Al ingresar a la definición de formato, el sistema muestra la configuración por defecto de los informes. Para realizar algún cambio es necesario seleccionar el informe y  presionar el botón Traer, para continuar con el proceso de cambio del reporte se deben considerar los siguientes ítems:

 Informe: esta sección permite seleccionar el informe que necesite modificar.

 Líneas por Página: permite definir el número de líneas por página que se imprimirán al momento de emitir e imprimir el informe. Se recomienda utilizar 50 para utilizar la página completa.

 Propiedades Del Campo: esta sección permite cambiar los estilos con los cuales estará compuesto el informe. Permite indicar parámetros como tipo de letra, tamaño y color. 

 Campo: permite modificar las áreas del informe para una nueva emisión e impresión.

 Luego de realizar todos los cambios a la presentación del informe, clic en el botón "Grabar".

INFORMACIÓN DE COMPROBANTE: En esta sección se debe asociar cual será el comprobante contable por defecto que el sistema realizará al momento de registrar el pago de un cliente, y además es posible marcar una opción para determinar si la glosa será automática o bien será ingresada al momento de hacer el registro del ingreso.

TIPO DE INGRESO: esta sección permite configurar los distintos tipos de ingreso que existirán y sus respectivas cuentas contables, para lo cual es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Asignar en el espacio CÓDIGO el código del tipo de ingreso, el cual no debe tener espacios y es de tipo interno en el sistema, por ejemplo: Santander.

2. Ingresar la descripción del tipo de ingreso, que será el nombre que el usuario verá al momento de realizar la operación del registro del ingreso, por ejemplo:Banco Santander.

3. Asignar la cuenta contable y presionar el botón Insertar, si la operación fue exitosa deberá aparecer en el recuadro blanco de mas arriba el tipo de ingreso que se acaba de insertar.

Una vez completados los datos se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración recientemente realizada.

Definición de Formato de Cheque

En el sistema, por defecto, vienen tres formatos: Cheque a Fecha, nominativo y cruzado.

En la definición del formato de cheque, se pueden configurar distintos formatos de impresión, sin embargo es sólo uno el que es posible de asociar al banco para la impresión. La aplicación permite crear formatos sólo con el cheque o bien crear formatos con el comprobante contable al inicio de la página y el formato del cheque al final. Para la configuración es necesario conocer lo siguiente:

ZONAS: permite definir en que zona de las existentes, general o detalle, se insertarán los campos. Para un mayor orden se han definido los campos según las zonas, es decir, los campos están separados según la zona.

CAMPOS: permite  definir los campos que se desean insertar en el formato, para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción "OCULTO".

TAMAÑO CHEQUE: permite  indicar el tamaño del cheque para el área de impresión del formato del cheque y el comprobante contable.

Definición Formato Letra de Cambio

En la configuración del formato de la letra de cambio, se utiliza la misma metodología que en todas las configuraciones de formato y para lo cual es posible definir un formato para cada uno de los tipos de letras de cambio que se han creado en el sistema.

Para la configuración del formato de impresión de la letra de cambio es necesario conocer lo siguiente:

IDENTIFICACIÓN: permite definir  los datos generales de la letra de cambio. Permite indicar datos como el alto del documento para la impresión.

VISTA PREVIA: esta sección muestra los campos asignados y las posiciones en las cuales se encuentran configurados.

CAMPOS: permite definir el campo que se desea insertar en el formato. Para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción "OCULTO".

CONFIGURACIÓN DETALLE: esta sección permite indicar detalles adicionales a la impresión de la letra, como el nombre otorgado al tipo de documento en la impresión, si se desplegará el monto de la letra, si será horizontal, etcétera.

Para la configuración se deben completar los siguientes datos:

TIPO DE CUENTA: permite asignar el nombre del tipo de cuenta, el cual aparecerá impreso en el informe de conciliación bancaria.

CUENTA: permite asignar la cuenta contable asociada a este nombre para el informe de conciliación bancaria y presionar el botón "Insertar". Si la operación fue realizada con éxito deberá aparecer en el recuadro de más abajo el tipo de cuenta y su número de cuenta contable.

Luego de ingresar todos los datos se debe presionar el botón "Grabar" para guardar la configuración realizada.

