Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes

En la aplicación de Bancos y Cuentas corrientes es la configuración de tesorería donde se crean los bancos con los cuales la empresa trabajara en el sistema y las cuentas corrientes que utilizarán en los movimientos de contabilidad. Al ingresar a la aplicación se desplegara la siguiente pantalla:

En la lista de los bancos y las cuentas corrientes, se despliegan todos los bancos que han sido creados en el sistema y dentro de cada carpeta de los bancos, se despliegan las cuentas corrientes
que están creadas por cada banco. Como opciones de la lista de bancos y cuentas corrientes existen las siguientes:

Editar: Permite seleccionar una de los bancos o cuentas corrientes existentes en el sistema, y ver en pantalla la configuración con la cual se creó el banco o la cuenta corriente.

Eliminar: Permite seleccionar una de los bancos o cuentas corrientes existentes en el sistema y eliminarla de la aplicación, siempre y cuando el banco y la cuenta corriente no tengan movimientos asociados.

Contraer /  Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las cuentas corrientes de cada uno de los bancos que están configurados en el sistema.

Nuevo: Permite crear nuevos bancos y cuentas corrientes, para lo cual es necesario completar los siguientes datos :

Creación del Banco

Para crear el banco es necesario completar los siguientes campos:

IDENTIFICACIÓN: Se debe asignar el código del Banco, el cual no puede tener espacios y además se debe agregar la descripción del Banco, que será el nombre que se verá en el sistema.

CONCILIACIÓN: Se deben asignar la cantidad de caracteres que tendrán los movimientos del banco para diferenciar la numeración entre los movimientos y además se debe asignar el código de la superintendencia de bancos e instituciones financieras, seleccionado el botón gris para el desglose de los códigos respectivos.

EMISIÓN DE CHEQUES: Se debe asociar el formato de cheque que se ha configurado, para la impresión de los egresos cuando se utilice este banco.

Creación Cuenta corriente

Para la creación de la cuenta corriente es necesario completar los siguientes datos:

IDENTIFICACIÓN: Se debe asignar el Banco al cual pertenecerá la cuenta corriente, el código de la cuenta corriente y el nombre o descripción de la cuenta corriente.

SUCURSAL: Es posible agregar en esta configuración datos que corresponden a la sucursal, como el nombre de la sucursal y la dirección, de manera de tener información necesario en la ficha de la cuenta corriente para poder consultarle con se necesite.

EJECUTIVO CTA. CTE.: También en esta configuración es posible completar datos del ejecutivo, de manera de contar con estos datos a modo de consulta dentro de la ficha de la cuenta corriente.

SOBREGIRO: Se debe asignar un sobregiro pactado para esta cuenta corriente, el cual permitirá girar dinero extra de la cuenta corriente, aun cuando ésta se encuentre con saldo cero.

PAGO ELECTRÓNICO: Se debe marcar esta opción cuando se desea utilizar esta cuenta corriente como cuenta para pago electrónico. Una vez completados todos los datos es necesario presionar el botón GRABAR para guardar los datos de la configuración.

Configuración > Tesorería > Tipos de movimiento

En la configuración de los tipos de movimiento se crean todos los posibles tipos de movimientos que se utilizarán en el proceso de la conciliación bancaria, los cuales serán utilizados en el ingreso de las cuentas bancarias y en el ingreso de los movimientos de contabilidad para el proceso de conciliación.

En la lista de los tipos de movimiento se ven en pantalla, ordenados por código los tipos de movimientos que existen. Como opciones de la lista de movimientos se encuentran las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar uno de los tipos de movimientos que han sido creados y ver en pantalla la configuración con la cual el movimiento fue grabado.
• Eliminar: Permite seleccionar uno de los tipos de movimiento que han sido creados en el sistema y poder eliminarlo de la aplicación, para lo cual, el tipo de movimiento no debe tener ninguna asociación en el proceso.
• Nuevo: Permite crear nuevos tipos de movimiento, para lo cual es necesario completar lo siguiente:

En la creación de un nuevo tipo de movimiento es necesario completar los datos que están en la ficha del tipo de movimiento de acuerdo a lo explicado a continuación:

IDENTIFICACIÓN: Se debe indicar el código del tipo de movimiento y además el nombre del tipo de movimiento, el cual aparece en la aplicación para la operación normal del usuario.

TIPO DE MOVIMIENTO: En esta opción se debe configurar que tipo de movimiento es el que estamos creando, considerando se será abono, deposito, cargo, cheque; para diferenciarlos en el proceso de conciliación.

CONCILIACIÓN: Es necesario configurar si este tipo de movimiento será un abono o un cargo a la cuenta corriente.

CÓDIGO INTERNO BANCO: En esta sección se realiza el pareo de los tipos de movimiento del sistema con los tipos de movimiento de los bancos, para la importación de las Cuentas bancarias, es decir en esta sección es en donde se define a que código de movimiento del sistema pertenece el código de la Cuentas del banco, para que el sistema realice la importación automática.

Una vez que se han completado todos los datos de la ficha del tipo de movimiento es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración.

Configuración > Tesorería > Flujo de caja

El Flujo de Caja Defontana está diseñado para proveer información relevante sobre las operaciones por cobrar y pagar que controla cada empresa, siempre en relación con la fecha actual, convirtiéndose en una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y organización del departamento de tesorería y en la configuración es en donde se crean estos flujos para la posterior emisión. Al ingresar a la aplicación aparecerá la siguiente pantalla:

En la configuración del flujo se completan los siguientes campos para la emisión:

INFORME: En esta sección se debe agregar el código del flujo de caja, el cual solo tiene utilidad interna en el sistema, es necesario agregar la descripción que será el nombre del informe y además crear el titulo del informe, que aparecerá en la impresión del informe.

CUENTA CONTABLE: En esta sección aparecen las cuentas contables que tiene asociadas el flujo y serán las que aparecerán en la emisión del informe.

CUENTAS SELECCIONADAS: En esta sección se deben elegir las cuentas contables que se desean insertar en el flujo, las cuales como requisito deben tener análisis por ficha y documento.

ANÁLISIS DOCUMENTO DE PAGO: Esta opción determina que emisión realizara el informe que se está configurando, de acuerdo a lo siguiente:

1.- Si está marcada la opción: El informe emitirá los datos de las cuentas contables y de las fechas que se seleccionaron, pero de los documentos que fueron pagados entre esas fechas.

2.- Si NO está marcada la opción: El informe emitirá los datos de las cuentas contables y de las fechas que se seleccionaron, pero de los documentos que se encuentran impagos entre esas fechas.

Una vez completados estos datos es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar la configuración realizada. Esta configuración es posible modificarla cuando se necesite, en lo que respecta a las cuentas contables del informe.

Configuración > Tesorería > Construcción de reportes

En la aplicación de construcción de reportes es en donde se definen los formatos de presentación de todos los informes de la aplicación de tesorería, además de definir los formatos de la impresión estándar. Al ingresar a la aplicación se despliega la siguiente pantalla:

Carpeta Definición de Formato

Al ingresar a la definición de formato por defecto aparecerá la configuración de actual de los informes, la cual a partir de ahí se podrá modificar, siempre para realizar algún cambio se debe seleccionar el informe y además presionar el botón TRAER, para continuar con el proceso de cambio del informe, seleccionando los siguientes datos:

 INFORME: Se debe seleccionar el informe al cual se le desean hacer cambios de formato.

LINEAS POR PÁGINA: Se define cuantas líneas por página se imprimirán al momento de emitir e imprimir el informe.

PROPIEDADES DEL CAMPO: En esta sección se permite cambiar los estilos con los cuales estará compuesto el informe, indicando parámetros como la letra, el tamaño, el color de fondo o el color de la letra, etc. Para el cambio sólo será necesario seleccionar en la sección CAMPO lo que se desea cambiar y luego elegir los nuevos parámetros en las PROPIEDADES DEL CAMPO.

CAMPO: Correspondes a las áreas del informe que son posibles de modificar para una nueva emisión e impresión. Luego de realizar todos los cambios a la presentación del informe, solo es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar los cambios realizados.

Carpeta Formato de Impresión Estándar

En la carpeta Formato de impresión estándar, se define el formato de la opción impresión estándar indicando solo ciertas variables, ya que este formato no es modificable como el de los otros informes.

Para la configuración de la impresión estándar se deben completar los siguientes campos:

INFORME: Se selecciona el informe que se va a configurar.

MÁRGENES: Se indican cual será el margen superior de pre-impresión y el margen inferior, expresado en líneas con un máximo de 7.

FORMATO: Se indica si la separación entre las secciones será con subrayado o con una línea adicional.

FUENTE: En este campo se define si la letra del informe será en mayúscula o no. Luego en la sección Vista Previa, se mostrara como se vera el informe después de seleccionadas todas las opciones de un principio.

