Ciclo de Tesorería - Chile
En el ciclo de tesorería se concentran todas las funcionalidades y sub-ciclos que administran los ingresos y egresos de dinero. Este ciclo está relacionado directamente con el ciclo de contabilidad, ya que cada movimiento realizado en tesorería, generará de forma automática un comprobante contable.
Contenidos del ciclo
Temas más consultados
Configuración
Bancos y cuentas corrientes
Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes
Esta funcionalidad permite crear, tanto los bancos con los cuales la empresa trabajará en el sistema, como las cuentas corrientes que utilizarán en los movimientos de contabilidad.
Al ingresar a la aplicación el sistema muestra la siguiente pantalla:
La lista de los bancos y las cuentas corrientes muestra todos los bancos que han sido creados en el sistema. Adentro de cada carpeta de los bancos el sistema muestra las cuentas corrientes que están creadas.
Las opciones que el sistema ofrece son:
- Editar: permite seleccionar un banco o una cuenta corriente existente en el sistema, y ver en pantalla la configuración con la cual se creó.
- Eliminar: permite seleccionar uno de los banos o cuentas corrientes existentes en el sistema y eliminarla de la aplicación, siempre y cuando el banco y la cuenta corriente no tengan movimientos asociados.
- Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente las cuentas corrientes de cada uno de los bancos que están configurados en el sistema.
- Nuevo: permite crear nuevos bancos y cuentas corrientes, para lo cual es necesario completar los siguientes datos:
IDENTIFICACIÓN: este campo permite asignar el código del Banco, éste no puede tener espacios. Además se debe agregar la descripción del Banco, que será el nombre que se verá en el sistema.
CONCILIACIÓN: este campo permite asignar la cantidad de carácteres que tendrán los movimientos del banco para diferenciar la numeración entre los movimientos y además se debe asignar el código de la superintendencia de bancos e instituciones financieras, seleccionando el botón gris para el desglose de los códigos respectivos.
EMISIÓN DE CHEQUES: este campo permite asociar el formato de cheque que se utilizara al momento de realizar la impresión de los egresos.
Para la creación de la cuenta corriente es necesario completar los siguientes datos:
IDENTIFICACIÓN: este campo permite asignar el Banco al cual pertenecerá la cuenta corriente, el código de la cuenta corriente y el nombre o descripción de la cuenta corriente.
SUCURSAL: este campo permite agregar datos que corresponden a la sucursal, como el nombre de la sucursal y la dirección, de manera de tener información necesaria en la ficha de la cuenta corriente para poder consultarle cuando se necesite.
EJECUTIVO CTA. CTE.: Este campo permite ingresar los datos del ejecutivo, de manera de contar con estos datos a modo de consulta dentro de la ficha de la cuenta corriente.
SOBREGIRO: este campo permite asignar un sobregiro pactado para esta cuenta corriente, éste permitirá girar dinero extra de la cuenta corriente, aún cuando ésta se encuentre con saldo cero.
PAGO ELECTRÓNICO: Marcar esta opción cuando se desea utilizar esta cuenta corriente como cuenta para pago electrónico.
Una vez completados todos los datos clic en el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración.
Tipos de movimientos
Configuración > Tesorería > Tipos de movimientos
Esta funcionalidad permite crear los tipos de movimientos que se utilizarán en el proceso de la conciliación bancaria, éstos serán utilizados tanto en el ingreso de las cartolas bancarias como en el ingreso de los movimientos de contabilidad para el proceso de conciliación.
La lista de los tipos de movimiento muestra ordenados por código los tipos de movimientos que existen.
Como opciones de la lista de movimientos se encuentran las siguientes:
- Editar : permite seleccionar uno de los tipos de movimientos que han sido creados y ver en pantalla la configuración con la cual el movimiento fue grabado.
- Eliminar: permite seleccionar uno de los tipos de movimiento que han sido creados en el sistema y poder eliminarlo de la aplicación, para lo cual, el tipo de movimiento no debe tener ninguna asociación en el proceso.
- Nuevo: permite crear nuevos tipos de movimiento, para lo cual es necesario completar lo siguiente:
En la creación de un nuevo tipo de movimiento es necesario completar los datos que están en la ficha del tipo de movimiento de acuerdo a lo explicado a continuación:
IDENTIFICACIÓN: esta sección permite indicar el código del tipo de movimiento y además el nombre del tipo de movimiento, éste aparece en la aplicación para la operación normal del usuario.
TIPO DE MOVIMIENTO: permite configurar el tipo de movimiento a crear, considerar si es abono, depósito, cargo, cheque; para diferenciarlos en el proceso de conciliación.
CONCILIACIÓN: permite configurar el tipo de movimiento, las opciones son un abono o un cargo a la cuenta corriente.
CÓDIGO INTERNO BANCO: esta sección realiza el pareo de los tipos de movimiento del sistema con los tipos de movimiento de los bancos. Está opción se utiliza sólo para la importación de cartolas bancarias.
Cuando se selecciona como conciliación la opción CARGO A CUENTA CORRIENTE, se puede elegir al final de la ficha la opción SE UTILIZA EN EL PAGO DE COMPROMISOS para que el tipo de movimiento creado sea utilizado en el proceso de emisión de cheques.
Una vez que se han completado todos los datos de la ficha del tipo de movimiento es necesario hacer clic en el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración.
Flujo de caja (configuración)
Configuración > Tesorería > Flujo de caja
Esta funcionalidad provee información relevante sobre las operaciones por cobrar y por pagar en relación con la fecha actual, que controla cada empresa.
Es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y ayuda a organizar el departamento de tesorería. En la configuración se crean estos flujos para la posterior emisión.
Al ingresar a la aplicación aparecerá la siguiente pantalla:
Es requisito completar los siguientes campos para la emisión:
INFORME: esta sección permite ingresar el código del flujo de caja, éste sólo tiene utilidad interna en el sistema. Es necesario además ingresar la descripción que será el nombre del informe y crear el titulo del informe, éste aparecerá en la impresión del informe.
CUENTA CONTABLE: esta sección muestra las cuentas contables que tiene asociadas el flujo de caja y serán las que aparecerán en la emisión del informe.
CUENTAS SELECCIONADAS: esta sección permite elegir las cuentas contables que se desean insertar en el flujo de caja, las cuales como requisito deben tener análisis por ficha y documento.
ANÁLISIS DOCUMENTO DE PAGO: esta opción determina el tipo de emisión que se está configurando, de acuerdo a lo siguiente:
1.- Si está marcada la opción: el informe emitirá los datos de las cuentas contables y de las fechas que se seleccionaron, pero de los documentos que fueron pagados entre esas fechas.
2.- Si NO está marcada la opción: el informe emitirá los datos de las cuentas contables y de las fechas que se seleccionaron, pero de los documentos que se encuentran impagos entre esas fechas.
Una vez completados estos datos clic en el botón "Grabar" para guardar la configuración realizada. Esta configuración es posible modificar cuando se necesite, en lo que respecta a las cuentas contables del informe.
Construcción de reportes
Configuración > Tesorería > Construcción de reportes
La funcionalidad construcción de reportes define los formatos de presentación de todos los informes del ciclo de tesorería.
