Ventas > Ventas > Lista de documentos por imprimir

En esta funcionalidad se almacenan los documentos los cuales aún se encuentran en proceso de facturación, es decir los documentos que se encuentran por imprimir aún no se convierten en un documento legal, no están en los informes ni en los libros legales. En la aplicación de documentos por imprimir existe un filtro para listar los documentos de ventas según la moneda de ingreso:

En la moneda de ingreso dentro de los filtros tiene tres valores que son:

- Todos los documentos
- En moneda primaria (nombre de la moneda)
- En moneda secundaria (nombre de la moneda)

Los montos totales son desplegados con el símbolo de la moneda de ingreso.

En la aplicación ingreso de documentos por imprimir se ingresan las facturas de ventas del día a día.

IDENTIFICACION: En esta carpeta del ingreso del documento de ventas se ingresan todos los datos que son de carácter general del documento de ventas y que son necesarios para la emisión de documento. Al ingresar la serie y no el número de documento al momento de grabar, la aplicación rescata el último número de la serie ingresada. Además la aplicación da la posibilidad de ingresar el documento en la moneda secundaria. La tasa de la moneda secundaria puede ser de venta o compras y es traída de la configuración de monedas. Dependiendo de la tasa de cambio es como se generará el comprobante contable en la moneda secundaria al momento de emitir el documento (sea legal y se registre en el libro de ventas).

Una vez ingresada la información del detalle, deben ingresar a la pestaña detalle, y completar la información de artículo, cantidad y precio unitario para cada línea.

Completado el detalle del documento pasar a totales y grabar.

En la aplicación de documentos impresos se despliega la lista de los documentos de venta que ya han sido facturados o impresos desde el sistema. Al seleccionar la opción se despliega la siguiente pantalla:

En esta aplicación también se puede filtrar los documentos de ventas según la moneda de ingreso, en donde los valores son:

- Todos los documentos
- En moneda primaria (nombre de la moneda)
- En moneda secundaria (nombre de la moneda)

Los montos totales son desplegados con el símbolo de la moneda de ingreso
En esta aplicación además se puede visualizar el comprobante contable asociado al documento de venta con los montos en la moneda principal y secundaria. Para la generación de los montos en la moneda secundaria del comprobante contable, la aplicación toma la tasa de cambio del encabezado del documento de ventas. Si la moneda de ingreso del documento de ventas es la principal (tasa de cambio uno), toma la tasa de cambio de ventas de la moneda secundaria.

La impresión y reimpresión del documento de ventas es realizada según la moneda de ingreso.

Ventas > Cliente y productos > Artículos

En el maestro de artículos se despliegan todos los artículos que han sido creados en la aplicación de Inventario, en el caso en que la suite no tenga el módulo de inventario, aparecerán en la lista del
Maestro de artículos todos los artículos creados en la misma aplicación de ventas y que solo tendrán Utilidad para la imputación de artículos en la facturación.

Dentro de la lista de artículos se despliegan ordenados por código y con su descripción al costado Derecho y en la última columna de la pantalla es precio de venta de cada artículo, según lo ingresado En la ficha de artículo, en la sección de búsqueda se puede buscar por código del artículo o por Descripción del artículo. Las opciones de la lista son las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar un artículo del maestro y editar la ficha para ver los datos ingresados en el maestro.
• Eliminar: Permite seleccionar uno de los artículos creados y eliminar del sistema el artículo, esto se puede realizar solo si el artículo no tiene movimiento.
• Contraer / Expandir: Permite ocular y mostrar de forma simultanea todos los artículos que están en la lista.
• Nuevo: Permite crear nuevos artículos para la aplicación de ventas. Al seleccionar Nuevo se desplegara la siguiente pantalla.

Para la creación de nuevos artículos se deben completar los siguientes campos de carácter obligatorio:

CÓDIGO: El código puede ser numérico, alfanumérico o mezclado entre ambos.
FECHA CREACIÓN: Se ingresa para efecto del registro la fecha en la cual fue creado el artículo.
DESCRIPCIÓN: Se debe ingresar el nombre del artículo, tiene un tope de 50 caracteres y en el campo descripción detallada se puede realizar una descripción más extensa del artículo, la cual tiene como tope 500 caracteres.
DISPONIBLE PARA LA VENTA: Se debe seleccionar la opción disponible para la venta para que se pueda utilizar en el proceso de facturación.
MONEDA Y UNIDAD DE MEDIDA: Se debe indicar cuál será la moneda de venta del artículo, la que puede ser distinta a la moneda de control de inventario, ésta moneda solo se utilizará en el proceso de ventas y además se debe definir la unidad de medida del artículo, la cual también puede ser distinta a la del maestro de artículos.

Luego de completar todos los campos se debe presionar el botón Grabar para almacenar el artículo creado. Los demás campos disponibles en la ficha del maestro de artículos de venta, son opcionales y algunas de carácter informativo.

Ventas > Cliente y productos > Servicios

En el maestro de los servicios se crean y se listan todos los servicios que han sido creados en el Sistema y que se utilizaran en el proceso de facturación. Al seleccionar el icono se desplegará la
siguiente pantalla:

En la lista de los servicios se despliegan los servicios creados y ordenados por código, mostrando su respectiva descripción del servicio y en el costado derecho el precio de venta del servicio, según lo ingresado en la ficha del servicio. En la sección de búsqueda están los filtros de código y descripción, además de la opción que permite mostrar aquellos servicios que se encuentran en estado Inactivo. Como opciones de la lista se tienen las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar un servicio creado e ingresar a la ficha para visualizar o modificar la información contenida en su interior.
• Eliminar: Permite seleccionar un servicio creado y eliminarlo del sistema, siempre y cuando el servicio no tenga movimiento asociado.
• Contraer / Expandir: Permite ocular y mostrar de forma simultanea todos los servicios que están en la lista.
• Nuevo: Permite crear nuevos servicios, para lo cual es necesario seleccionar el botón e ingresar los datos de la siguiente pantalla:

Los datos a completar son los siguientes:
CÓDIGO: El código puede ser numérico, alfanumérico o mezclado entre ambos.

DESCRIPCIÓN: Se debe ingresar el nombre del servicio, tiene un tope de 30 caracteres.

MONEDA Y UNIDAD DE MEDIDA: Se debe indicar cuál será la moneda de venta del servicio, ésta moneda solo se utilizará en el proceso de ventas y además se debe definir la unidad de medida del servicio.

PRECIO DE VENTA: Se debe ingresar el precio del servicio, para que en el proceso de facturación el sistema por defecto sugiera este precio.

ORDEN DE TRABAJO: En esta sección se pueden asociar a este servicio una serie de artículos que posteriormente serán rebajados del sistema, esta opción se utiliza cuando se tiene operativa la aplicación de órdenes de trabajo y solo es compatible con el funcionamiento de ésta aplicación.

Una vez completados todos los campos de la ficha del Servicio se debe presionar el botón Grabar, para guardar lo realizado.

Ventas > Cliente y productos > Clientes

En la aplicación de clientes se realiza el ingreso de las fichas de clientes, las cuales contienen Información tanto para el proceso de ventas como para otros procesos, las fichas son de carácter Histórico y entre otras funciones están amarradas a las cuentas corrientes. Para el ingreso de los clientes se debe realizar lo siguiente:

Los campos obligatorios de la ficha solo son el Ruc, el Nombre y el Rubro, todos los demás campos
son opcionales y no necesariamente participan del proceso de facturación. Dentro de la ficha los campos que tienen el carácter de ser campos por defecto tienen el objetivo de que al completarlos en esta ficha, el sistema automáticamente los rescata en el proceso de cotización, pedido o facturación y son los siguientes: vendedor, Lista de Precio, Local, Condición de pago. La opción ficha Activa, lo que permite es determinar la ficha que se está revisando está participando de los procesos del sistema, es decir, una ficha que se encuentra en estado Inactiva es una ficha que estará en color rojo y que no es posible de utilizar en los procesos de venta. Dentro de la ficha del cliente en la carpeta CONTACTOS se ingresan los contactos del cliente para el proceso de cotizaciones, ya que es necesario tener al menos un contacto por cliente para poder trabajar en el proceso de cotizaciones.
La opción de PRODUCTOS VENDIDOS permite ver la lista de artículos vendidos a este cliente
Durante el periodo de vida del cliente.
En la ficha del cliente para el proceso de ciclo comercial y aprobación financiera existe la siguiente
Opción que permite activar la condición financiera, ver imagen de más abajo:

En esta sección de la ficha del cliente se define el criterio que se utilizara en la autorización financiera en los proceso de pedidos, despachos y facturación donde es factible seleccionar montos de aprobación de créditos y controlar días de morosidad.
Además en la opción ESTADO aparece el estado actual del cliente en función de los documentos de Venta pendientes y según el crédito indicado y sus días de morosidad permitidos y para efecto de ver Información existe la opción VER DETALLE que muestra el detalle de los documentos de venta.
En la sección DOCUMENTO DE GARANTÍA es factible ingresar esta información para efecto de Respaldo y mantención de los datos en el sistema, con su respectivo comentario.
En la sección ORDEN DE TRABAJO, es factible asociar a este cliente una clave de ingreso al portal de órdenes de trabajo, donde el cliente podrá ingresar y seguir en línea el estado de sus órdenes de Trabajo. Esta opción solo es compatible con el módulo de Ordenes de Trabajo, por lo cual sólo será posible utilizar esta opción es el modulo se encuentra operativo y en funcionamiento.

Ventas > Cotizaciones > Cotizaciones pendientes

Para la creación de una nueva cotización es necesario completar la siguiente información:

Dentro del ingreso de la cotización existen tres carpetas para completar información, la primera de ellas es la carpeta IDENTIFICACION donde se completan todos los datos generales de la cotización junto con los acuerdos comerciales que se han considerado en esta primera etapa de la venta.
En la opción PLANTILLA COTIZACION es posible crear una cotización a partir de un formato de cotización preestablecida con anterioridad y así disminuir la digitación de datos.

Es factible a través de la opción EMAIL enviar por mail la cotización que se está efectuando en ese minuto, además también está disponible la opción ADJUNTAR ARCHIVO donde se pueden adjuntar archivos de cualquier extensión al sistema con el fin de poder rescatar estos archivos a posterior en algún otro equipo y así trasladar información a través del sistema.

En el ingreso del detalle de los productos se debe ingresar la cantidad, el precio unitario y automáticamente el sistema calcula el valor total, el cual depende de la moneda de venta que tenga
Definido el artículo en su ficha. Las líneas de detalle tienen cada una su respectiva acción, de las cuales destacan las siguientes:

Anular: Permite anular la línea de detalle de la cotización, aparcera al lado izquierdo de la línea el símbolo de una cruz dentro de un circulo en color rojo.

Activar: Permite seleccionar una línea que se encuentre anulado y volver a activarla, el símbolo rojo desaparece de la pantalla.

Insertar: Permite insertar una nueva línea de detalle en la cotización.

Tasa de cambio: Cuando la moneda del artículo es distinta a la moneda local del sistema, se debe Ingresar la tasa de cambio para que el sistema realice la conversión.

Sustituto: Permite ver los sustitutos asociados al artículo en caso de que no exista stock.

Ver stock: Permite ver el stock vigente del artículo en el sistema.

En el detalle de la cotización también es factible ingresar descuentos o recargos por línea de detalle, esto quiere decir, que cada línea de detalle tiene su descuento o su recargo y para su ingreso basta con el ingresar el valor en pesos o porcentajes, acompañado de un signo negativo cuando se requiere un descuento y en valor absoluto cuando se quiere ingresar un recargo.
La tercera carpeta del ingreso de la cotización es la de TOTALES, donde se presenta el resumen de los montos ingresados en el detalle de cotización.

En la sección de los totales se despliega el monto neto que proviene del detalle de los artículos ingresados, además de los valores de impuesto y valores totales; pero también se puede ingresar
Otros descuento o recargo que es independiente del descuento y recargo del detalle; el cual afecta a los montos totales de la cotización y donde su ingreso también debe ser con un signo negativo cuando es un descuento y con valor absoluto cuando es un recargo.
La cotización puede ser impresa de manera tal de entregar un documento formal con el compromiso pre-eliminar de venta que se ha ingresado al sistema. El formato de la cotización es un formato
Configurable donde el usuario define como configurarlo y su configuración se realiza en Configuración > Ventas > Formato de documentos.

En la opción INFORMACION DESCUENTOS el sistema muestra la configuración realizada en la ficha del cliente con respecto a los descuentos y recargos permitidos en el sistema. Una vez completada y validada la información de ingreso se debe GRABAR la cotización, para esto también es posible presionar el botón GENERAR PEDIDO.

Ventas > Cotizaciones > Cotizaciones aprobadas

Las cotizaciones aprobadas corresponden a las cotizaciones que han sido grabadas y a cuyas cotizaciones ya se les ha generado su respectivo pedido, por lo tanto, todas las cotizaciones
Aprobadas son aquellas que tienen un pedido asociado, el cual se puede encontrar pendiente, aprobado o cerrado.
La lista que se despliega se muestra a continuación:

En la lista de cotizaciones aprobadas se despliegan opciones de búsqueda que permite ubicar de forma eficiente alguna de estas transacciones, en el listado aparece la cotización y el respectivo
número de pedido asociado a esta transacción.
Dentro de la sección de búsqueda se puede identificar el filtro de Fecha de Ingreso, Fecha Estimada de Cierre o Fecha de espiración de la cotización.

Disponible dentro de las opciones de la lista de cotizaciones aprobadas solo esta la opción de EDITAR que permite ver la información ingresada en la cotización, pero sin la posibilidad de realizar alguna modificación.

Ventas > Cotizaciones > Cotizaciones Rechazadas

Las cotizaciones rechazadas corresponden a las cotizaciones que no han sido aprobadas y a cuyas cotizaciones no se les ha generado su respectivo pedido, por lo tanto, todas las cotizaciones
Rechazadas son aquellas que no continuaron con el proceso de facturación. La lista que se despliega se muestra a continuación:

En la lista de cotizaciones rechazadas se despliegan opciones de búsqueda que permite ubicar de forma eficiente alguna de estas transacciones, en el listado aparece la cotización y sus respectivos datos generales.
Dentro de la sección de búsqueda se puede identificar el filtro de Fecha de Ingreso, Fecha Estimada de Cierre o Fecha de Expiración de la cotización.

Disponible dentro de las opciones de la lista de cotizaciones rechazadas están las siguientes opciones:

• Editar: Permite ver la cotización que ha sido rechazada.
• Eliminar: Permite eliminar de la lista y del sistema la cotización.
• Anular: Permite anular la cotización, la cual no desaparecerá del sistema y su registro quedará de color rojo.
• Recotizar: Permite seleccionar la cotización y volver a ingresarla al proceso normal de ventas para su posterior aprobación y generación de pedido.

Ventas > Pedidos > Pedidos pendientes

Para la creación de pedidos se pueden realizar automáticamente desde la aplicación de cotizaciones aprobadas, donde se generan con todos los datos ya ingresados al sistema en el proceso de
Cotizaciones o bien se puede ingresar directamente en pedidos pendientes y completar el formulario de Ingreso de pedido. Una vez ingresado el pedido se muestra la siguiente lista:

En la lista de pedidos pendientes existen filtros que permiten buscar de forma eficiente los pedidos que se han ingresado al sistema, en caso de que el pedido tenga como origen una cotización en la columna de cotización del listado aparece el número de cotización asociada al pedido.
Al momento de ingresar el pedido, ya sea a través de cotización o a través de pedidos, se deberá elegir si el pedido es Anticipado o Vencido.