Finalmente se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos.

Configuración > Tesorería > Comprobante contable

En la configuración del comprobante contable (ingreso), es en donde se configura el comprobante que se utilizara para realizar los ingresos a la contabilidad desde el modulo de tesorería. Esta configuración se realiza con las cuentas contables y los tipos de ingreso que son los que el usuario ve al momento de realizar la operación. Para esto es necesario completar los datos como muestra la siguiente imagen:

Para la configuración del comprobante contable se deben completar los siguientes datos:

INFORMACIÓN COMPROBANTE: En esta sección se debe asociar cual será el comprobante contable por defecto que el sistema realizara al momento de registrar un pago de un cliente, y además es posible marcar una opción para determinar si la glosa será automática o bien será ingresada al momento de hacer el registro del ingreso.

TIPO DE INGRESO: En esta sección se configuran los distintos tipos de ingreso que existirán y sus respectivas cuenta contables, para lo cual es necesario seguir los siguientes pasos:

1.- Asignar en el espacio CÓDIGO el código del tipo de ingreso, el cual no debe tener espacios y es de tipo interno en el sistema.
2.- Ingresar la descripción del tipo de ingreso, que será el nombre que el usuario verá al momento de realizar la operación del registro del ingreso.
3.- Asignar a cuenta contable y presionar el botón "Insertar", si la operación fue exitosa deberá aparecer en el recuadro blanco de más arriba el tipo de ingreso que se acaba de insertar.

Una vez completados los datos se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración recientemente realizada.

Configuración > Tesorería > Definición formato de impresión

En esta aplicación se definen los formatos de impresión de los cheques y de las letras de cambio, los cuales serán utilizados para el proceso de pagos en emisión de cheques y para el proceso de emisión de letras de cambio. Al ingresar a la aplicación se desplegará la siguiente pantalla:

Definición de formato de cheque

En la definición del formato de cheque, se pueden configurar distintos formatos de impresión, sin embargo es solo uno el que es posible de asociar al banco para la impresión. La aplicación permite crear formatos solo con el cheque o bien crear formatos con el comprobante contable al inicio de la página y el formato del cheque al final.

Para la configuración es necesario conocer lo siguiente:

ZONAS: Permite definir en qué zona de las existentes, general o detalle, se insertarán los campos, para un mayor orden se han definido los campos según las zonas, es decir, los campos están separados según la zona.

CAMPOS: Se define qué campo específicamente se desea insertar en el formato, para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción OCULTO.

TAMAÑO CHEQUE: Se debe indicar cuál es el tamaño del cheque para el área de impresión del formato del cheque y el comprobante contable.

En la configuración del formato de la letra de cambio, se utiliza la misma metodología que en todas las configuraciones de formato y para lo cual es posible definir un formato para cada una de las tipos de letras de cambio que se han creado en el sistema.

Para la configuración del formato de impresión de la letra de cambio es necesario conocer lo siguiente:

IDENTIFICACIÓN: Se definen los datos generales de la letra de cambio, indicando datos como el alto del documento para la impresión.

VISTA PREVIA: Esta sección muestra los campos asignados y las posiciones en las cuales se encuentran configurados.

CAMPOS: Se define qué campo específicamente se desea insertar en el formato, para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción OCULTO.

CONFIGURACIÓN DETALLE: En esta sección se indican detalles adicionales a la impresión de la letra, como el nombre que se le dará al tipo de documento en la impresión, si se desplegará el monto de la letra, si será horizontal, etc.

Configuración > Tesorería > Tipos cuenta banco

En esta configuración se parametrizan los tipos Ruc banco, las cuales tienen como objetivo desplegar el tipo de banco que se asocia en el informe de Conciliación Bancaria, el cual es uno de los informes disponibles de emitir posterior a la conciliación bancaria. Al ingresar a la aplicación se despliega la siguiente pantalla:

Para la configuración se deben completar los siguientes datos:

TIPO DE CUENTA: Se debe asignar el nombre del tipo de cuenta, el cual aparecerá impreso en el informe de conciliación bancaria.

CUENTA: Se debe asignar la cuenta contable asociada a este nombre para el informe de conciliación bancaria y presionar el botón "INSERTAR". Si la operación fue realizada con éxito deberá aparecer en el recuadro de más abajo la respectiva tipo de cuenta y su número de cuenta contable.

