Movimientos por emitir
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Esta funcionalidad permite realizar el ingreso de las órdenes de compra, el estado de estas dentro del sistema ERP Defontana son grabadas o a la espera de la aprobación, lo que depende de la integración que fue definida en la configuración de compras (ver Configuración de Compras). En el caso de que la integración sea en línea la orden de compra se aprueba automáticamente y queda en la lista de órdenes de compras emitidas y en caso de ser con aprobación previa la orden de compra queda en la lista de órdenes de compra por emitir.
Las opciones de la lista de las órdenes de compra por emitir son las siguientes:
- Editar: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación y editar los datos con los cuales la orden se encuentra grabada.
- Eliminar: Permite seleccionar una orden de compra que se encuentre en estado pendiente de aprobación y eliminarla del sistema ERP Defontana de forma definitiva, ya que la eliminación no permite recuperar la orden de compra procesada.
- Aprobación comercial: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación y en caso de que se encuentre habilitada la aprobación comercial, el usuario con permiso para la aprobación podrá aceptar la orden de compra y dejar la orden como aprobada comercialmente.
- Rechazo comercial: Permite seleccionar una orden de compra pendiente de aprobación y en caso de que la orden de compra no proceda, se podrá rechazar comercialmente la orden, lo que significa que la orden de compra no sigue en el ciclo normal de operación.
- Rechazo financiero: En caso que se encuentre habilitada la aprobación financiera, será posible seleccionar una orden de compra que se encuentre aprobada comercialmente y podrá rechazarla financieramente.
- Nuevo: Permite crear nuevas órdenes de compra, para lo cual es necesario completar las carpetas de Identificación, Detalle, Totales y Condición de Pago en el ingreso de la orden de compra que a continuación se detalla:
Carpeta Identificación
La carpeta identificación permite ingresar los datos de carácter general de la orden de compra, estos son el tipo de documento, el proveedor,etc.
Identificación: permite ingresar los datos identificativos de la orden de compra, como el número, la fecha y en caso de querer utilizar la orden de compra en doble moneda se ingresa la moneda secundaria y el respectivo tipo de cambio.
Proveedor: permite ingresar el proveedor de la orden de compra y el sistema ERP Defontana automáticamente rescata los datos de la ficha.
Condiciones: permite ingresar el tipo de documento que puede tanto afecto como exento, la condición de pago y el centro de negocios de la orden de compra (OC).
Despachar a: permite completar el ingreso de la orden de compra con información que posibilite guardar datos de importancia como la dirección de despacho y los datos del mismo.
Una vez completados los datos, el sistema ERP Defontana permite acceder a la carpeta detalle.
Carpeta Detalle
La carpeta de detalle permite ingresar todos los datos que corresponden a la imputación de artículos o insumos a la orden de compra.
Donde:
Código / Descripción: permite ingresar el código del artículo, seleccionar el botón gris del costado derecho de la barra blanca y para lo cual es necesario que el checkbox del costado izquierdo se encuentre marcado. En caso de que el checkbox del costado izquierdo del código no se encuentre marcado será posible ingresar una descripción que simula el nombre de un insumo o un gasto.
Cantidad: permite ingresar la cantidad de artículos o de insumos y gastos en la orden de compra.
UM: en el caso de ser artículos los ingresados en el detalle, el sistema ERP Defontana la ingresa de forma automática la unidad de medida. En el caso de ser un insumo y gasto se ingresa la unidad de medida manualmente.
Moneda: el sistema ERP Defontana muestra automáticamente el campo moneda de referencia que se ingresó en la carpeta de identificación, al momento de comenzar con la creación de la orden de compra.
Cambio: el sistema ERP Defontana muestra automáticamente la tasa de referencia que se ingresó en ll carpeta de identificación al momento de comenzar con la creación de la orden de compra.
Precio Unitario: En el primer campo del precio unitario se debe completar en caso que la moneda de referencia de la orden de compra es distinta de la moneda local y para los cual se debe ingresar el precio en moneda extranjera para que el sistema ERP Defontana automáticamente en el segundo campo de precio unitario arroje el resultado de la multiplicación de los datos mencionados en el punto anterior.
Rec(+)/Desc(-): permite ingresar el recargo o descuento, por línea de detalle, para los artículos que necesiten dicho recargo o descuento.
Total $: muestra el resultado de la multiplicación de la cantidad por el precio unitario con su respectivo descuento o recargo, por cada línea de detalle. Este dato es calculado automáticamente por el sistema ERP Defontana.
Una vez completados los datos el sistema ERP Defontana permite acceder a la carpeta totales.
Carpeta Totales
Esta carpeta muestra un resumen de la orden de compra con: los montos netos, los descuentos y recargos totales, los montos afectos, el monto de IVA y el total bruto. Estos datos son ingresados automáticamente por el sistema ERP Defontana, además existe la posibilidad de deshabilitar la opción que el sistema ERP Defontana calcule el IVA y que el usuario manualmente digite el monto. (Calcular Monto).
Antes de grabar es necesario pasar a la cuarta carpeta.
Carpeta Condición de Pago
La carpeta CONDICIÓN DE PAGO muestra las cuotas y las fechas, de acuerdo a la condición de pago que fue elegida al momento de crear la orden de compra. Esta carpeta solo se utiliza cuando la condición de pago elegida en el ingreso de la orden de compra es distinta a CONTADO, ya que en este caso la carpeta quedará deshabilitada.