• Pedido Anticipado: Hace referencia al pedido que es ingresado al sistema y la facturación es primero que la prestación o el despacho, su flujo es el siguiente:

PEDIDO > FACTURACIÓN > DESPACHO O PRESTACIÓN

• Pedido Vencido: Hace referencia a que el pedido es ingresado al sistema y la facturación es posterior al despacho, en este caso el flujo sería el siguiente:

  
  

PEDIDO > DESPACHO O PRESTACIÓN > FACTURACIÓN

• Editar: Permite seleccionar el pedido pendiente y realizar alguna modificación a los datos ingresados anteriormente.
• Nuevo: Permite crear un nuevo pedido completando el mismo formulario de la cotización.
• Anular: Permite seleccionar el pedido pendiente y eliminar el registro del sistema.
• Aprobación comercial: Permite seleccionar el pedido pendiente y aprobar comercialmente la transacción, en caso que solo se utilice la aprobación comercial el pedido en este instante cambiara a la lista de pedidos aprobados, en caso que se utilicen ambas aprobaciones éste pedido quedará como pendiente pero disponible para realizar la aprobación financiera.
• Rechazo comercial: Permite seleccionar el pedido pendiente y terminar con el proceso del pedido, es decir, con el pedido rechazo éste cambiará de lista a pedidos cerrados con el estado de Rechazo Comercial.
• Aprobación financiera: La aprobación financiera, si esta activada, siempre se realizará posterior a la aprobación comercial y en este caso el pedido cambiara a la lista de pedidos aprobados. Para la aprobación financiera a través de una ventana emergente se solicitará una clave la que permitirá aprobar el movimiento.
• Rechazo financiero: El rechazo financiero lo que permite es cortar el proceso del pedido, asimilando que la transacción no fue realizada, por lo que el pedido cambiara a la lista de pedidos cerrados.

Ventas > Pedidos > Pedidos aprobados

En la aplicación de pedidos aprobados se despliega la lista con todos los pedidos que están en esta condición, la cual permite verificar cuales son los pedidos que están en condiciones de ser
despachados en caso de ser productos y cuáles serán prestados en caso de ser servicios.

En la lista de pedidos aprobados existe una sección de búsqueda que permite identificar eficientemente los pedidos que están aprobados y disponibles de despachar o prestar.
En la lista de pedidos aprobados se despliega la columna ESTADO que entrega el estado general del pedido, es decir, este estado indica en qué situación se encuentra el pedido que se está visualizando,con respecto a si se encuentra despachado o no, los estados son los siguientes:

• En Despacho y En Facturación: Significa que el pedido no está despachado o esta Despachado parcialmente y no está facturado o esta facturado parcialmente. 
• Despachado y En Facturación: Esto es que el pedido se encuentra totalmente despachado, pero no está facturado o solo esta facturado parcialmente. 
• Despachado y Facturado: Esto significa que se encuentra totalmente despachado y Totalmente facturado.

En el caso de los servicios, el estado que varía es el estado En Despacho y Despachado, el cual pasa a ser En Prestación y Prestado; el cual tiene el mismo sentido, pero indica que el detalle del pedido corresponde a Servicios. En el listado destacan las siguientes opciones:

Editar: Permite seleccionar el pedido aprobado y ver los datos ingresados, existen opciones como el Adjuntar Archivo que permite subir un archivo, no importa la extensión, al sistema y transportarlo a través del sistema de manera tal que al ingresar al sistema en otro PC se pueda descargar el archivo.

Otra opción importante que esta al editar el pedido aprobado es que en el botón DOCUMENTOS ASOCIADOS, puedes ver los documentos asociados al pedido en todo su proceso de ahora en adelante.

Generar despacho: En el caso que lo ingresado en el detalle corresponda a artículos, es posible seleccionar el pedido y realizar la conexión con inventario para realizar el despacho o la rebaja de los artículos de inventario.

Generar prestación: Cuando existan servicios en el detalle del pedido es necesario seleccionar este botón para registrar la prestación del servicio que está ingresado en el detalle del pedido.

Reversar: Permite generar la factura desde esta misma lista del pedidos, la generación del documento dependerá si la facturación es vencida o anticipada, según lo elegido al momento de ingresar el pedido.

Cerrado manual: Permite en el caso que un pedido no haya sido despachado ni facturado, aplicar un cierre manual al pedido que lo cambia a la lista de pedidos cerrados para dejar la historia y para sacar la información del listado de pedidos aprobados.

Ventas > Pedidos > Pedidos cerrados

En la aplicación de pedidos cerrados se despliegan todos los pedidos que han finalizado su proceso normal de ventas, es decir, que han sido despachados y facturados en su totalidad de forma natural en el proceso, además de aquellos pedidos que finalizaron el proceso de forma manual por el usuario en los casos en los cuales el pedido ya no se llevó a cabo. Al seleccionar el icono de pedidos cerrados se despliega la siguiente pantalla:

En la lista de pedidos cerrados aparece la sección de búsqueda con filtros que permite identificar de forma eficiente los pedidos en el sistema, con su respectiva asociación a la cotización si el pedido está asociado a una cotización. Para realizar la búsqueda solo es necesario completar los filtros y presionar el botón BUSCAR.

En la lista de los pedidos se despliega la columna de Motivo que muestra el estado en el cual se encuentra el pedido cerrado, donde se identifica si fue despachado o prestado y si fue facturado.
Como opciones de la lista de pedidos cerrados se encuentran las siguientes:

Editar: Permite seleccionar un pedido que haya sido cerrado y ver en pantalla la información con la que el pedido fue realizado.

Nuevo: Permite crear un nuevo pedido, para lo cual se abrirá la pantalla de ingreso de pedidos y el pedido una vez grabado quedará como pendiente.