Luego de ingresar todos los datos se debe presionar el botón "GRABAR" para guardar la configuración realizada.

Configuración > Tesorería > Carta de cobranza

En la aplicación de carta de cobranza se define la configuración del documento carta de cobranza que se podrá imprimir para los clientes, con el objetivo de informar a los clientes del estado de sus
documentos, para lo cual se carga un modelo estándar de carta de cobranza para que posteriormente el usuario modifique el formato. Al ingresar a la aplicación se vera la siguiente pantalla:

Identificación:

IDENTIFICACIÓN: En la aplicación de identificación se define los datos generales de documento que se está configurando, como lo son el alto del documento, el alto de la zona de detalle y la primera fila del detalle.

VISTA PREVIA: En esta zona se despliegan los campos que se han configurado en el formato, Indicando una posición relativa de acuerdo a la fila y la columna que se seleccionó en la sección de
más abajo, en esta sección de vista previa se verán los cambios realizados al formato.

CAMPOS: En la sección de campos es en donde se eligen los campos que se insertarán en el documento, donde es posible elegir campos de Encabezado, Detalle o Totales; además de campos de texto que son campos donde es posible escribir algún texto en particular. Para que los campos aparezcan en el formato de la carta de cobranza es necesario lo siguiente:

1.- Seleccionar el campo.
2.- Indicar las filas y las columnas donde se desea insertar, con su respectivo ancho.
3.- Desmarcar el botón OCULTO.

Importación RUCS

En la aplicación de importación Rucs es en donde se configura la utilización de esta aplicación, es decir, esta habilitación corresponde al primer paso para la configuración de la aplicación de importación Rucs, por lo tanto una vez marcada esta habilitación se podrá continuar con el proceso de configuración de la aplicación de importación Rucs.

Configurar letra de cambio

En la aplicación de configuración de letras de cambio, se deben crear el tipo de letra de cambio que se utilizará y la respectiva cuenta contable asociada, para la centralización de las operaciones de las letras de cambio.

Para la configuración se deben ingresar los siguientes campos:

- CÓDIGO: Se debe indicar el código del tipo de documento Letra de Cambio, éste será solo de uso interno en el sistema.

- NOMBRE: Se define el nombre del tipo de documento letra de cambio.

- CUENTA CONTABLE: Se debe asociar la cuenta contable que se utilizará para las operaciones de letra de cambio.

- IMPTO. MENSUAL: Se define el valor del impuesto mensual de las letras de cambio.

- IMPTO MÁXIMO: Automáticamente, a partir del impuesto mensual, se calcula el impuesto máximo

.
- TIPO COMPROBANTE: Automáticamente, a partir del código del tipo de documento se crea el tipo de comprobante que estará asociado al proceso de las letras de cambio.

Tesorería > Conciliación

La aplicación de conciliación permite el ingreso de las Cuentas bancarias, además del proceso mismo de conciliación Ruc. Este proceso cuenta con distintas aplicaciones con el fin de controlar los distintos procesos de la conciliación con distintos perfiles de usuarios, a continuación veremos los distintos procesos de la conciliación:

Cuentas vigente

Tesorería > Conciliación > Cartola Vigente

En la aplicación Ruc vigentes se despliegan todas las cuentas que han sido creadas en el sistema, las cuales, aparecen ordenadas por cada uno de los bancos y su respectiva cuenta corriente. Como opciones de la lista de las cuentas vigentes se despliegan las siguientes:

Editar: Permite seleccionar una cuenta que se encuentre vigente y poder ver en pantalla la Información que la Cuentas tiene grabada hasta este momento, mostrando desde los datos generales de la Cuentas, hasta los movimientos. La edición de la Cuentas contempla el proceso de continuar completando dicha Cuentas cuando sea editada.

Eliminar: Permite seleccionar una de las Cuentas que han sido grabadas y eliminarla del sistema, siempre y cuando la Cuentas no tenga movimientos conciliados con la contabilidad.

Cerrar cuentas: Permite seleccionar una Cuentas que se encuentre en estado CONCILIADA, para cambiar de lista la Cuentas y no permitir la modificación de los datos que han sido agregados a la Cuentas que ya se encuentra conciliada.

Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las Cuentas y las respectivas Cuentas corrientes creadas en el sistema.