Al ingresar a la definición de formato, el sistema muestra la configuración por defecto de los informes. Para realizar algún cambio es necesario seleccionar el informe y presionar el botón Traer, para continuar con el proceso de cambio del reporte se deben considerar los siguientes ítems:
Informe: esta sección permite seleccionar el informe que necesite modificar.
Líneas por Página: permite definir el número de líneas por página que se imprimirán al momento de emitir e imprimir el informe. Se recomienda utilizar 50 para utilizar la página completa.
Propiedades Del Campo: esta sección permite cambiar los estilos con los cuales estará compuesto el informe. Permite indicar parámetros como tipo de letra, tamaño y color.
Campo: permite modificar las áreas del informe para una nueva emisión e impresión.
Luego de realizar todos los cambios a la presentación del informe, clic en el botón "Grabar".
Ingreso de comprobante contable
Configuración > Tesorería > Comprobante contable
Esta funcionalidad permite asignar las cuentas contables que se utilizan en los ingresos por concepto de pago de facturas.
Para la configuración del comprobante contable se deben completar los siguientes datos
INFORMACIÓN DE COMPROBANTE: En esta sección se debe asociar cual será el comprobante contable por defecto que el sistema realizará al momento de registrar el pago de un cliente, y además es posible marcar una opción para determinar si la glosa será automática o bien será ingresada al momento de hacer el registro del ingreso.
TIPO DE INGRESO: esta sección permite configurar los distintos tipos de ingreso que existirán y sus respectivas cuentas contables, para lo cual es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Asignar en el espacio CÓDIGO el código del tipo de ingreso, el cual no debe tener espacios y es de tipo interno en el sistema, por ejemplo: Santander.
2. Ingresar la descripción del tipo de ingreso, que será el nombre que el usuario verá al momento de realizar la operación del registro del ingreso, por ejemplo:Banco Santander.
3. Asignar la cuenta contable y presionar el botón Insertar, si la operación fue exitosa deberá aparecer en el recuadro blanco de mas arriba el tipo de ingreso que se acaba de insertar.
Una vez completados los datos se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración recientemente realizada.
Definición formato de impresión
Configuración > Tesorería > Definición formato de impresión
Esta funcionalidad define los formatos de impresión de los cheques y de las letras de cambio, éstos son utilizados tanto en el proceso de pagos en emisión de cheques como para el proceso de emisión de letras de cambio.
Al ingresar a la funcionalidad el sistema muestra:
Definición de Formato de Cheque
En el sistema, por defecto, vienen tres formatos: Cheque a Fecha, nominativo y cruzado.
En la definición del formato de cheque, se pueden configurar distintos formatos de impresión, sin embargo es sólo uno el que es posible de asociar al banco para la impresión. La aplicación permite crear formatos sólo con el cheque o bien crear formatos con el comprobante contable al inicio de la página y el formato del cheque al final. Para la configuración es necesario conocer lo siguiente:
ZONAS: permite definir en que zona de las existentes, general o detalle, se insertarán los campos. Para un mayor orden se han definido los campos según las zonas, es decir, los campos están separados según la zona.
CAMPOS: permite definir los campos que se desean insertar en el formato, para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción "OCULTO".
TAMAÑO CHEQUE: permite indicar el tamaño del cheque para el área de impresión del formato del cheque y el comprobante contable.
Definición Formato Letra de Cambio
En la configuración del formato de la letra de cambio, se utiliza la misma metodología que en todas las configuraciones de formato y para lo cual es posible definir un formato para cada uno de los tipos de letras de cambio que se han creado en el sistema.
Para la configuración del formato de impresión de la letra de cambio es necesario conocer lo siguiente:
IDENTIFICACIÓN: permite definir los datos generales de la letra de cambio. Permite indicar datos como el alto del documento para la impresión.
VISTA PREVIA: esta sección muestra los campos asignados y las posiciones en las cuales se encuentran configurados.
CAMPOS: permite definir el campo que se desea insertar en el formato. Para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción "OCULTO".
CONFIGURACIÓN DETALLE: esta sección permite indicar detalles adicionales a la impresión de la letra, como el nombre otorgado al tipo de documento en la impresión, si se desplegará el monto de la letra, si será horizontal, etcétera.
Tipo cuentas banco
Configuración > Tesorería > Tipos cuenta banco
Esta funcionalidad parametriza los tipos de cuentas banco. Éstas tienen como objetivo mostrar el tipo de banco que se asocia en el informe de Conciliación Bancaria.
Al ingresar a la funcionalidad, ésta presenta la siguiente pantalla:
Para la configuración se deben completar los siguientes datos:
TIPO DE CUENTA: permite asignar el nombre del tipo de cuenta, el cual aparecerá impreso en el informe de conciliación bancaria.
CUENTA: permite asignar la cuenta contable asociada a este nombre para el informe de conciliación bancaria y presionar el botón "Insertar". Si la operación fue realizada con éxito deberá aparecer en el recuadro de más abajo el tipo de cuenta y su número de cuenta contable.
Luego de ingresar todos los datos se debe presionar el botón "Grabar" para guardar la configuración realizada.
Importación de cartolas
Configuración > Tesorería > Importación de cartolas
Esta funcionalidad habilita la herramienta para realizar la importación de una cartola bancaria.
Recuerde que luego de esto, debe realizar la asociación de los tipos de movimientos.
Configurar letra de cambio
Configuración > Tesorería > Configurar letra de cambio
Esta funcionalidad permite crear el tipo de letra de cambio que se utilizará y la respectiva cuenta contable asociada, para la centralización de las operaciones de las letras de cambio.
Para la configuración se deben ingresar los siguientes campos:
CÓDIGO: permite indicar el código del tipo de documento Letra de Cambio, éste será sólo de uso interno en el sistema.
NOMBRE: permite definir el nombre del tipo de documento letra de cambio.
CUENTA CONTABLE: permite asociar la cuenta contable que se utilizará para las operaciones de letra de cambio.
IMPUESTO MENSUAL: permite definir el valor del impuesto mensual de las letras de cambio.
IMPUESTO MÁXIMO: Automáticamente, a partir del impuesto mensual, se calcula el impuesto máximo.
TIPO COMPROBANTE: Automáticamente, a partir del código del tipo de documento se crea el tipo de comprobante que estará asociado al proceso de las letras de cambio.
Operación
Conciliación
Cartola vigente
Tesorería > Conciliación > Cartola vigente
Esta funcionalidad muestra todas las cartolas que han sido creadas en el sistema, las cuales, aparecen ordenadas por cada uno de los bancos y su respectiva cuenta corriente.
Como opciones de la lista de las cartolas vigentes el sistema presenta las siguientes:
- Editar: permite seleccionar una cartola que se encuentre vigente y ver la información que la cartola tiene grabada hasta ese momento. El sistema muestra desde los datos generales de la cartola, hasta los movimientos. La edición de la cartola contempla el proceso de continuar completando dicha cartola cuando sea editada.
- Eliminar: permite seleccionar una de las cartolas que han sido grabadas y eliminarla del sistema, siempre y cuando la cartola no tenga movimientos conciliados con la contabilidad.
- Cerrar Cartola: permite seleccionar una cartola que se encuentre en estado CONCILIADA, para cambiar ésta de lista y no permitir la modificación de los datos.
- Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las cartolas y las respectivas cuentas corrientes creadas en el sistema.
- Nuevo: permite crear nuevas cartolas bancarias, las cuales pueden ser ingresadas: manualmente o bien pueden ser importadas (opción sólo para los Bancos Santander,Banco Chile, BCI) Además, el sistema permite la importación de un formato genérico de bancos , en formato .TXT.
Para el ingreso de las cartolas bancarias al sistema, se deben completar los datos de las siguientes secciones del ingreso:
ENCABEZADO: En esta sección se deben ingresar todos los datos generales del ingreso de las cartolas al sistema, como por ejemplo el número de cartola, el banco, la cuenta corriente, el periodo, la fecha inicial y final. Los montos de los cargos, abonos y saldo inicial y final son calculados por el sistema automáticamente.
DETALLE DE MOVIMIENTO: En esta sección es en donde se ingresan los valores de la cartola, donde su ingreso puede ser a través de importación (si es del banco Santander o Chile) o bien por digitación de los valores.
Para el ingreso de la cartola, a través de importación es necesario utilizar las siguientes opciones:
Es necesario presionar el botón "Importar", para realizar la búsqueda del archivo que se desea importar, éste una vez encontrado será procesado y los movimientos aparecerán en el recuadro blanco que se presenta a continuación del botón "Importar". Estos movimientos no son posibles de modificar.
Para la forma manual del ingreso de las cartolas bancarias es necesario utilizar lo siguiente:
Aquí se debe ingresar la fecha del movimiento, el tipo de movimiento y el monto de movimiento, los cuáles deben ser ingresados con la misma nomenclatura ingresada en el comprobante contable creado, para no tener dificultades en el proceso de conciliación. Para cada movimiento es necesario completar los campos y se presiona el botón "Insertar".
Una vez completados todos los datos del ingreso de la cartola bancaria es necesario hacer clic en el botón "Grabar".
Conciliación
Tesorería > Conciliación > Conciliar
Esta funcionalidad realiza el pareo de los movimientos ingresados tanto en la contabilidad como en las cartolas. Al momento de conciliar automáticamente se considerarán el tipo de movimiento, el número de movimiento y el monto.
Carpeta Parámetros
La carpeta Parámetros permite ingresar los datos generales para el proceso de conciliación, donde se define el período que se desea conciliar, el número de la cartola y el banco del cual se realiza el proceso. Luego de completar estos datos es necesario pasar a la siguiente carpeta llamada movimientos.
Carpeta Movimientos
Esta carpeta muestra a información disponible en el sistema para realizar el proceso de conciliación, donde la información estará dividida en dos secciones:MOVIMIENTO DE EMPRESA: En esta sección se despliega la información que el sistema tiene en la contabilidad, de acuerdo a los registros de los comprobantes contables. Aquí es posible filtrar por fecha los movimientos, que por defecto, vienen según los rangos de fecha de la cartola, además de poder filtrar por tipo de movimiento y numero de movimiento.MOVIMIENTO DE CARTOLA: En esta sección se despliega la información que el sistema tiene en la cartola bancaria que fue grabada y que fue seleccionada para la conciliación. Aquí por defecto se muestran todos los movimientos de la cartola que se encuentran en estado NO CONCILIADO, es decir, sólo se muestra lo que falta por conciliar.Una vez que que el sistema despliegue los movimientos de la empresa y los movimientos de la cartola sólo es necesario presionar el botón "Conciliar automático" para que se inicie el proceso de conciliación.Los movimientos conciliados los podrá visualizar en la cartola en color gris.
Desconciliar
Tesorería > Conciliación > Desconciliar
El proceso de desconciliar tiene como objetivo, desmarcar o liberar los movimientos que se encuentran conciliados, con el fin de realizar alguna modificación a los movimientos para posteriormente volver a conciliar. La desconciliación es automática y es posible definir la desconciliación de todos los movimientos o bien de uno en particular. Al ingresar a la aplicación se muestra la siguiente pantalla:
Para iniciar el proceso de desconciliación se deben seleccionar los parámetros que utilizaremos para desconciliar, donde se seleccionará el período y la cartola que se desea conciliar, además es posible emitir sólo la desconciliación para un tipo de movimiento en particular o bien para todos. Una vez completados los datos de la carpeta Parámetros se debe pasar a la carpeta Movimientos, donde se desplegará la siguiente pantalla:
En el proceso de desconciliación aparecen los movimientos ordenados con los datos que han sido conciliados e indica desde el movimiento y el documento que se concilió, hasta la línea del comprobante contable con la cual se concilió el movimiento. Una vez que se ven en pantalla los movimientos conciliados se debe presionar el botón "Desconciliar automático" para concretar el proceso de desconciliación.
Cartola cerrada
Tesorería > Conciliación > Cartola cerrada
Esta funcionalidad muestra todas las cartolas que han sido cerradas. El objetivo es no modificar las cartolas que ya se encuentran conciliadas.
La lista de las cartolas cerradas muestra las cartolas que se encuentran en este estado, ordenadas por el banco y la cuenta corriente a la que pertenecen. Como opciones de la lista de éste tipo de cartolas están las siguientes:
- Editar: permite seleccionar la cartola que se encuentra cerrada y ver en pantalla los datos, con los cuales ha sido guardada la cartola. La edición de la cartola sólo contempla ver la información, no es posible modificar datos.
- Nuevo: permite crear nuevas cartolas, sin embargo, la cartola quedará como cartola vigente.
- Eliminar: en esta lista no es posible utilizar esta opción, la eliminación de las cartolas, sólo se puede realizar en la aplicación de cartolas vigentes.
- Abrir cartola: permite seleccionar una de las cartolas que se encuentren cerradas y abrirla, lo cual hará que la cartola pasará a la lista de cartolas vigentes.
- Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente las cartolas y las respectivas cuentas corrientes creadas en el sistema.
Informes de conciliación
Tesorería > Conciliación > Informes
- Informe Cartola.
- Libro Banco.
- Informe Conciliación Bancaria.
Informe Cartola
El informe cartola muestra el estado de los movimientos de las distintas cartolas bancarias, del cual se pueden ver los movimientos que ya fueron conciliados o los que se encuentran pendientes de conciliar.Para la emisión se dispone de los siguientes filtros:
- ESTADO DE MOVIMIENTOS: permite filtrar los movimientos del informe, por los conciliados, los no conciliados o bien por todos.
- PERÍODO: permite definir el período del cual se desea ver la información o elegir una cartola en particular para ver su estado.
- TIPO DE MOVIMIENTOS: permite filtrar por un tipo de movimiento en particular.
- SELECCIÓN CUENTA: permite buscar la emisión de los datos, por la cuenta contable del banco o por la cuenta corriente.
- ORDEN: permite determinar que la emisión sea según el orden del número de documento.
Libro Banco
- ESTADO DE MOVIMIENTOS: permite filtrar los movimientos del informe, por los conciliados, los no conciliados o bien por todos.
- PERÍODO: permite definir el período del cual se desea ver la información indicando por día, mes y año.
- TIPO DE MOVIMIENTOS: permite filtrar por un tipo de movimiento en particular.