Ventas > pedidos > Informes de pedidos

En la aplicación de informes se despliega la pantalla de selección de filtros y opciones para la emisión de los respectivos informes que se pueden ver, en general las opciones pertenecen a filtros de
información que se ingresa en los distintos pedidos y cotizaciones. Al seleccionar la opción de informes se desplegará la siguiente pantalla:

En la emisión del informe se despliegan las siguientes opciones:

TIPO DE PRODUCTO: El filtro permite identificar si en la emisión del informe solo se emitirán artículos o servicios, o bien todos independiente de lo que se haya ingresado en el detalle del pedido.

DETALLE: Permite identificar si en caso de seleccionar artículos en la opción anterior se seleccionará sólo uno y poder ver la opción si se muestran solo los sin stock.

AGRUPADO POR: Esta opción permite dar agrupación en la emisión del informe, ya sea por artículos o por fecha de entrega.

ESTADO DE PEDIDOS: Permite filtrar el informe por un estado en particular.

CLIENTE: Permite emitir el informe solo para un cliente en particular.

PERÍODO: Permite dar rangos de fecha para la emisión del informe.

PEDIDO: Permite emitir en el informe solo un pedido en particular, un rango de pedidos o bien todos los pedidos.

VENDEDOR: Permite emitir el informe solo pedidos de un vendedor en particular.

Para la emisión del informe, los filtros u opciones que se elijan son de carácter acumulativos, es decir, deben ser todas cumplidas para la emisión del informe.

Ventas > Despacho de pedidos > Pedidos por despachar

En la lista de pedidos por despachar es en donde están todos los pedidos que en el detalle tengan artículos y que se encuentren en el estado de aprobados, los cuales están disponibles de comenzar con el proceso de despacho del pedido. Al seleccionar la opción de despacho de pedidos se despliega la siguiente pantalla:

En la pantalla de lista aparece la sección de búsqueda de los pedidos, para los cuales existen una serie de filtros que pueden ser utilizados para localizar alguna transacción.
Además en la lista de los pedidos éstos aparecen agrupados por cliente y con la información de la cantidad despachada por pedido y por artículo y la cantidad que queda por despachar, según lo
ingresado al momento de realizar el pedido. Como opciones de la lista se despliegan las siguientes:

• Ver pedido: Esta opción permite seleccionar un pedido y ver en pantalla los datos guardados con los que se grabo el pedido al momento de realizar la aprobación.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.
• Generar despacho: La opción de generar despacho permite seleccionar un pedido y sus respectivos artículos para la rebaja de los artículos de inventario, por lo cual el sistema se comunicara con el sistema de inventario para realizar la rebaja del stock. El despacho de los pedidos puede ser para uno o para todos los artículos de un respectivo pedido, al igual que la cantidad que se va a despachar, la cual también puede ser parcial o total, en ningún caso se podrá despachar más de lo que el pedido tiene como cantidad de despacho.

Ventas > Despacho Pedidos > Despachos por pedido

 En la lista de pedidos despachados es en donde se listan todos los movimientos de despacho de pedidos que tengan artículos en el detalle y que hayan sido despachados de forma parcial o total. Al seleccionar el icono se despliega la siguiente pantalla:

Dentro de la lista de despacho por pedido se despliega la pantalla de búsqueda que entrega herramientas que permitan buscar de forma eficiente algún pedido asociado a su respectiva guía de
Despacho o documento de inventario. En la lista de despachos aparecen agrupados por Número de pedido, en el cual se muestran todos los despachos asociados a este pedido y con su respectivo estado. Como opciones dentro de la lista existen las siguientes:

• EDITAR: Esta opción permite seleccionar algún despacho y ver en pantalla la información con la cual se grabó el movimiento.

• IMPRIMIR: Esta opción permite seleccionar algún despacho y poder imprimir el movimiento.

• INTEGRAR: Esta opción permite aprobar el despacho, cuando la integración de inventario es con Aprobación previa.

• CONTRAER EXPANDIR: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.

• ANULAR: Permite eliminar un despacho que se encuentre en estado aprobado, sin embargo ésta eliminación solo dejara el movimiento en rojo para mantener la historia de los movimientos.-

• ELIMINAR: Esta opción permite eliminar un registro de despacho cuando el despacho no se encuentra en estado aprobado.

La columna de estado se asigna automáticamente por el sistema y dependerá del tipo de integración que tengan los movimientos de inventario en la configuración, es decir, si la configuración es con aprobación previa la integración se realizará a través del botón integrar, pero si la configuración es en línea la integración se realizará de forma automática.

Ventas > Servicio pedidos > Servicios por prestar

En la aplicación de servicios por prestar se despliegan los servicios que se encuentran en estado de prestación, es decir, pedidos que tengan en el detalle servicios y que se encuentren aprobados. Al seleccionar la opción se desplegara la siguiente pantalla:

En la lista de servicios por prestar se despliega la pantalla de búsqueda de pedidos con una serie de herramientas que permiten buscar de forma eficiente algún pedido.
En la lista se despliegan agrupados pro cliente todos los pedidos asociados con su respectiva información, donde en el detalle aparecen los servicios del pedido y su respectiva cantidad solicitada y
la cantidad que falta por solicitar. 

Dentro de las opciones se puede trabajar con las siguientes:

Registrar prestación: Permite seleccionar un servicio de algún pedido y prestar el servicio que se esta solicitando, al momento de registrar la prestación se desplegara la pantalla de ingreso donde se definirá la cantidad que se prestará del servicio.