Nuevo: Permite crear nuevas cuentas bancarias, las cuales pueden ser ingresadas manualmente. Para lo anterior se explica a continuación:

Para el ingreso de las cuentas bancarias al sistema se deben completar los datos de las siguientes
Secciones del ingreso:

ENCABEZADO: En esta sección se deben ingresar todos los datos generales del ingreso de las
cuentas al sistema, como por ejemplo el número de cuenta, el banco, la cuenta corriente, el periodo, la fecha inicial y final, los montos de los cargos, abonos y saldo inicial y final son calculados por el sistema automáticamente.

DETALLE DE MOVIMIENTO: En esta sección es en donde se ingresan los valores de la cuenta, donde su ingreso puede ser a través de importación o bien por digitación de los valores.
Para el ingreso de la cuenta a través de importación es necesario utilizar las siguientes opciones:

Es necesario presionar el botón IMPORTAR, para realizar la búsqueda del archivo que se desea Importar, el cual una vez encontrada será procesado y los movimientos aparecerán en el recuadro
Blanco que se presenta a continuación del botón importar. Estos movimientos no son posibles de Modificar. Para la forma manual del ingreso de las cuentas bancarias es necesario utilizar lo
siguiente:

Aquí se debe ingresar la fecha del movimiento, el tipo de movimiento y el monto de movimiento, los cuáles deben ser ingresados con la misma nomenclatura ingresada en el comprobante contable
Creado para no tener dificultades en el proceso de conciliación. Para cada movimiento es necesario completar los campos y se presiona el botón "INSERTAR".

Una vez completados todos los datos del ingreso de la cuenta bancaria es necesario presionar el Botón "GRABAR" para guardar los datos de la cuenta creada.

Conciliación

Tesorería > Conciliación > Conciliar

En el proceso de conciliación es en donde se realiza el pareo de los movimientos que se han Ingresado en la contabilidad y en las cuentas. Al momento de conciliar automáticamente se
Considerarán el tipo de movimiento, el número de movimiento y el monto. Para el proceso es necesario completar los siguientes datos:

Como parte del proceso de conciliación se deben completar los datos de la carpeta Parámetros para dar los datos generales para el proceso de conciliación, donde se define el periodo que se desea conciliar, el número de la cuenta y el banco del cual vamos a realizar el proceso. Luego de completar estos datos es necesario pasar a la siguiente carpeta MOVIMIENTOS y se desplegará la siguiente pantalla:

En esta pantalla aparecerá la información disponible en el sistema para realizar el proceso de Conciliación, donde la información estará dividida en dos secciones:

MOVIMIENTO DE EMPRESA: En esta sección se despliega la información que el sistema tiene en la contabilidad, de acuerdo a los registros de los comprobantes contables. Aquí es posible filtrar por fecha los movimientos, que por defecto, vienen según los rangos de fecha de la cuenta, además de poder filtrar por tipo de movimiento y numero de movimiento.

MOVIMIENTO DE CUENTA: En esta sección se despliega la información que el sistema tiene en la cuenta bancaria que fue grabada y que fue seleccionada para la conciliación. Aquí por defecto se muestran todos los movimientos de la cuenta que se encuentran en estado NO CONCILIADO, es decir, solo se muestra lo que falta por conciliar.

Una vez que hayan aparecido los movimientos de la empresa y los movimientos de las cuentas solo es necesario presionar el botón "Conciliar Automático" para que se inicie el proceso de conciliación.

Desconciliar

Tesorería > Conciliación > Desconciliar

El proceso de desconciliar tiene como objetivo, desmarcar o liberar los movimientos que se encuentran conciliados con el fin de realizar alguna modificación a los movimientos para posteriormente volver a conciliar. La desconciliación es automática y es posible definir la desconciliacion de todos los movimientos o bien de uno en particular. Al ingresar a la aplicación se muestra la siguiente pantalla:

Para iniciar el proceso de desconciliación se deben seleccionar los parámetros que utilizaremos para desconciliar, donde se seleccionara el periodo y la cuenta que se desea conciliar, además es posible emitir solo la desconciliacion para un tipo de movimiento en particular o bien para todos. Una vez completados los datos de la carpeta Parámetros se debe pasar a la carpeta Movimientos, donde se desplegará la siguiente pantalla:

En el proceso de des conciliación aparecerán los movimientos ordenados con los datos que han sido conciliados indicando desde el movimiento y el documento que se concilio, hasta la línea del
comprobante contable con la cual se concilio el movimiento. Una vez que se ven en pantalla los movimientos conciliados se debe presionar el botón "Desconciliar Automático" para concretar el
proceso de des conciliación.