- SELECCIÓN CUENTA: permite buscar la emisión de los datos por la cuenta contable del banco o por la cuenta corriente.
- DETALLES ADICIONALES: Permite agregar en la emisión del informe la opción de mostrar el comentario que se ha ingresado en el comprobante contable.
- ORDENAMIENTO: permite determinar que la emisión sea según el orden del numero de documento.
Informe Conciliación
El informe de conciliación tiene como objetivo mostrar un resumen de la información de la conciliación que se realizó. Este resumen puede ser mensual y tiene como principal característica mostrar los datos según los documentos a 30 días, movimientos caducados, etc...El resumen tiene como requisito que la conciliación debe estar al día. La emisión del informe captura el resumen de los datos a la fecha de hoy, según las fechas de control elegidas en la emisión. Como opciones de emisión del informe se encuentran las siguientes:
Flujo de caja
Flujo de caja
Tesorería > Flujo de caja > Flujo de caja
El Flujo de Caja Defontana está diseñado para proveer información relevante sobre las operaciones por cobrar y pagar que controla cada empresa, siempre en relación con la fecha actual. Es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y la organización del departamento de tesorería.
Potencialidad del Flujo:
- Las cuentas contables pueden ser utilizadas en la construcción y generación de más de un flujo.
- La generación de Flujos de caja puede ser filtrada por tipo de documentos.
- Permite la generación del Flujo de Caja agrupado por:
- Día
- Semana
- Quincena
- Mes
- Año
- El Flujo de Caja puede ser generado y filtrado por Centro de Negocios, siempre y cuando las cuentas involucradas en el flujo tengan este análisis.
- El Flujo puede ser emitido con todos los documentos involucrados o sólo con los documentos sin saldar.
- El flujo es exportable a Excel.
El sistema ofrece las siguientes opciones de filtro para la emisión del flujo:
FILTROS: el sistema permite filtrar el informe por centro de negocio, clasificador 1 y 2, siempre y cuando las cuentas contables tengan éstos análisis.
RANGO DE DOCUMENTOS: permite definir la emisión para un tipo de documento en particular.
FECHA: permite determinar los rangos de fecha de las cuales se extraerá la información.
AGRUPACIÓN: permite ver los datos según día, semana, quincena, mes o año.
SALDO INICIAL: Permite ingresar un valor inicial para sumar a la proyección que se visualizará en el flujo.
Pagos nómina
Informe pagos pendientes
Tesorería > Pagos nómina > Informes de pagos pendientes
Sueldos por Pagar
El informe Sueldos por Pagar tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleados. Además entrega información en línea de los compromisos otorgados con los empleados, en un rango de fecha determinado.El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión del informe:
- FICHAS: permite definir el informe para todas las fichas o para algunas en particular.
- RANGO DE CUENTAS: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas contables.
- RANGO DE DOCUMENTOS: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular, para ver el detalle de esa información.
- FECHA DE VENCIMIENTO: permite definir 3 tipos de emisiones para las fechas de vencimiento del informe:
- Rango: permite ubicar documentos cuya fecha de vencimiento se encuentre entre el rango de fechas señalado (Desde - Hasta).
- Documentos x Vencer: permite mostrar los documentos que se encuentran por vencer a partir de la fecha indicada por el usuario como Desde.}
- Documentos Vencidos: permite mostrar los documentos que se encuentran vencidos hasta una fecha indicada por el usuario como Hasta.
- NIVEL DE DETALLE: permite definir la presentación del informe y verificar si se mostrarán las cuentas sin movimiento.
- TIPO DE MONEDA: permite definir la moneda de emisión del informe, como Local o bien Extranjera, que corresponde a la moneda secundaria definida en la configuración de contabilidad.
- ORDENAMIENTO: permite definir el ordenamiento del informe, según el nombre del empleado o según el código del empleado.Además existen opciones anexas a la emisión del informe como que información mostrar de acuerdo a lo siguiente:
Tipo de Documento y número de documento.
Fecha de vencimiento, tipo de documento y número de documento.
Análisis por Empleado
El informe Análisis por Empleado tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleado, respecto de los movimientos de la cuenta corriente de cada empleado con la información de las liquidaciones de sueldo, identificando la operación con el número de documento, fecha del documento, etc. Este informe puede a su vez ser comparado con el Balance General, ya que tiene toda la información de la cuenta corriente del empleado.
El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión del informe:
- FICHAS: Permite definir el informe para todas las fichas o para algunas en particular.
- ORDENAMIENTO: permite definir el ordenamiento del informe, las opciones son por nombre o código de empleado.
- RANGO DE CUENTAS: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas contables. Por ejemplo: Sueldo por Pagar.
- CENTRO DE NEGOCIO: permite agregar a la emisión del informe el filtro por centro de negocio.
- CLASIFICADORES: permite agregar a la emisión el filtro de clasificador, los cuales pueden ser hasta dos siempre y cuando la cuenta contable posea ese análisis.
- RANGO DE DOCUMENTOS: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular, para ver el detalle de esa información.
- FECHA: esta es la fecha de control del informe, a la cual se realizará el corte en la información que se emitirá en el informe. Además es posible definir si se mostrarán los documentos sin saldar o bien todos los documentos.
- NIVEL DE PRESENTACIÓN: permite definir la presentación del informe, la cual puede ser resumida, resumida extendida o detallada. Y es posible definir si se muestra la fecha de vencimiento del documento.
Estado Empleado
El informe Estado Empleado tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleado. Este reporte permite visualizar las contabilizaciones y sus respectivos pagos por concepto de remuneraciones.
El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión del informe:
ESTADO DE EMPLEADOS: permite definir la emisión del informe, las opciones son: para un empleado en particular, una selección de empleados o bien para todos.
ORDENAMIENTO: permite determinar el orden de emisión, este puede ser: por código o por nombre de empleado.
DOCUMENTOS Y RANGO: permite definir la emisión del informe si será para todos los tipos de documentos que existen o bien para uno en particular.
NIVEL DE DETALLE: permite definir la presentación del informe, las opciones son: resumida o detallada, con los datos de cada empleado y cada documento que tiene asociado el empleado.
Pago con cheque
Tesorería > Pagos nómina > Pago con cheque
Esta funcionalidad permite emitir la impresión de la liquidación de sueldo con el formato del cheque al pie de la página.
Las opciones que el sistema ofrece para esta funcionalidad son
Documentos a Imprimir: determina el tipo de documento a imprimir, es necesario seleccionar el formato previamente configurado.
Información del Banco: permite identificar el banco y la cuenta corriente que se utilizarán.
Periodo de liquidación: permite indicar el período de la liquidación a imprimir.
Información cheque: permite indicar los datos del cheque que se imprimirá en el formato.
Selección: permite identificar en la impresión a una ficha o bien a más de una.
Pago electrónico
Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes
Configuración pagos electrónicos
Para utilizar el ciclo de pagos electrónicos es necesario que al momento de crear la cuenta corriente se marque la opción: Se utiliza para pago electrónico de proveedor.
Compras > Orden de compras > Proveedores
Y en la ficha del proveedor se debe completar la información del banco tal como lo muestra la imagen.