Ver Pedido: Al seleccionar esta opción se podrá ver en pantalla el pedido, con la información con la cual se grabó el documento.

Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.

Ventas > Servicio Pedidos > Servicios prestados

En la aplicación de servicios prestados se desplegarán todos los pedidos asociados con servicios en el detalle y que se encuentren con prestaciones asociadas. Al seleccionar la opción de servicios prestados se desplegará la siguiente pantalla:

En la lista de servicios prestados se despliega una sección de búsqueda de pedidos donde se entregan herramientas que permite buscar de forma eficiente los pedidos que se encuentran en esta
Lista. Además en la lista se despliegan agrupados por el número de pedido las prestaciones que se han registrado de los respectivos servicios del pedido, donde se muestra el estado el cual indica si la prestación está aprobado o no. Esta marca en el estado de la prestación define si el servicio se considerará como prestado o bien continuara en prestación.
Las opciones que se despliegan en la lista son las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar la prestación y ver en pantalla la información con la cual se guardaron los datos.
• Prestar: Esta opción permite dar como prestada la prestación, es decir, en el estado la prestación pasará del estado PENDIENTE DE APROBACION al esta APROBADO, con esto la prestación se considerará como prestada.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.
• Anular: Permite seleccionar alguna prestación que se encuentre en estado Aprobado y hacer que la prestación sea eliminada del sistema como transacción, ya que por control interno la prestación quedará en color rojo simulando que se encuentra anulada o bien no afectando los movimientos.
• Eliminar: Esta opción permite seleccionar una prestación que se encuentre en estado Pendiente de Aprobación y eliminar la prestación de forma definitiva del sistema, considerando que el registro de la prestación que se realizó será de igual forma eliminado del sistema.

Ventas > Facturación de pedidos > Despachos y prestaciones por facturar

 En esta aplicación se concentran todos los pedidos y despachos que se han realizado y que por tanto se encuentran en estado de facturación, donde se podrán seleccionar las guías de despacho y proceder a la facturación. Al seleccionar la opción se desplegará la siguiente pantalla:

En la lista de despachos y servicios por facturar se encuentra la sección de búsqueda que permite identificar de forma eficiente los pedidos, los cuales se encuentran agrupados por cliente.
En el listado se despliega el pedido con todas las prestaciones y despachos aprobados disponibles para su facturación, indicando en el costado derecho de la pantalla el respectivo estado de Por
Facturar o bien Facturado.

En la aplicación se despliegan las siguientes opciones para su utilización:

Emitir: Una vez que se han seleccionado los despachos o las prestaciones que se van a facturar al seleccionar esta opción el sistema comienza con el ingreso de la facturación para su posterior grabación. Con esta aplicación por defecto se completarán los datos que están ingresados tanto en el despacho como en la prestación.

Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.

Ventas > Facturación Pedidos > Pedidos por facturar

En la aplicación de pedidos por facturar se desplegarán todos aquellos pedidos que son de carácter anticipado, es decir, que siguen con el ciclo de primero facturar y luego despachar o prestar, para que se realice el proceso de facturación. Al seleccionar la opción en el sistema se desplegará la siguiente pantalla:

En la lista se encuentra la sección de búsqueda donde principalmente se puede buscar por cliente y número de pedido, ya que el listado aparecerá agrupado por cliente y en el desglose los pedidos
asociados a este cliente. Como opciones de la lista se despliegan las siguientes:

• Generar factura: Esta opción permite seleccionar un pedido del cliente y comenzar con el proceso de facturación del pedido, donde desde el pedido se rescatarán automáticamente los datos necesarios para la facturación y que hayan sido ingresados en el pedido, para posterior realizar la grabación o bien facturación del documento de ventas.
• Ver Pedido: Esta opción permite ver en pantalla el pedido que se esta seleccionado con el fin de ver los datos que han sido guardados al momento de realizar la aprobación del pedido.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.

Ventas > Facturación Pedidos > Documentos impresos por Pedido

En esta aplicación se despliega un resumen de todos los pedidos que se han facturado desde el sistema siguiendo con el ciclo interno de cada pedido, es decir, si fue anticipado o bien vencido. Al
seleccionar la opción se desplegará la siguiente pantalla:

En la sección de búsqueda se permite buscar los pedidos que se encuentran ya en la condición de facturados con las distintas opciones de la sección de búsqueda.
En la lista resumen se desplegará la lista de pedidos que han sido facturados en el sistema asociando en el listado el documento de ventas con el cual se facturo el pedido.
Como opciones de la lista se encuentran las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar el documento de ventas asociado y poder ver en pantalla la información con la cual se grabo la transacción.
• Documentos asociados: Permite ver en pantalla la trazabilidad del registro, donde se mostrarán todos los documentos que participaron del proceso del pedido, desde su inicio hasta su término.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los pedidos de los clientes.

