Integración con Rindegastos en Defontana
- Guillermo Puelles Torres
A continuación, se explica el funcionamiento de la integración entre Defontana y Rindegastos, disponible en el ecosistema Defontana. Con esta integración, usted podrá traer a Defontana todos los gastos registrados en Rindegastos y programar la generación automática de asientos contables de éstos en Defontana.
El módulo de monitoreo y configuración de la integración se encuentra en la sección de Contabilidad del ERP Digital:
Si usted desea acceder a la integración, por favor comuníquese con su ejecutivo comercial quien podrá gestionar los aspectos comerciales de la activación.
Configuración inicial:
La primera configuración a realizar al activar el módulo consiste en entregar un token de conexión a la API de Rindegastos al ejecutivo consultor, asignado a la implementación de la integración en Defontana.
Para obtener el token de conexión, el administrador de la plataforma en Rindegastos deberá acceder al módulo “API”, ubicado en las opciones de administrador en el menú lateral derecho. Una vez ahí, solo deberá activar la API y luego copiar el Token, para luego compartirlo con su consultor Defontana.
Listado de gastos:
Una vez configurada la conexión con la API de Rindegastos en Defontana, se podrán ver todos los gastos generados en el módulo de la integración del ERP Digital de Defontana:
Continuamente durante el día se van importando los nuevos gastos que se ingresan en Rindegastos. En el listado principal se pueden ver los siguientes campos:
ID: corresponde a un ID interno de cada gasto en la plataforma Rindegastos.
Fecha: indica la fecha en que se realizó el gasto, según la información ingresada por la persona que lo rindió.
Categoría: indica la categoría de gasto a la que se asignó el mismo. Por ejemplo, estas podrían ser: PEAJES, ESTACIONAMIENTO, PASAJES, COMBUSTIBLE, etc.
Proveedor: corresponde al proveedor que fue asociado al gasto, en la plataforma Rindegastos.
Colaborador: muestra el nombre y centro de costos asociado del colaborador asignado al gasto.
Total: el monto total del gasto.
Aprobado: indica si en la plataforma Rindegastos ha sido aprobado o está pendiente de aprobación el gasto. Solamente si está aprobado se generará un asiento contable en Defontana con la información del gasto.
Centralizado: indica si en Defontana se ha generado un asiento contable asociado al gasto. Esto requiere, como se indicó previamente, que el gasto haya sido aprobado previamente en Rindegastos.
Mensaje de Error: aparece en caso de que un asiento contable no se haya logrado generar en Defontana para el gasto.
Filtros del listado:
El listado de gastos permite filtrar los gastos en base a la siguiente información:
Fecha de inicio: la fecha desde la cual se desea que se muestren gastos en el listado.
Fecha de término: la fecha hasta la cual se desea que se muestren gastos en el listado.
Categoría: permite mostrar gastos de una categoría en específico.
Proveedor: permite mostrar gastos de un proveedor en específico.
Aprobado: permite filtrar por todos los gastos sin importador su estado de aprobación, o bien mostrar solamente aquellos que sí están aprobados o no lo están.
Centralizado: permite filtrar por todos los gastos independientemente de si se ha generado un asiento contable asociado a cada uno, o bien mostrar solamente los que sí poseen o no poseen.
Vista en detalle de cada gasto:
Presionando el ID de gasto de cada fila de la lista, se puede ver el detalle de toda la información obtenida sobre el mismo desde la plataforma Rindegastos:
Generación automática de asientos contables:
A medida que se importan gastos desde la plataforma Rindegastos al módulo, se irán generando asientos contables de cada uno. Cuando un comprobante posee un asiento contable se considera que está centralizado.
Para que los gastos puedan ser centralizados, se requiere que se cumplan 3 condiciones:
Marcar el gasto como aprobado en Rindegastos.
Configurar un pareo entre las categorías de gastos que posee la empresa en Rindegastos y las cuentas contables que posee en Defontana.
Configurar un pareo entre los centros de costo que la empresa posee en Rindegastos y los centros de negocio que posee en Defontana.
Cuando se cumplen las 3 condiciones, el gasto será centralizado y se podrá ver su número de comprobante en el listado de de gastos (colocando el cursor del mouse sobre el ticket de confirmación de la columna “Centralizado“):
El detalle de los comprobantes, así como su edición, eliminación o impresión se pueden realizar en el listado de documentos del ERP Defontana:
En la sección de configuración se pueden establecer el pareo de gastos/cuentas y centros de costos/centros de negocios mencionados previamente.
Pareo de categorías de gastos (rindegastos) vs cuentas (defontana):
En esta sección nos aparecen inicialmente todas las categorías de gasto creadas en Rindegastos:
Para cada una de las caategorías se puede asignar una cuenta al debe y una cuenta al haber a utilizar para cada asiento contable. Se puede asignar la configuración a cada categoría presionando el botón ubicado en la última columna de cada línea del listado:
Luego de hacer lo anterior, los gastos asociados a las categorías configuradas podrán generar un asiento contable para los pagos aprobados y que además tengan configurado el centro de negocios, explicado a continuación
Pareo de centros de costos (rindegastos) vs centros de negocios (defontana):
En forma similar a la configuración de categorías de gastos y cuentas contables, se puede configurar la relación o pareo entre los centros de costos de la plataforma Rindegastos y los centros de negocio del ERP Defontana. El listado Centros de Costos nos muestra todos los centros de costos de Rindegastos y el centro de negocios que tienen asociado. Con el ícono de configuración podemos ingresar o modificar la configuración: