieros, corrientes
- Cuentas comerciales y otras cuentas por pagar, corrientes
- Cuentas por Pagar a Entidades Relacionadas, corrientes
- Otras provisiones, corrientes
- Pasivos por Impuestos, corrientes
- Provisiones por beneficios a los empleados, corrientes
- Otros pasivos no financieros, corrientes
- Total de pasivos corrientes distintos de los pasivos incluidos en grupos de activos para su disposición clasificados como mantenidos para la venta
- Pasivos incluidos en grupos de activos para su disposición clasificados como mantenidos para la venta
| Pasivos corrientes totales |
Pasivos no corrientes
- Otros pasivos financieros, no corrientes
- Otras cuentas por pagar, no corrientes
- Cuentas por Pagar a Entidades Relacionadas, no corrientes
- Otras provisiones, no corrientes
- Pasivo por impuestos diferidos
- Provisiones por beneficios a los empleados, no corrientes
- Otros pasivos no financieros, no corrientes
| Total de pasivos corrientes |
Patrimonio
- Capital emitido
- Ganancias (pérdidas) acumuladas
- Primas de emisión
- Acciones propias en cartera
- Otras participaciones en el patrimonio
- Otras reservas
- Patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora
- Participaciones no controladoras
| Patrimonio total |
| Total de patrimonio y pasivos |
Plan de cuentas
Contabilidad > Contabilidad > Plan de cuentas
Defontana entrega un plan de cuentas, ya cargado, en el sistema ERP Defontana. Este plan consiste en aproximadamente 700 cuentas y está determinado según la Ficha Estadística Codificada Uniforme (FECU - Anexo 2) correspondiente a documento emitido por la Superintendencia de valores y seguros. La funcionalidad Plan de cuentas muestra todas las cuentas contables que se han creado en el sistema ERP Defontana, ordenadas por la codificación que fue definida en la naturaleza de las cuentas y largo de niveles.
El plan de cuentas del ERP Defontana es organizado con números, constituyendo un código para cada una de las cuentas contables. Para que la codificación sea apropiada es necesario seguir la siguiente estructura:
Familia: es la categoría más amplia y general de un plan de cuentas. Hacen referencia a las cuentas de activo, pasivo, ganancias y pérdidas.
Subfamilia: es la categoría en las que pueden separar la familia principal, como el activo corriente o el activo no corriente.
- Cuentas contables (imputables): es la cuenta contable en donde se registrará un hecho económico.
La estructura va de lo más general a lo más específico, con objetivo de cumplir con las formalidades que impone la superintendencia de valores y seguros. Para facilitar la lectura y registro de los datos incorporados en el plan de cuentas, existe un estándar que Defontana entrega a sus clientes que consiste en una codificación a la estructura, ésta permite familias ilimitadas y posibilita la tarea de incluir o editar cuentas que aparezcan debido de las operaciones del día a día.
Defontana, en el estándar que entrega a sus clientes, incorpora un plan de cuentas, en otras palabras, sólo debes ingresar los datos correspondientes a cada transacción, a nivel de subfamilia o a nivel de cuenta contable imputable.
Las opciones que entrega el sistema ERP Defontana son las siguientes:
- Eliminar: Permite seleccionar una cuenta contable y eliminarla .Se podrá eliminar siempre y cuando no posea movimientos asociados.
- Mostrar Cuentas Inactivas: Permite mostrar en la lista del plan de cuentas, las cuentas que se encuentre desactivadas o inactivas.
- Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente todas las cuentas contables del plan de cuentas.
- Exportar: Permite exportar el plan de cuentas a una planilla electrónica Excel.
- Impresión Estándar: Permite la impresión del plan de cuentas con sus respectivos análisis.
- Editar: Permite seleccionar una cuenta contable y eliminarla .Se podrá eliminar siempre y cuando no posea movimientos asociados.
- Nuevo: Permite crear una nueva cuenta contable. Al hacer clic en el botón nuevo el sistema ERP Defontana muestra la siguiente pantalla:
Cuenta: Corresponde a la codificación de la cuenta contable.