Ventas > Guía de despacho > Documentos por emitir

En la aplicación de documento por imprimir se realiza el ingreso de las guías de despacho, ya sean de carácter manual o bien de carácter electrónico, donde además se listan al momento de grabar los documentos. Al seleccionar la aplicación se despliega la siguiente pantalla:

En la aplicación de guías de despacho por emitir aparece la sección de búsqueda que permite buscar por día, por tipo de documento, por número o por cliente cualquier documento de ventas.
En la lista misma de documentos de venta (Guía de Despacho) se despliega el listado de documentos que solo han sido ingresados al sistema, pero que aún no se encuentran emitidos (impresos). Las opciones de la lista son las siguientes:

• Editar: Esta opción permite seleccionar el documento de guía de despacho o poder ver en pantalla nuevamente la información con la cual se grabo el documento de ventas con el fin de poder modificar la información ingresada. Mientras la guía de despacho no se encuentre emitida es posible editar el documento cuantas veces se necesite y modificar la información. En caso de que la modificación que se realice sea el numero o bien el cliente, el sistema, creara un nuevo documento de ventas y no modificará el documento seleccionado.
• Eliminar: Permite seleccionar un documento de ventas que haya sido grabado y poder eliminar del sistema el documento.
• Emitir: Permite imprimir la guía de despacho seleccionada, de manera tal que la guía pase a la lista de documentos emitidos, esta opción sólo se puede utilizar con Guías de despacho que no son electrónicas.

Ventas > Guía de despacho > Documentos emitidos

En la lista se desplegarán todas las guías de despacho que hayan sido emitidas o bien hayan sido impresas con los datos correspondientes al folio el cliente y el total de la guía.
Dentro de la lista existe la simbología de las cadenas de distinto color, donde cada una tiene el siguiente significado:

• Cadena Amarilla: Simboliza el comprobante contable del documento.

• Cadena Roja: Simboliza que la guía se encuentra asociada a una factura que esta por imprimir.

• Cadena Verde: Simboliza que la guía de despacho se encuentra asociada a un documento de inventario e indica el número y el tipo de documento.

• Cadena Azul: Simboliza que la guía se encuentra asociada a una factura que impresa.

Como opciones de la lista se encuentran las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar el documento emitido y ver en pantalla la información con la cual fue grabada la transacción. Al editar solo es factible ver la información en pantalla, ya que por el hecho de estar en la lista de emitidas no es posible cambiar información.
• Eliminar: Permite seleccionar el documento emitido y si no existen asociaciones, poder eliminar el documento del sistema, como requisito para la eliminación es que la guía de despacho se encuentre en estado anulado.
• Anular: Permite seleccionar el documento emitido y si no existen asociaciones, poder anular el registro del sistema anulando la transacción, pero dejando registro del ingreso de la información y conservando el folio utilizado.
• Reimpresión:  Permite seleccionar el documento emitido y poder volver a imprimir la guía de despacho, esta opción se puede realizar cuantas veces se quiera para el documento de ventas.

Ventas > Venta Múltiple > Facturas repetitivas

La facturación repetitiva es una herramienta que permite realizar una factura de venta una única vez y en ese momento definir la repetitividad del documento con el fin de que sea realizada automáticamente por el sistema. Al seleccionar la opción se desplegará la siguiente pantalla:

En la lista de las facturas repetitivas aparecerán las facturas que se deberán emitir de acuerdo a lo que se ingreso al momento de realizar la factura repetitiva, las cuales aparecerán ordenadas por el Ruc del cliente y por el tipo de factura, donde se desglosarán todos los documentos repetitivos.
Como opciones del listado se encuentran las siguientes:

• Editar: Esta opción permite editar los documentos repetitivos que se encuentran en estado por Emitir.
• Anular: Esta opción permite seleccionar los documentos que se encuentran por emitir y poder anularlos para que no sean emitidos.
• Contraer / Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las facturas repetitivas de los clientes.
• Emitir:Permite seleccionar un documento repetitivo y comenzar con el proceso de facturación del documento.
• Nuevo: Permite crear un documento repetitivo.

En el ingreso de documentos repetitivos existen 4 carpetas, las cuales son de identificación, Detalle, Totales, Periodicidad.

IDENTIFICACION: En la sección de identificación se definen los campos de carácter general del documento repetitivo, donde se deben definir a lo menos los siguientes campos:
Tipo Factura:

1. Fija: Esta modalidad permite las selección (detalle) de los artículos y servicios que se facturarán de forma fija en los períodos que se estime.(Ej. Revista de TV cable)

2. Cliente: Esta modalidad permite la Facturación de todos los artículos despachados y todos los servicios prestados dentro del período definido en la definición de la factura repetitiva.

3. Proyecto: Esta modalidad permite la facturación de todos los despachos o servicios prestados por proyecto dentro del período definido en la definición de la factura repetitiva. Los demás campos son de ingreso normal del proceso de facturación como el ingreso del local, el tipo de documento, el vendedor, comentario, etc.

DETALLE: En el detalle del documento repetitivo se ingresan los datos que corresponden al contenido de la factura, es decir, que artículos se van a facturar indicando desde el artículo, la cantidad y el valor al cual se pretende facturar, como se muestra en la pantalla de mas abajo:

TOTALES: En la carpeta de los totales se resume la información que proviene de lo ingresado anteriormente en el detalle del documento repetitivo, agregando en dicha carpeta la información que
corresponde a la configuración del documento según los impuestos asociados, según la pantalla de más abajo:

PERIODICIDAD: La periodicidad esta relacionada con establecer cada cuanto tiempo se deberá generar el documento de ventas para que quede en el sistema almacenado, para esto es necesario
ver los siguientes conceptos de la periodicidad:

Periodicidad: El tipo de periodicidad es establecida por el usuario y ésta corresponde a la parcialidad con la que se emitirá la factura, la que puede ser: Anual, Mensual, semanal, diario.
Una vez seleccionado el tipo se debe establecer la fecha exacta en la que se emitirá el documento, aquí podremos seleccionar una fecha o día fijo para la emisión del documento. Además es posible indicar cada cuantos períodos se emitirá el documento (esto está asociado al tipo de periodicidad seleccionado).