Tesorería > Pagos electrónicos > Pagos pendientes
Pagos Pendientes
Esta funcionalidad corresponde a un listado agrupado por proveedor, el cuál recupera todas las facturas de compras que están en contabilidad pendientes de pago, y las notas de crédito por separado como un documento más e indica el saldo en dinero de cada una de las facturas. El usuario podrá seleccionar las facturas que desea pagar dentro del listado, y contabilizarlas.
Luego de seleccionar los documentos de la lista de pagos pendientes es necesario presionar el botón "Generar pago selección", al hacer esto el sistema muestra un mensaje informando que se ha generado el pago. Éste puede ser visualizado en la lista Generación Pago Electrónico.
Tesorería > Pagos electrónicos > Generación pago electrónico
Generación del pago electrónico
Esta funcionalidad ofrece las siguientes opciones:
- Aprobar pago : permite generar el archivo de texto al banco asociado, y al mismo tiempo genera la contabilización por el pago.
- Anular pago : permite anular el pago asociado. El registro quedará en color rojo.
Al aprobar el pago, el sistema muestra una ventana emergente que solicita los datos del banco, es necesario seleccionarla, ya que puede haber más de una cuenta corriente o banco asignado. Los bancos y cuentas corrientes a seleccionar serán sólo los que tienen habilitado el pago electrónico.
Luego de haber completado la información del banco, presionar el botón "Grabar", al hacer esto el sistema generará el comprobante contable asociado al pago de las facturas, por lo tanto con ese asiento la factura desaparece del listado de pagos pendientes.
El sistema desplegará el mensaje que la centralización ha sido generada con éxito, informando los datos del comprobante, y del proceso de pago electrónico generado.
Por Ejemplo: Comprobante contable Egreso #1001 generado con éxito.
Proceso de pago electrónico #200 generado con éxito.
Tesorería > Pagos electrónicos > Pagos electrónicos aprobados
Pagos electrónicos aprobados
Esta funcionalidad permite visualizar los pagos electrónicos realizados y aprobados por el usuario. Además es posible visualizar el detalle del pago y regenerar el archivo asociado.
En caso que el cliente quiera reversar dicho pago electrónico podría realizarse, primero debe eliminar el comprobante desde contabilidad, luego seleccionar el registro y presionar el botón "Reversar" .
Esto cambiará de estado, el pago electrónico y lo enviará al listado de Generación de Pago Electrónico, en donde puede ser anulado.
Generación comprobante contable
Tesorería > Pagos nómina > Comprobante contable pago de sueldos
Esta funcionalidad permite generar el comprobante con el pago de las remuneraciones de los empleados, que fueron incluidos en la emisión del archivo de pago electrónico de sueldos realizado anteriormente.
Para generar el comprobante contable, hay que tener en consideración los siguientes puntos:
PERÍODO: permite definir el período, en el cual se genera el comprobante contable.
COMPROBANTE CONTABLE: permite definir la fecha, el tipo de comprobante y el número que tendrá la transacción.
TIPO DE PAGO: permite definir el tipo de pago a los empleados por pago con cheque o con pago electrónico. Además genera el comprobante de pago.
EMPLEADOS: permite definir mostrar a todos los empleados o no.
Informe de pagos electrónicos
Tesorería > Pagos nómina > Informe de pagos electrónicos
Esta funcionalidad muestra a modo de resumen, el informe de los datos que han sido enviados vía pago electrónico. Estos son, entre otros, los datos generales del empleado.
Para la emisión del informe es necesario completar los siguientes campos:
PERÍODO: permite indicar el mes y el año en que se emitirá el informe.
INFORMACIÓN BANCO: permite determinar la información del banco y la cuenta corriente del cual se genero el archivo de pago electrónico para mostrar el informe.
SELECCIÓN: permite definir la visualización del informe; para todos los empleados o bien para alguno en particular.
Pago electrónico de sueldos
Tesorería > Pagos Nómina > Pago electrónico
Esta funcionalidad permite generar de forma automática el archivo para el pago de los sueldos. Para efectuar este proceso es necesario haber calculado las remuneraciones y haber centralizado en la contabilidad dicha operación.
Donde:
TIPO DE ENVÍO: permite definir el tipo de envío que se realizará: sueldos, gratificaciones, o anticipos.
PERÍODO: permite definir el período en que se emitirá la información.
FECHA DE PAGO: permite definir la fecha de pago con la cual se generará el archivo.
SELECCIÓN: permite generar el archivo para todos los empleados o para algunos en particular.
PREPARAR ENVÍO: permite generar una vista previa de la lista de los empleados con su respectivo valor a pagar.
GENERAR ARCHIVO: esta opción permite generar el archivo de forma inmediata sin previa revisión.
ARCHIVOS HISTÓRICOS: esta opción permite ver en pantalla el histórico de los archivos que se han generado en el sistema.
Conexión Bci Pyme - ERP Defontana
Configuración
Crear un Banco Bci (si es que no está creado), este debe estar asociado al código de la superintendencia 16.
Crear una cuenta corriente asociada al Banco Bci y activarla para el Pago Electrónico de Nómina.
Crear convenio de Pago electrónico en Configuración > Nómina > Pago Electrónico > Convenios. Activar convenio para pago de remuneraciones y pago mediante Bci Pyme.
En Formato de Archivo se debe seleccionar Bci Pyme
Ahora se podrá utiizar la opción Pagar con BCI, en los Pagos Electrónicos de Nómina.
Consideraciones
- Es necesario que la empresa del cliente se contacte con el Banco para que este configure el formato que tiene Defontana. Ver Formato de Pago Electrónico de Sueldo Banco Bci.
- Si la empresa no pagaba sueldos con Bci es necesario que actualice la Información Bancaria en las Fichas de cada empleado, con los datos específicos del formato de pagos del Bci.
Se debe tener en cuenta las siguientes validaciones:
- N° Cuenta Corriente no debe poseer guión (-) ni punto (.), sólo números
- Oficina de Pago y Forma de Pago, deberán ser actualizados con la información de Bci
- En caso de ser pago de Cuenta Vista a Otros Bancos se debe seleccionar OTC (Cuenta Corriente Otro Banco)
- Bci permite pago electrónico a personas que no tienen Banco, pudiendo retirar los pagos en oficinas Servipag mostrando el carnet. En este caso se deben ingresar los siguientes datos en el empleado:
- Banco: 16 (Banco Crédito e Inversiones)
- N° Cuenta Corriente: 0
- Oficina de Pago: 999 (Otra / Servipag)
- Forma de Pago: EFE (Efectivo)
- Tipo de Movimiento: Orden de Pago
Pagos honorarios
Informe de honorarios por pagar
Tesorería > Pagos honorarios > Informe de honorarios por pagar
Honorarios por Pagar
El informe Honorarios por Pagar tiene como objetivo, en un rango de fechas determinado, mostrar la información de las fichas definidas como persona.
El informe ofrece las siguientes opciones de emisión:
FICHAS: permite definir si el informe desplegará todas las fichas o sólo algunas en particular.
RANGO DE DOCUMENTOS: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular.
FECHA DE VENCIMIENTO: permite definir 3 tipos de emisiones para las fechas de vencimiento del informe:
- Rango: permite ubicar documentos cuya fecha de vencimiento se encuentre entre el rango de fechas señalado (Desde - Hasta).
- Documentos por Vencer: permite mostrar los documentos que se encuentran por vencer a partir de la fecha indicada por el usuario como Desde.
- Documentos Vencidos: permite mostrar los documentos que se encuentran vencidos hasta una fecha indicada por el usuario como Hasta.
NIVEL DE DETALLE: permite definir la presentación del informe, las opciones son resumido o detallado.
TIPO DE MONEDA: permite definir la moneda de emisión del informe, Local o bien Extranjera, que corresponde a la moneda secundaria definida en la configuración de contabilidad.
ORDENAMIENTO: permite definir el ordenamiento del informe, según el nombre del empleado o según el código del empleado.
Además existen opciones anexas a la emisión del informe como que información mostrar de acuerdo a lo siguiente:
- Tipo de Documento y numero de documento.
- Fecha de vencimiento, tipo de documento y numero de documento.
Análisis por Persona
El informe Análisis por Persona tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como persona, respecto de los movimientos de la cuenta corriente de cada persona con la información de los documentos, identificando la operación con el número de documento, fecha del documento, etc. Este informe puede a su vez ser comparado con el Balance General, ya que tiene toda la información de la cuenta corriente de la persona. En otras palabras, el informe Análisis por Persona tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como persona hasta una fecha determinada.
Como opciones de emisión del informe se encuentran las siguientes:
FICHAS: Permite definir si se visualizará el informe para todas las fichas o para algunas en particular.
ORDENAMIENTO: permite definir el orden de los datos del informe, éste puede por nombre o código de persona.
RANGO DE CUENTAS: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas contables.
CENTRO DE NEGOCIO: permite agregar a la emisión del informe el filtro por centro de negocio.
CLASIFICADORES: permite agregar a la emisión el filtro de clasificador, los cuales pueden ser hasta dos.
RANGO DE DOCUMENTOS: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular, para ver el detalle de esa información.
FECHA: esta es la fecha de control del informe, y esta la fecha a la cual se realizará el corte en la información que se emitirá en el informe. Además es posible definir si se mostrarán los documentos sin saldar o bien todos los documentos.
NIVEL DE PRESENTACIÓN: permite definir la presentación del informe, la cual puede ser resumida, resumida extendida o detallada. Y es posible definir si se muestra la fecha de vencimiento del documento.
Estado Persona
El informe Estado de persona tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleado. Este informe además permite visualizar las contabilizaciones por concepto de honorarios y sus respectivos pagos.
Como opciones de filtro se encuentran las siguientes:
ESTADO DE EMPLEADOS: permite definir la emisión del informe, las opciones son: para una persona en particular, una selección de personas o bien para todos.
ORDENAMIENTO: permite determinar el orden de los datos del informe, las opciones son: por código o por nombre de persona.
DOCUMENTOS Y RANGO: permite definir en la emisión del informe si será para todos los tipos de documentos que existen o bien para uno en particular.
NIVEL DE DETALLE: permite definir la presentación del informe, para ver si será resumida o detallada, con los datos de cada empleado y cada documento que tiene asociado el empleado.
Emisión cheques
Preparar pagos
Tesorería > Emisión cheque > Preparar pagos
Esta funcionalidad es el primer proceso en el registro de los pagos de compromisos y consiste en completar la información del egreso de manera tal, que el comprobante contable se realice automáticamente en el sistema al momento de grabar la transacción. A continuación veremos los conceptos que se necesitan para su registro:
INFORMACIÓN CONTABLE: permite registrar lo que respecta al tipo de comprobante contable que se utilizará, la glosa y la fecha del comprobante.
DOCUMENTO CANCELACIÓN: permite indicar el documento con que se cancelará el compromiso de pago.
CUENTA POR PAGAR: permite elegir la cuenta corriente que se utilizará para el pago del compromiso, aquí aparecerá el saldo actual de la cuenta corriente y el sobregiro que se pactó al momento de configurar la cuenta corriente (Consultar Bancos y Cuentas Corrientes).
COMPROMISO PAGO: permite seleccionar el compromiso con el que se va a cancelar, e ingresar la cuenta contable del compromiso, la ficha que se desea cancelar y el documento. Luego es necesario asignar el monto, que puede ser menor al valor del documento o bien igual al valor del documento, en ningún caso es posible cancelar un valor más alto al del documento.
La emisión del cheque puede ser por ficha o bien por documento, lo que significa que si se elije la opción por ficha, el sistema automáticamente generará un egreso por cada una de las fichas que se hayan insertado anteriormente y en caso de ser por documento, el sistema realizará un egreso por cada uno de los documentos que se insertaron anteriormente.
EMISIÓN DE PAGO: el sistema permite elegir entre la opción de Automático que significa que el egreso y el cheque serán impresos por el sistema, o seleccionar Manual que significa que el egreso y el cheque no serán impresos por el sistema.
TIPO CHEQUE: permite seleccionar el tipo de cheque que se está realizando, vale decir, seleccionar si es al portador, a la orden, nominativo, etcétera.
Cheques por emitir
Tesorería > Emisión cheque > Cheque por emitir
Esta funcionalidad muestra todos los egresos que han sido realizados con la opción Emisión de Pago Automático, por lo cual son documentos que serán impresos del sistema.
La funcionalidad dispone de una sección de búsqueda que permite identificar los documentos que serán impresos según el tipo de ficha asociado, o bien según el código de la ficha. Además cuenta con filtros por Banco y por tipo de comprobante.
En la sección Impresión, aparece la fecha de impresión del cheque, ésta puede ser elegida al momento de imprimir el documento, esta fecha sólo es para la impresión del cheque. La fecha del comprobante contable será la utilizada al momento de registrar la operación.
Como opciones de la lista se encuentran las siguientes:
- Anular: permite seleccionar uno de los egresos que se encuentran registrados y anular la transacción para volver a efectuar el pago del compromiso.
- Eliminar: permite seleccionar uno de los egresos que se encuentran registrados y eliminar del sistema el pago del compromiso que se registró en el sistema.
- Imprimir: permite seleccionar uno de los egresos que han sido registrados en el sistema y proceder a la impresión del cheque, de esta forma el egreso pasará de los documentos por emitir a los documentos por aprobar.
Cheques por aprobar
Tesorería > Emisión cheque > Cheques por aprobar
Esta funcionalidad muestra todos los cheques que fueron realizados mediante la funcionalidad de Emisión de Cheques y que pueden haber sido impresos o no por el sistema.
Los comprobantes que aparecen en esta lista pueden ser aprobados. La aprobación faculta al movimiento para que participe del proceso de conciliación, es decir, todos los movimientos que son aprobados en esta lista podrán participar del proceso de conciliación bancaria.
La funcionalidad proporciona una sección de búsqueda que permite identificar los documentos que están impresos según el tipo de ficha asociado, o bien según el código de la ficha. Además cuenta con filtros por Banco y por tipo de comprobante.
La funcionalidad muestra: el RUT y la razón social de la ficha, el comprobante contable, la fecha y el monto del cheque, además aparece visible el número del cheque que fue impreso.
El sistema ofrece las siguientes opciones:
- Aprobar: permite seleccionar los documentos que serán aprobados para el proceso de conciliación.