Cuenta cerrada

Tesorería > Conciliación > Cartola Cerrada

En la aplicación de cuenta cerrada es en donde se despliegan todas las cuentas que han sido cerradas con el fin de controlar el ingreso de no más datos a estas cuentas, las cuentas cerradas son cuentas conciliadas y que se encuentran en esta lista para impedir que se ingresen más datos a las cuentas. Al ingresar a la aplicación se despliega la siguiente pantalla:

En la lista de las cuentas cerradas se despliegan las cuentas que se encuentran en este estado, ordenadas por el banco y la cuenta corriente a la que pertenecen. Como opciones de la lista de éste tipo Ruc están las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar la cuenta que se encuentra cerrada y ver en pantalla los datos con los cuales ha sido guardada la cuenta. La edición de la cuenta solo contempla ver la información, no es posible modificar datos.
• Nuevo: Permite crear nuevas cuentas, sin embargo la cuenta quedará como cuenta vigente.
• Eliminar: En esta lista no es posible utilizar esta opción, la eliminación de las cuentas solo se puede realizar en la aplicación Ruc vigentes.
• Abrir cuenta: Permite seleccionar una de las cuentas que se encuentren cerradas y abrir la cuenta, lo cual hará que la cuenta pasará a la lista Ruc vigentes.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las cuentas y las respectivas cuentas corrientes creadas en el sistema.

Tesorería > Conciliación > Informes 

Los informes de la aplicación de conciliación corresponden a informes que tienen por objetivo mostrar el resultado obtenido después del proceso de conciliación, es decir, mostrar desde la perspectiva de la contabilidad y las cuentas bancarias el estado de los movimientos para tener una imagen global del estado de las cuentas corrientes de los bancos en la empresa. Los informes con los que cuenta la aplicación son:

1.- Informe cuentas
2.- Libro Banco
3.- Informe Conciliación Bancaria

Informe cartola

El informe Ruc muestra el estado de los movimientos de las distintas cartolas bancarias, del cual se pueden ver los movimientos que ya fueron conciliados o los que no han sido afectados por el proceso. Para la emisión se dispone de los siguientes filtros:

ESTADO DE MOVIMIENTOS: Permite filtrar los movimientos del informe, por los conciliados, los no conciliados o bien por todos.

PERÍODO: Permite definir el periodo del cual se desea ver la información o elegir una cuenta en particular para ver su estado.

TIPO DE MOVIMIENTOS: Permite filtrar por un tipo de movimiento en particular.

SELECCIÓN CUENTA: Permite buscar la emisión de los datos por la cuenta contable del banco o por la cuenta corriente.

ORDEN: Permite determinar que la emisión sea según el orden del número de documento.

Libro banco

El libro de banco muestra el estado de los movimientos de la contabilidad, es decir, de los comprobantes contables que están en la contabilidad, de los cuales se puede ver que movimientos que ya fueron conciliados y que movimientos aún no han sido afectados por el proceso de conciliación.

Para la emisión se dispone de los siguientes filtros:

ESTADO DE MOVIMIENTOS: Permite filtrar los movimientos del informe, por los conciliados, los no conciliados o bien por todos.

PERIODO: Permite definir el periodo del cual se desea ver la información indicando por día, mes y año.

TIPO DE MOVIMIENTOS: Permite filtrar por un tipo de movimiento en particular.

SELECCIÓN CUENTA: Permite buscar la emisión de los datos por la cuenta contable del banco o por la cuenta corriente.

DETALLES ADICIONALES: Permite agregar en la emisión del informe la opción de mostrar el comentario que se ha ingresado en el comprobante contable.

ORDENAMIENTO: Permite determinar que la emisión sea según el orden del número de documento.

Informe conciliación

El informe de conciliación tiene como objetivo mostrar la información resumen de la conciliación que se ha realizado, el cual puede ser por mes y tiene como principal característica mostrar los datos según los documentos a 30 días, movimientos caducados, etc. resumiendo la información de cada ítem.

Tiene como requisito que la conciliación se debe estar al día y la emisión del informe captura el resumen de los datos a la fecha de hoy, según las fechas de control elegidas en la emisión.
Como opciones de emisión del informe se encuentran las siguientes:

PERIODO: Se debe indicar el mes y el año del cual se emitirá la información.

DATOS GENERALES: Se informa la fecha de certificación del informe y los títulos, además de indicar de qué banco se desea hacer la certificación.