Alias: Corresponde al código interno de la cuenta contable.
Descripción: Corresponde al nombre de la cuenta contable.
Cuenta Activa: Determina si la cuenta está activa o no.
Análisis de cuentas
Determina que características tendrá la cuenta y que análisis se solicita al momento de ingresar un comprobante contable. Estos podrán ser por: Ficha, Documento, Centro de Negocios, Clasificador, entre otros.
- Análisis por ficha: permite seleccionar un tipo de ficha el que puede ser Cliente, Proveedor, Empleado o Persona. El objetivo es ingresar un Rut al momento de digitar la cuenta en el comprobante contable. La cuenta contable y su respectivo grupo son:
| Cuenta imputable | Análisis por ficha |
| Clientes | Cliente |
| Proveedores | Proveedores |
| Remuneraciones | Empleado |
| Honorarios | Personas |
- Análisis por documento: permite solicitar un tipo de documento, número de documento y fecha de vencimiento. Este análisis se otorga a aquellas cuentas donde se registre la información de un documento físico asociado a la información de cuentas corrientes por pagar o por cobrar.
- Análisis por centro de negocio: determina el rendimiento de un área específica, dependiendo de la configuración realizada en el plan de cuentas. Permite seleccionar un centro de negocios y poder asignarlo en la cuenta del comprobante contable. A diferencia de los centros de costos (análisis de cuentas de pérdida), los centros de negocios pueden otorgar análisis a las cuentas de ganancia y pérdida.
- Análisis por clasificador: permite que el saldo de una cuenta contable pueda ser agrupado en sub-clasificaciones, denominados clasificadores, que corresponden a la definición de una lista de parámetros bajo los cuales se realizarán los análisis adicionales. Solo se pueden asignar dos clasificadores por cuenta contable.
- Análisis por Conciliación bancaria: Este análisis es para cuentas contables que se encuentren relacionadas a una cuenta corriente, ya que la cuenta será analizada mediante la generación de la conciliación bancaria.
- Ingreso en moneda referencial: Este análisis es para cuentas contables que se encuentren relacionadas a una cuenta corriente en una moneda distinta a la nacional.
- Ajuste por diferencia de cambio: Permite asignar cuentas de ajuste positivo y negativo en el caso que se utilice el ajuste por tipo de cambio.
Lista de movimientos por aprobar
Contabilidad > Contabilidad > Movimientos por aprobar
La funcionalidad de movimientos por aprobar muestra todos los comprobantes que han sido creados en el ciclo de contabilidad o en los ciclos auxiliares como son Compras o Ventas. El estado será pendiente de aprobación, el que se visualice en una lista u otra dependerá del tipo de integración que se haya seleccionado al momento de realizar la configuración de contabilidad.
Este listado se podrá filtrar por fecha, tipo de comprobante o número. La opción Despliega sólo comprobantes de apertura automáticos muestra los comprobantes que tienen la característica de apertura y que fueron realizados por el sistema ERP Defontana en forma automática. En la sección llamada Desplegar detalles adicionales, se podrán usar filtros como: Ficha, Centro de Negocio, Documentos, Clasificadores, Comentario y Conciliación. El objetivo de esto es poder visualizar esa información en pantalla sin necesidad de editar el comprobante.
Esta lista muestra los Movimientos que estén pendientes de aprobación, los cuales se pueden filtrar por: Fecha, Número y Tipo de Comprobantes, además de mostrar los análisis de las cuentas involucradas en cada comprobante. Aquí se grabarán los comprobantes al optar con los métodos En Línea con Aviso y Con Aprobación Previa. El estado de los comprobantes aquí serán Integrados y Pendientes de Aprobación.
Sección de búsqueda
En la sección de búsqueda de la lista de movimientos por aprobar aparecen distintas opciones para buscar comprobantes contables, como el día, el mes, el año, etc. Para buscar, sólo basta con seleccionar una de las opciones y presionar el botón BUSCAR.