Períodos: En esta opción podremos indicar la cantidad de períodos que se facturarán y desde que fecha comenzará el proceso.
Control: Aquí podremos establecer la fecha de control del cobro (desde – hasta).

Ventas > Venta Múltiple > Art. y Serv. Por facturar

 En la lista de los servicios y artículos por facturar se desplegarán artículos que han sido despachados disponibles para la facturación, los cuales pueden haber sido creado directamente desde la aplicación de pedidos o bien desde la aplicación de inventario, con el fin de tener la factibilidad de asociar mas de una guía de despacho para poder facturar, siempre y cuando estas guías pertenezcan a mismo cliente.

En la aplicación se dispone de una sección de búsqueda que permite identificar en el sistema de forma eficiente los documentos que se encuentran en la lista, con los distintos filtros que existen.

En la lista se despliegan las siguientes opciones para el proceso:

EMITIR: Esta opción permite seleccionar una guía de despacho o varias guías de despacho, de un mismo cliente, y comenzar con el proceso normal de facturación, donde aparecerá el ingreso de

factura de venta con los datos contenidos en las guías de despacho.

CONTRAER EXPANDIR: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las guías de despacho de los clientes.-

MARCAR COMO FACTURADO: Esta opción permite cambiar manualmente el estado de los documentos guía de despacho con el fin de actualizar las guías cuyo proceso de facturación no fue

realizado desde esta aplicación.

Ventas > Venta Múltiple > Art. y Serv. en devolución

La aplicación de artículos y servicios en devolución es en donde se registran las devoluciones de los documentos de venta que fueron facturados a través de la aplicación anterior (Art. y serv. por facturar),donde su objetivo es control el ingreso de las devoluciones asociados a estos documentos.

En la aplicación se dispone de una sección de búsqueda que permite identificar en el sistema de forma eficiente los documentos que se encuentran en la lista, con los distintos filtros que existen.

En la lista se despliegan las siguientes opciones para el proceso:

EMITIR: Esta opción permite seleccionar el documento al cual se le prentede aplicar la devolución, de un mismo cliente, y comenzar con el proceso normal de devolución, donde aparecerá el ingreso de factura de venta con los datos contenidos en los documentos de devolución.

CONTRAER EXPANDIR: Permite mostrar y ocultar simultáneamente los documentos de los clientes que se pretender aplicar a devolución.

MARCAR COMO EMITIDO: Esta opción permite cambiar manualmente el estado de los documentos en devolución con el fin de actualizar los documentos cuyo proceso de devolución no fue realizado desde esta aplicación.

En la sección de búsqueda de la lista de los documentos por imprimir es factible buscar documentos con una serie de filtros que están disponibles para la búsqueda, como el tipo de documento, el Rut del cliente, además de poder asociar la opción documentos de referencia que mostrará la referencia ingresada en el documento de ventas y las referencias manuales que se pueden realizar (en el caso de las notas de crédito y notas de débito).

Como opciones de la lista se despliegan las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar un documento de ventas grabado y ver en pantalla la información con la cual fue guardada la operación, dentro de la lista al editar es posible modificar los valores ingresados siempre y cuando no se modifique el número del documento, el cliente o el tipo de documento.
• Eliminar: Permite seleccionar uno de los documentos guardados y eliminar del sistema la transacción.
• Facturar: Permite seleccionar uno de los documentos guardados y facturar o imprimir el documento de ventas, con esto el documento pasará a la lista de documentos impresos.
• Factura electrónica: Permite seleccionar uno de los documentos guardados y facturar de forma electrónica el documento de ventas, con esto el documento pasará a la lista de facturas Electrónicas.
• Nuevo: Permite crear un nuevo documento de ventas, para lo cual se deberán ingresar los siguientes datos:

En el ingreso de los documentos de venta es necesario completar todas las carpetas del ingreso, como lo son:

IDENTIFICACIÓN: En esta carpeta del ingreso del documento de ventas se ingresan todos los datos que son de carácter general del documento de ventas y que son necesarios para la emisión de
documento, el ingreso de éstos datos es de carácter obligatorio.

DETALLE: En el detalle del documento se ingresan los datos que corresponden al contenido del documento de venta, es decir, que artículos o servicios se van a vender indicando desde el artículo, la cantidad y el valor al cual se pretende vender, como se muestra en la pantalla de más abajo:

TOTALES: En la carpeta de los totales se resume la información que proviene de lo ingresado anteriormente en el detalle del documento de ventas, agregando en dicha carpeta la información que
corresponde a la configuración del documento según los impuestos asociados, según la pantalla de más abajo:

CONDICIÓN DE PAGO: En la carpeta condición de pago, solo en el caso en el cual la condición de pago que se haya elegido tenga la característica de ser al crédito se deberá ingresar e indicar las fechas de las cuotas y el monto de cada una de las asignaciones, según como se muestra en la pantalla de más abajo:

Finalmente una vez completados todos los datos que se requieren en las carpetas anteriormente señaladas se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos ingresados al sistema. De esta forma la guía de despacho recién ingresada quedará registrada en la lista de documentos por emitir.