Tesorería > Flujo de caja > Flujo de caja 

El Flujo de Caja Defontana está diseñado para proveer información relevante sobre las operaciones por cobrar y pagar que controla cada empresa, siempre en relación con la fecha actual, convirtiéndose en una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y organización del departamento de tesorería.

POTENCIALIDAD DEL FLUJO:

- Las cuentas contables pueden ser utilizadas en la construcción y generación de más de un flujo.
- Es posible cambiar la fecha de vencimiento de los movimientos involucrados en el flujo, información que viene desde la imputación contable.
- La generación de Flujos de caja puede ser filtrada por tipo de documentos.
- Permite la generación del Flujo de Caja agrupado por:
- Día
- Semana
- Quincena
- Mes
- Año
-El Flujo de Caja puede ser generado y filtrado por Centro de Negocios, siempre y cuando las cuentas involucradas en el flujo tengan este análisis.
- El Flujo puede ser emitido con todos los documentos involucrados o sólo con los documentos sin saldar.
- El flujo es exportable a Excel.

Como opciones de filtro para la emisión del flujo tenemos las siguientes:

FILTROS: Es posible filtrar el informe por centro de negocio, clasificador 1 y 2, siempre y cuando las cuentas contables tengan éstos análisis.

RANGO DE DOCUMENTOS: Permite definir la emisión para un tipo de documento en particular.

FECHA: Permite determinar los rangos de fecha de las cuales se extraerá la información.

AGRUPACIÓN: Permite ver los datos según día, semana, etc.

SALDO INICIAL: Permite ingresar un valor inicial para sumar a la proyección que se verá en el flujo.

Sueldos por Pagar

El informe Sueldos por Pagar tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleados. Además entrega información en línea de los compromisos otorgados con los empleados, en un rango de fecha determinado.El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión del informe: 

• FICHAS: permite definir el informe para todas las fichas o para algunas en particular.
• RANGO RUC: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas contables.
• RANGO DE DOCUMENTOS: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular, para ver el detalle de esa información.
• FECHA DE VENCIMIENTO: permite definir 3 tipos de emisiones para las fechas de vencimiento del informe:
  • Rango: permite ubicar documentos cuya fecha de vencimiento se encuentre entre el rango de fechas señalado (Desde - Hasta).
  • Documentos x Vencer: permite mostrar los documentos que se encuentran por vencer a partir de la fecha indicada por el usuario como Desde.}
  • Documentos Vencidos: permite mostrar los documentos que se encuentran vencidos hasta una fecha indicada por el usuario como Hasta.
• NIVEL DE DETALLE: permite definir la presentación del informe y verificar si se mostrarán las cuentas sin movimiento.
• TIPO DE MONEDA: permite definir la moneda de emisión del informe, como Local o bien Extranjera, que corresponde a la moneda secundaria definida en la configuración de contabilidad.
• ORDENAMIENTO: permite definir el ordenamiento del informe, según el nombre del empleado o según el código del empleado.Además existen opciones anexas a la emisión del informe como que información mostrar de acuerdo a lo siguiente:

  • Tipo de Documento y número de documento.

  • Fecha de vencimiento, tipo de documento y número de documento.

Análisis por Empleado

El informe Análisis por Empleado tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleado, respecto de los movimientos de la cuenta corriente de cada empleado con la información de las liquidaciones de sueldo, identificando la operación con el número de documento, fecha del documento, etc. Este informe puede a su vez ser comparado con el Balance General, ya que tiene toda la información de la cuenta corriente del empleado.

El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión del informe:

• FICHAS: Permite definir el informe para todas las fichas o para algunas en particular.
• ORDENAMIENTO: permite definir el ordenamiento del informe, las opciones son por nombre o código de empleado.
• RANGO RUC: permite filtrar la información del informe por rango de cuentas contables. Por ejemplo:  Sueldo por Pagar.
• CENTRO DE NEGOCIO: permite agregar a la emisión del informe el filtro por centro de negocio.
• CLASIFICADORES: permite agregar a la emisión el filtro de clasificador, los cuales pueden ser hasta dos siempre y cuando la cuenta contable posea ese análisis.
• RANGO DE DOCUMENTOS: permite filtrar la emisión del informe por un tipo de documento en particular, para ver el detalle de esa información.
• FECHA: esta es la fecha de control del informe, a la cual se realizará el corte en la información que se emitirá en el informe. Además es posible definir si se mostrarán los documentos sin saldar o bien todos los documentos.
• NIVEL DE PRESENTACIÓN: permite definir la presentación del informe, la cual puede ser resumida, resumida extendida o detallada. Y es posible definir si se muestra la fecha de vencimiento del documento.