- Anular: permite seleccionar los movimientos que serán anulados para que no interfieran en los procesos asociados.
- Eliminar: Permite eliminar los movimientos que se han seleccionado.
- Prepara reimpresión: esta opción permite re-imprimir un cheque en caso que este haya sido impreso con problemas, para lo cual es necesario cambiar el número del cheque que aparece en la lista y presionar el botón "Prepara reimpresión", con esto el cheque volverá a la lista de cheques por emitir para que nuevamente sea impreso.
Pagos electrónicos
Pagos electrónicos
Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes
Configuración pagos electrónicos
Para utilizar el ciclo de pagos electrónicos es necesario que al momento de crear la cuenta corriente se marque la opción: Se utiliza para pago electrónico de proveedor.
Compras > Orden de compras > Proveedores
Y en la ficha del proveedor se debe completar la información del banco tal como lo muestra la imagen.
Tesorería > Pagos electrónicos > Pagos pendientes
Pagos Pendientes
Esta funcionalidad corresponde a un listado agrupado por proveedor, el cuál recupera todas las facturas de compras que están en contabilidad pendientes de pago, y las notas de crédito por separado como un documento más e indica el saldo en dinero de cada una de las facturas. El usuario podrá seleccionar las facturas que desea pagar dentro del listado, y contabilizarlas.
Luego de seleccionar los documentos de la lista de pagos pendientes es necesario presionar el botón "Generar pago selección", al hacer esto el sistema muestra un mensaje informando que se ha generado el pago. Éste puede ser visualizado en la lista Generación Pago Electrónico.
Tesorería > Pagos electrónicos > Generación pago electrónico
Generación del pago electrónico
Esta funcionalidad ofrece las siguientes opciones:
- Aprobar pago : permite generar el archivo de texto al banco asociado, y al mismo tiempo genera la contabilización por el pago.
- Anular pago : permite anular el pago asociado. El registro quedará en color rojo.
Al aprobar el pago, el sistema muestra una ventana emergente que solicita los datos del banco, es necesario seleccionarla, ya que puede haber más de una cuenta corriente o banco asignado. Los bancos y cuentas corrientes a seleccionar serán sólo los que tienen habilitado el pago electrónico.
Luego de haber completado la información del banco, presionar el botón "Grabar", al hacer esto el sistema generará el comprobante contable asociado al pago de las facturas, por lo tanto con ese asiento la factura desaparece del listado de pagos pendientes.
El sistema desplegará el mensaje que la centralización ha sido generada con éxito, informando los datos del comprobante, y del proceso de pago electrónico generado.
Por Ejemplo: Comprobante contable Egreso #1001 generado con éxito.
Proceso de pago electrónico #200 generado con éxito.
Tesorería > Pagos electrónicos > Pagos electrónicos aprobados
Pagos electrónicos aprobados
Esta funcionalidad permite visualizar los pagos electrónicos realizados y aprobados por el usuario. Además es posible visualizar el detalle del pago y regenerar el archivo asociado.
En caso que el cliente quiera reversar dicho pago electrónico podría realizarse, primero debe eliminar el comprobante desde contabilidad, luego seleccionar el registro y presionar el botón "Reversar" .
Esto cambiará de estado, el pago electrónico y lo enviará al listado de Generación de Pago Electrónico, en donde puede ser anulado.
Letras de cambio
Letras de cambio
Tesorería > Letras de cambio > Letras de cambio
El sistema ofrece las siguientes opciones:
- Aceptar: permite seleccionar la letra de cambio que ha sido generada y una vez que ha sido revisada proceder a realizar la aceptación de la letra que implica que la letra genera el comprobante contable en la contabilidad con el registro de la transacción.
- Imprimir: permite marcar la letras que se desea imprimir y proceder nuevamente al proceso de impresión de la letra de cambio, según el formato que fue definido en la configuración.
- Contraer / expandir: permite mostrar y ocultar de forma simultánea los datos que corresponden al cliente y a las distintas letras de cambio que existen con su respectivo detalle.
- Nuevo: permite crear nuevas letras de cambio y para lo cual es necesario continuar con los siguientes pasos:
Para la creación de nuevas letras de cambio es necesario completar los siguientes datos en el ingreso de las letras de cambio:
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTOS: Esta sección es en donde se deben informar los datos correspondientes a la letra de cambio, como la fecha de emisión, la fecha de la primera letras, el intervalo de tiempo entre las letras, el número de letras que serán y cual será la primera letra a generar.
CLIENTE: Esta información es lo que respecta al receptor de la letra de cambio, como el Rut del Cliente, el representante legal y la dirección.
FACTURAS ASOCIADAS: Aquí es en donde se asocian los documentos de venta que serán cancelados por las letras de cambio, es posible insertar más de un documento de ventas, pero sólo puede ser de un cliente en particular.
LETRAS A GENERAR: En esta sección es en donde se distribuye el monto de cada letra, según la cantidad de letras y según el monto de los documentos de venta asociados anteriormente. Los montos definidos para cada una de las letras puede ser modificado por el usuario al momento de registrar la letra de cambio, sin embargo la suma de los montos de las letras de cambio no puede superar el monto total de los documentos de venta asociados. Una vez completados todos los datos del ingreso de la letra de cambio es necesario presionar el botón Generar Letras para guardar los datos ingresados.
Informe letras de cambio
Tesorería > Letras de cambio > Informe de cobranza
En el libro de las letras de cambio es un informe estándar que muestra el registro de las letras de cambio que han sido generadas y aceptadas en el proceso de registro de letras de cambio. A continuación vemos la funcionalidad.
Para la emisión del informe se despliegan las siguientes opciones:
PERÍODO DEL LIBRO: Se debe seleccionar el periodo del libro para el cual se necesita la emisión, indicando el mes y el año de emisión.
IMPRIMIR SOBRE: Permite definir si la impresión de este libro legal será sobre papel normal o si será sobre papel pre-impreso que tiene el membrete ya impreso.
Cobranzas
Emisión carta de cobranzas
Tesorería > Cobranza > Cobranza
Carpeta Clientes
La lista de cobranza muestra todos los clientes creados en el sistema, sin embargo en la lista aparece asociado el cobrador asignado. Por defecto, el sistema no tiene cobrador asociad
Los cobradores son usuarios del sistema que tienen estos privilegios en su ficha.
El objetivo de asociar un cobrador a las fichas de clientes es que cada usuario cobrador tiene una cartera de clientes determinada. De esta forma, la cobranza es controlada según la cartera repartida. El usuario administrador del sistema es el único que puede ver a todos los clientes independiente del cobrador que tenga asociado. Además el usuario Administrador es el único en otorgar privilegios de cobrador a un usuario en particular.
Para el registro de las actividades es necesario presionar el botón "Editar" y registrar los datos que a continuación se muestran:
En la actual ficha del cliente, se agrego una nueva sección para asociar el Cobrador y otra sección para el registro de las actividades que se van realizando para la cobranza.
Fecha: Se define la fecha y hora de la actividad que se esta registrando.
Tipo: Se puede elegir entre llamada, e-mail, reunión, agenda, visita, aviso, envió carta y fax, la acción que mas se ajuste al control de cobranza que se esta registrando.
Descripción: Se puede ingresar información de acuerdo a la acción de cobranza realizada, como compromisos o nuevas acciones a seguir, etc.
Estado: Esta opción permite controlar el estado de las actividades de los cobradores, agregando la metodología de ingresar de forma anticipada las actividades que se deben realizar, de manera tal que una vez que fueron realizadas las actividades sólo se cambie el estado de la actividad. Los estados disponibles son Pendiente, Finalizada, En Proceso. Una vez completados los datos del registro se debe presionar el botón Insertar para agregar la actividad a la bitácora de actividades del cliente.
Documentos: La opción documentos de la ficha del cliente permite adjuntar archivos de cualquier tipo con el objetivo de ser archivos de utilidad posterior, de manera tal de adjuntar los archivos a la ficha y posteriormente rescatarlos en cualquier otro computador.
Imprimir Carta Cobranza: Esta opción permite imprimir la carta de cobranza que se ha configurado anteriormente con los documentos que el cliente tiene vencidos.
Carpeta Actividades
Cliente: permite filtrar la información por cliente o por razón social del cliente.
Actividades: permite filtrar la información por tipo de actividad, por fecha de actividad, según estado o bien por detalle.
Cobranza: permite definir mostrar la información de un cobrador o de todos los cobradores, además es posible definir si muestra sólo lo pendiente de cobranza o todas las actividades.
El sistema ofrece las siguientes opciones:
- Editar: permite seleccionar una de las actividades que han sido creadas y editar la información para ver los datos que fueron guardados.
- Imprimir: permite seleccionar una de las actividades registradas en el sistema e imprimir estos datos para tener el físico de las actividades registradas.
- Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente las actividades registradas para los clientes.
Informe cobranza
Tesorería > Cobranza > Informe de cobranza
El informe de cobranza permite comprobar toda la información respecto de la cobranza que se maneja en la empresa, ya sea las direcciones de los clientes y los montos de los documentos que se adeudan. Esto, con el fin de tener un control del cobro de estas cuentas corrientes. Este informe puede ser exportado a diferentes formatos (PDF, CSV y Excel).
Preparación del informe
- Fecha de Vencimiento: Permite definir la fecha de control de los movimientos que será contemplada en el informe.
- Cobrador: Permite definir un cobrador en particular o bien todos los cobradores registrados.
- Cliente: Permite definir un cliente en particular o bien todos los clientes registrados.
- Agrupamiento: Permite definir el criterio de agrupación para la información que se emite en el informe, ya sea por cobrador o por cliente.
- Nivel de Presentación: Permite definir el nivel de detalle de la información a incluir en el informe.
- Documento: Permite filtrar el informe por un tipo de documento en particular o bien para todos los documentos que existen.
Emisión del Informe
El informe posee una barra de herramientas, en esta podemos encontrar lo siguiente:
- Navegación: En la parte derecha de la barra de herramientas se encuentran las flechas de navegación, estas permiten avanzar o retroceder entre las hojas de los resultados generados.
- Exportación: En la parte central de la barra de herramientas se encuentran los formatos de exportación, estos pueden ser PDF, CSV y Excel. Una vez seleccionado se debe seleccionar la opción “Export”, como se muestra en la siguiente imagen:
- Impresión: El botón de impresión se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas, junto al botón de refrescar y vista previa.
Estructura de la información en la emisión del Informe
El informe se compone de una cabecera que indica si el nivel de presentación seleccionado, ya sea resumido o detallado, seguido de un encabezado, en este se encuentran las opciones seleccionadas en la preparación del informe. Lo anterior, se puede ver en la siguiente imagen.
Luego, más abajo podemos encontrar los encabezados del informe. La cantidad de columnas dependerá del tipo de informe, ya sea detallado o resumido. El detalle del informe estará divido en grupos, estos grupos van a depender del tipo de agrupación utilizado, ya sea por cobrador o cliente. Más abajo, dentro del detalle podemos encontrar los totalizadores del informe, en este se encuentra el subtotal por agrupación y, finalmente, el total del informe. Lo anterior se muestra en la siguiente imagen.
Finalmente, en la parte inferior del informe podemos encontrar la fecha de emisión y número de página.
Ingresos
Pagos pendientes
Tesorería > Ingresos > Pagos pendientes
Esta funcionalidad muestra todos los documentos de venta y otros que han sido generados por el sistema y que se encuentran pendientes de cobro y disponibles para realizar el registro de pago.
Como opciones de la lista se despliegan las siguientes:
- Nuevo: permite crear un nuevo pago de cliente.
- Contraer / Expandir: permite mostrar y ocultar simultáneamente los documentos pendiente de pago para cada uno de los clientes.
- Generar archivo AIEC: permite generar el archivo de cesión necesario para los clientes que usan factura electrónica y que necesitan trabajar con cesión de documentos a factoring. Este aplica sólo para los documentos que son electrónicos y que han sido emitidos por el sistema previamente.
- Registrar pago: permite crear un nuevo pago pendiente que se encuentra en la contabilidad, dicho registro de pago genera de forma automática un comprobante contable en la contabilidad y para el registro es necesario continuar con los siguientes pasos:
Al momento de realizar el registro del pago, el sistema muestra la interfaz para realizar el registro del cobro que se realizó al cliente, para lo cual, lo primero es verificar que los datos que vienen por defecto estén correctos, como son: la fecha, el tipo de comprobante y la glosa.
Para realizar el registro del pago es necesario asignar en Monto a Cancelar el valor que se está cobrando, para lo cual es posible, ingresar un valor menor o bien un valor igual, en ningún caso es posible ingresar un valor mayor al del documento que se esta cobrando. Luego de ingresar y verificar el monto del documento se debe asociar el Tipo de Ingreso que corresponde a la cuenta contable donde se registrará el cobro.
Para agregar más líneas al documento de ingreso, sólo es necesario presionar el botón Ingresar para ir agregando nuevos documentos, que deben ser del mismo cliente para poder registrar el cobro.
Para registrar el cobro de varias facturas a un mismo tipo de ingreso, es necesario seleccionar en el tipo de ingreso el mismo tipo y además asignar en el análisis del tipo de ingreso los mismos comentarios y análisis, ya que con esto el sistema agrupará los valores para realizar solo un ingreso a varios documentos.
Una vez completados todos los datos solo es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar la transacción realizada.
Pagos aprobados
Tesorería > Ingresos > Pagos aprobados
Esta funcionalidad muestra todos los cobros registrados en el sistema, los cuales pueden haber sido generados por contabilidad o bien por tesorería, para esto el sistema identificará los pagos con un Número de Pago, de manera tal de identificar rápidamente si el pago fue realizado por contabilidad o por tesorería.
La sección de búsqueda muestra las herramientas disponibles para la identificación de los documentos que han sido cancelados a través del sistema. Como opciones de búsqueda que existen en el sistema están el cliente, el tipo de documento, el número de documento. Además es posible buscar a través de los datos del comprobante contable de ingreso que se generó y con el número de pago que el sistema registró al momento de realizar el registro del cobro.
La lista de los pagos aprobados muestra todos los comprobantes contables de ingreso realizados en el sistema y que tienen relación con la cancelación de documentos de venta, para los cuales se podrá determinar su origen, es decir, si fueron realizados desde contabilidad o de tesorería.