Este manual tiene como objetivo, explicar el funcionamiento del importador masivo de ventas electrónicas, que por medio de un funcionamiento paralelo, permite al usuario ingresar un gran número de documentos de ventas al ERP y ser facturados de forma electrónica.

Contenidos del ciclo

Introducción

Dada la actual ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, que establece la obligatoriedad progresiva del uso de factura electrónica para todas las empresas a partir de noviembre de 2014. Es que nace, en las empresas que facturan un gran volumen de documentos de ventas, la necesita de transformar este proceso de facturación manual en un proceso de facturación electrónica. Y que por la magnitud de sus facturaciones, dicho proceso debe ser automático y masivo.

Esta aplicación permite realizar:

Carga de un archivo con extensión .zip.
Eliminación de archivos cargados.
Facturación de forma electrónica tanto de boletas como de facturas (Procesar archivo).
Visualización del resumen del proceso y posibles errores.
La descarga de archivos procesados.
Anulación de documentos electrónicos.

Descripción de la aplicación

1.1 Campos de la lista

Indica el nombre del o los archivo(s) cargado(s) por el usuario.
Fecha en la cual fue cargado el archivo.
Hora en la cual fue cargado el archivo.
Usuario que realizo la carga del archivo.
Estado y porcentaje de avance del proceso que este en curso sobre el archivo seleccionado.
Contendrá un enlace para descargar el archivo que resulta del proceso de facturación y que contendrá tanto los folios como los timbres de los documentos facturados.
Al presionar "Detalle" se despliega una ventana emergente con el resumen del proceso que se haya ejecutado sobre el archivo.
Muestra la cantidad de documentos que pueden ser anulados en caso que el usuario lo desee.

1.2 Botones de la aplicación

Cargado: Archivo validado en su formato y cargado en el ERP.
Procesado: Archivo validado, ingresado al ERP y facturado como documento electrónico en el SII.
Anulado: Han sido generadas las notas de crédito para anular los documentos del archivo, que fueron facturados de forma electrónicas en el SII.
Error al Generar DTE: El archivo en este estado solo puede ser anulado.
Error de validación: El archivo en este estado permite al usuario corregir el error y volver a procesar el archivo, esto solo en el caso que el error corresponde a un error generado por la configuración del tipo de documentos, impuestos, etc.
Anulación incompleta: Al estar en este estado, el archivo puede ser anulado nuevamente.

Funcionalidades

2.1 Ubicación

Para acceder al importador debemos ir a "Herramientas" del menú de "Administración".

Esto despliega un conjunto de importadores. Seleccionamos el "Importador de ventas Electrónicas"

Esto despliega el listado de archivos importados, en el cual se podrán realizar el resto de las funcionalidades del importador.

2.2 Cargar Archivo

El importador permite al usuario cargar en un archivo .zip que puede contener tanto imágenes como un archivo .txt. Este último contendrá la información de los documentos que serán ingresados al ERP. El nombre del archivo debe ser único, mas no su contenido.

Para cargar el archivo el usuario debe presionar el botón "Cargar..." ubicado en la parte inferior izquierda.

Esta acción despliega una ventana emergente. Luego presionando "Examinar" se despliega el explorador de archivos. Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe presionar el botón "Cargar".

El archivo cargado recientemente se verá en la primera posición del listado de archivos del importador.

2.3 Procesar Archivo

Para procesar un archivo se debe seleccionar el nombre del archivo cargado. Esto se realiza haciendo click sobre el nombre del archivo que se encuentra como cargado, dicha acción hará que el nombre del archivo se ennegrezca y se activen los botones procesar y eliminar.

Al presionar "Procesar..." se despliega una ventana emergente que indica que el archivo esta siendo procesado.

Presionando "Aceptar", se cierra la ventana emergente.

El usuario podrá seguir trabajando sin la necesidad de esperar a que los archivos sean procesados. Si desea ver el avance del proceso debe refrescar la página.

Una vez terminado este proceso, el estado del archivo queda como "Procesado".

2.4 Anular documentos generados

De la misma forma que al procesar el archivo. Para anular los documentos procesados de un archivo en particular. Solo se debe seleccionar el nombre del archivo y presionar el botón "Anular". Podrán ser anulados los archivos cuyo estado sea de "Procesado" o de "Error al Generar DTE".

Esto despliega un mensaje que advierte que antes de realizar la anulación del archivo se debe haber enviado el reporte de consumo al SII.

Al confirmar que se ha enviado dicho reporte se activa el botón "Aceptar", el cual iniciará el proceso de anulación del archivo.

Presionando "Aceptar" se despliega una ventana emergente que indica que el archivo esta siendo anulado.

La anulación al igual que el procesamientos de los documentos, se realiza en segundo plano, es decir, que se podrá seguir trabajando en el ERP sin la necesidad de esperar a que este proceso culmine.

Al finalizar la anulación del archivo el estado de éste quedará como "Anulado".

2.5 Ver Detalles de Resumen

Para visualizar el detalle de los informes generados, se debe presionar el botón "Detalle", esto despliega una ventana emergente que nos muestra el contenido del informe. Los estados que generan informe son los siguientes:

Procesado.
Error al generar DTE.
Anulado.
Anulación Incompleta.
Error de validación.

2.6 Eliminar Archivo Cargado

Los archivos podrán ser eliminados solo cuando su estado sea "Cargado". Siguiendo la dinámica de la anulación y el procesamiento de archivos, Se debe hacer click sobre el archivo que se desea eliminar y luego presionar el botón "Eliminar". Esto despliega un pop-up que advierte de la eliminación del archivo, presionando aceptar se procede con la eliminación de dicho archivo.

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