Estado Empleado

El informe Estado Empleado tiene como objetivo mostrar la información de las fichas definidas como empleado. Este reporte permite visualizar las contabilizaciones y sus respectivos pagos por concepto de remuneraciones.

El sistema ofrece las siguientes opciones de emisión del informe:

ESTADO DE EMPLEADOS: permite definir la emisión del informe, las opciones son: para un empleado en particular, una selección de empleados o bien para todos. 

ORDENAMIENTO: permite determinar el orden de emisión, este puede ser: por código o por nombre de empleado.

DOCUMENTOS Y RANGO: permite definir la emisión del informe si será para todos los tipos de documentos que existen o bien para uno en particular.

NIVEL DE DETALLE:  permite definir la presentación del informe, las opciones son: resumida o detallada, con los datos de cada empleado y cada documento que tiene asociado el empleado.

Tesorería > Pagos nómina > Pago con cheque

Esta funcionalidad permite emitir la impresión de la liquidación de sueldo con el formato del cheque al pie de la página. 

Las opciones que el sistema ofrece para esta funcionalidad son:

Documentos a Imprimir: determina el tipo de documento a imprimir, es necesario seleccionar el formato previamente configurado.

Información del Banco: permite identificar el banco y la cuenta corriente que se utilizarán.

Periodo de liquidación: permite indicar el período de la liquidación a imprimir.

 Información cheque: permite indicar los datos del cheque que se imprimirá en el formato.

Selección: permite identificar en la impresión a una ficha o bien a más de una. 

Tesorería > Cobranza > Cobranza   

La funcionalidad de cobranza permite controlar las cobranzas de los clientes que están pendientes de cancelación, para lo cual es posible manejar una bitácora de actividades de cobranza con distintos usuarios que pueden realizar las gestiones y con un supervisor que puede controlar las operaciones realizadas por los usuarios. A continuación revisaremos los procesos de la funcionalidad:

Carpeta Clientes

La lista de cobranza despliega todos los clientes que han sido creados en el sistema, sin embargo en la lista aparece asociado que cobrador tiene asignado, los cuales por defecto vienen sin ningún cobrador asociado.

Los cobradores son usuarios del sistema que tienen la marca de ser cobradores, por lo que para la creación de más cobradores es necesario agregar al usuario y marcar en su ficha de usuario que es un cobrador.

La asociación de los cobradores en la ficha de cada uno de los clientes es para que cuando ingrese el usuario que fue definido como cobrador, solo aparezcan los clientes que el usuario tiene a cargo, de manera tal de controlar la cobranza según la cartera que fue repartida. El usuario administrador del sistema es el único que puede ver a todos los clientes independiente del cobrador que tenga asociado. Para el registro de las actividades es necesario presionar el botón "EDITAR" y registrar los datos que a continuación se muestran:

En la actual ficha del cliente, se agregó una nueva sección para asociar el Cobrador y otra sección para el registro de las actividades que se van realizando para la cobranza.

FECHA: Se define la fecha y hora de la actividad que se está registrando.

TIPO: Se puede elegir entre llamada, e-mail, reunión, agenda, visita, aviso, envió carta y fax, la acción que más se ajuste al control de cobranza que se está registrando.

DESCRIPCIÓN: Se puede ingresar información de acuerdo a la acción de cobranza realizada, como compromisos o nuevas acciones a seguir, etc.

ESTADO: Esta opción permite controlar el estado de las actividades de los cobradores, agregando la metodología de ingresar de forma anticipada las actividades que se deben realizar, de manera tal que una vez que fueron realizadas las actividades solo se cambie el estado de la actividad. Los estados disponibles son Pendiente, Finalizada, En Proceso. Una vez completados los datos del registro se debe presionar el botón Insertar para agregar la actividad a la bitácora de actividades del cliente.

DOCUMENTOS: La opción documentos de la ficha del cliente permite adjuntar archivos de cualquier tipo con el objetivo de ser archivos de utilidad posterior, de manera tal de adjuntar los archivos a la ficha y posteriormente rescatarlos en cualquier otro computador.

IMPRIMIR CARTA COBRANZA: Esta opción permite imprimir la carta de cobranza que se ha configurado anteriormente con los documentos que el cliente tiene vencidos.