• Editar: permite seleccionar una cartola que se encuentre vigente y ver la información que la cartola tiene grabada hasta ese momento. El sistema muestra  desde los datos generales de la cartola, hasta los movimientos.  La edición de la cartola contempla el proceso de continuar completando dicha cartola cuando sea editada.
• Eliminar: permite seleccionar una de las cartolas que han sido grabadas y eliminarla del sistema, siempre y cuando la cartola no tenga movimientos conciliados con la contabilidad.
• Cerrar Cartola: permite seleccionar una cartola que se encuentre en estado CONCILIADA, para cambiar ésta de lista y no permitir la modificación de los datos.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las cartolas y las respectivas cuentas corrientes creadas en el sistema.
• Nuevo: permite crear nuevas cartolas bancarias, las cuales pueden ser ingresadas: manualmente o bien pueden ser importadas (opción sólo para los Bancos Santander,Banco Chile, BCI) Además, el sistema permite la importación de un formato genérico de bancos , en formato .TXT.

Para el ingreso de las cartolas bancarias al sistema, se deben completar los datos de las siguientes secciones del ingreso:

ENCABEZADO: En esta sección se deben ingresar todos los datos generales del ingreso de las cartolas al sistema, como por ejemplo el número de cartola, el banco, la cuenta corriente, el periodo, la fecha inicial y final. Los montos de los cargos, abonos y saldo inicial y final son calculados por el sistema automáticamente.

DETALLE DE MOVIMIENTO: En esta sección es en donde se ingresan los valores de la cartola, donde su ingreso puede ser a través de importación (si es del banco Santander o Chile) o bien por digitación de los valores.

Para el ingreso de la cartola, a través de importación es necesario utilizar las siguientes opciones:

Es necesario presionar el botón "Importar", para realizar la búsqueda del archivo que se desea importar, éste una vez encontrado será procesado y los movimientos aparecerán en el recuadro blanco que se presenta a continuación del botón "Importar". Estos movimientos no son posibles de modificar.

Para la forma manual del ingreso de las cartolas bancarias es necesario utilizar lo siguiente:

Aquí se debe ingresar la fecha del movimiento, el tipo de movimiento y el monto de movimiento, los cuáles deben ser ingresados con la misma nomenclatura ingresada en el comprobante contable creado, para no tener dificultades en el proceso de conciliación. Para cada movimiento es necesario completar los campos y se presiona el botón "Insertar".

Una vez completados todos los datos del ingreso de la cartola bancaria es necesario hacer clic en el botón "Grabar".

Para iniciar el proceso de desconciliación se deben seleccionar los parámetros que utilizaremos para desconciliar, donde se seleccionará el período y la cartola que se desea conciliar, además es posible emitir sólo la desconciliación para un tipo de movimiento en particular o bien para todos. Una vez completados los datos de la carpeta Parámetros se debe pasar a la carpeta Movimientos, donde se desplegará la siguiente pantalla:

En el proceso de desconciliación aparecen los movimientos ordenados con los datos que han sido conciliados e indica desde el movimiento y el documento que se concilió, hasta la línea del comprobante contable con la cual se concilió el movimiento. Una vez que se ven en pantalla los movimientos conciliados se debe presionar el botón "Desconciliar automático" para concretar el proceso de desconciliación.

La lista de las cartolas cerradas muestra las cartolas que se encuentran en este estado, ordenadas por el banco y la cuenta corriente a la que pertenecen. Como opciones de la lista de éste tipo de cartolas están las siguientes:

• Editar: permite seleccionar la cartola que se encuentra cerrada y ver en pantalla los datos, con los cuales ha sido guardada la cartola. La edición de la cartola sólo contempla ver la información, no es posible modificar datos.
• Nuevo: permite crear nuevas cartolas, sin embargo, la cartola quedará como cartola vigente.
• Eliminar: en esta lista no es posible utilizar esta opción, la eliminación de las cartolas, sólo se puede realizar en la aplicación de cartolas vigentes.
• Abrir cartola: permite seleccionar una de las cartolas que se encuentren cerradas y abrirla, lo cual hará que la cartola pasará a la lista de cartolas vigentes.
• Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente las cartolas y las respectivas cuentas corrientes creadas en el sistema.

El sistema ofrece las siguientes opciones de filtro para la emisión del flujo:

FILTROS: el sistema permite filtrar el informe por centro de negocio, clasificador 1 y 2, siempre y cuando las cuentas contables tengan éstos análisis.

RANGO DE DOCUMENTOS: permite definir la emisión para un tipo de documento en particular.

FECHA: permite determinar los rangos de fecha de las cuales se extraerá la información.

AGRUPACIÓN: permite ver los datos según día, semana, quincena, mes o año.

SALDO INICIAL: Permite ingresar un valor inicial para sumar a la proyección que se visualizará en el flujo.

Para la emisión del informe se despliegan las siguientes opciones:

PERÍODO DEL LIBRO: Se debe seleccionar el periodo del libro para el cual se necesita la emisión, indicando el mes y el año de emisión.

IMPRIMIR SOBRE: Permite definir si la impresión de este libro legal será sobre papel normal o si será sobre papel pre-impreso que tiene el membrete ya impreso. 

• Fecha de Vencimiento: Permite definir la fecha de control de los movimientos que será contemplada en el informe.
• Cobrador: Permite definir un cobrador en particular o bien todos los cobradores registrados.
• Cliente: Permite definir un cliente en particular o bien todos los clientes registrados.
• Agrupamiento: Permite definir el criterio de agrupación para la información que se emite en el informe, ya sea por cobrador o por cliente.
• Nivel de Presentación: Permite definir el nivel de detalle de la información a incluir en el informe.
• Documento: Permite filtrar el informe por un tipo de documento en particular o bien para todos los documentos que existen.

Emisión del Informe

El informe posee una barra de herramientas, en esta podemos encontrar lo siguiente:

• Navegación: En la parte derecha de la barra de herramientas se encuentran las flechas de navegación, estas permiten avanzar o retroceder entre las hojas de los resultados generados.

• Exportación: En la parte central de la barra de herramientas se encuentran los formatos de exportación, estos pueden ser PDF, CSV y Excel. Una vez seleccionado se debe seleccionar la opción “Export”, como se muestra en la siguiente imagen:

• Impresión: El botón de impresión se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas, junto al botón de refrescar y vista previa.

Estructura de la información en la emisión del Informe

El informe se compone de una cabecera que indica si el nivel de presentación seleccionado, ya sea resumido o detallado, seguido de un encabezado, en este se encuentran las opciones seleccionadas en la preparación del informe. Lo anterior, se puede ver en la siguiente imagen.

Luego, más abajo podemos encontrar los encabezados del informe. La cantidad de columnas dependerá del tipo de informe, ya sea detallado o resumido. El detalle del informe estará divido en grupos, estos grupos van a depender del tipo de agrupación utilizado, ya sea por cobrador o cliente. Más abajo, dentro del detalle podemos encontrar los totalizadores del informe, en este se encuentra el subtotal por agrupación y, finalmente, el total del informe. Lo anterior se muestra en la siguiente imagen.

Finalmente, en la parte inferior del informe podemos encontrar la fecha de emisión y número de página.

Como opciones de la lista se despliegan las siguientes:

• Nuevo: permite crear un nuevo pago de cliente.
• Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente los documentos pendiente de pago para cada uno de los clientes.
• Generar archivo AIEC: permite generar el archivo de cesión necesario para los clientes que usan factura electrónica y que necesitan trabajar con cesión de documentos a factoring. Este aplica sólo para los documentos que son electrónicos y que han sido emitidos por el sistema previamente.
• Registrar pago: permite crear un nuevo pago pendiente que se encuentra en la contabilidad, dicho registro de pago genera de forma automática un comprobante contable en la contabilidad y para el registro es necesario continuar con los siguientes pasos:

Al momento de realizar el registro del pago, el sistema muestra la interfaz para realizar el registro del cobro que se realizó al cliente, para lo cual, lo primero es verificar que los datos que vienen por defecto estén correctos, como son: la fecha, el tipo de comprobante y la glosa.

Para realizar el registro del pago es necesario asignar en Monto a Cancelar el valor que se está cobrando, para lo cual es posible, ingresar un valor menor o bien un valor igual, en ningún caso es posible ingresar un valor mayor al del documento que se esta cobrando. Luego de ingresar y verificar el monto del documento se debe asociar el Tipo de Ingreso que corresponde a la cuenta contable donde se registrará el cobro.

Para agregar más líneas al documento de ingreso, sólo es necesario presionar el botón Ingresar para ir agregando nuevos documentos, que deben ser del mismo cliente para poder registrar el cobro. 

Para registrar el cobro de varias facturas a un mismo tipo de ingreso, es necesario seleccionar en el tipo de ingreso el mismo tipo y además asignar en el análisis del tipo de ingreso los mismos comentarios y análisis, ya que con esto el sistema agrupará los valores para realizar solo un ingreso a varios documentos.

Una vez completados todos los datos solo es necesario presionar el botón "Grabar"  para guardar la transacción realizada.

 La lista de los pagos aprobados muestra todos los comprobantes contables de ingreso realizados en el sistema y que tienen relación con la cancelación de documentos de venta, para los cuales se podrá determinar su origen, es decir, si fueron realizados desde contabilidad o de tesorería.