Movimientos por aprobar
Esta funcionalidad permite ingresar todos los movimientos de inventario, es decir, ingreso de documentos de entrada o de salida.
Estos documentos dependiendo de la configuración de integración definida, ya sea en línea o con aprobación previa, pasarán de forma inmediata a la lista de movimientos aprobados y en caso de que la configuración sea con aprobación previa los movimientos quedan por aprobar para luego ser integrados directamente por el usuario.
En la sección de búsqueda de la lista de movimientos por aprobar , el sistema ERP Defontana muestra los movimientos que se encuentren en estado por aprobar, el sistema ERP Defontana los muestra ordenados por fecha, de acuerdo a los filtros que están seleccionados. Las opciones que el sistema ERP Defontana ofrece son:
- Editar: permite seleccionar un tipo de documento de inventario e ingresar al documento y ver la información con la cual el documento fue grabado.
- Eliminar: permite seleccionar un documento de inventario y eliminar la información del sistema ERP Defontana, siempre y cuando la eliminación del documento de inventario no influya en que los stock queden deficientes. En caso que se requiera la eliminación de un documento de inventario se debe revisar que los saldos de los artículos no queden de forma deficiente, ya que el sistema ERP Defontana no permitirá la eliminación de la información, puesto que las cantidades y los costos son re calculados al momento de la eliminación.
- Integrar: permite seleccionar un documento reversado y aprobarlo, al hacer esto el documento quedará almacenado en la lista de movimientos aprobados.
- Nuevo: permite la creación de un nuevo movimiento de inventario, y para lo cual es necesario completar los siguientes datos:
Al ingresar un documento de inventario existen dos carpetas: Encabezado y Detalle.
Carpeta Identificación
En esta carpeta se almacenan los datos generales del documento, como son tipo y numeración.
En el ingreso de un documento de inventario se deberán completar los datos solicitados en la carpeta Encabezado y en la carpeta Detalle, para que el movimiento pueda ser aprobado.
Tipo de Documento: permite seleccionar el tipo de documento que se ingresará al sistema ERP Defontana.
Folio: corresponde a la numeración del tipo de documento seleccionado anteriormente, esta puede ser manual o automático.
Fecha: corresponde a la fecha de ingreso del documento.
Tipo Doc. Referencia: el sistema ERP Defontana permite ingresar un documento de referencia para el movimiento de inventario (campo de carácter opcional)
Nº Doc, Referencia: el sistema ERP Defontana permite ingresar el número de documento de referencia, según lo establecido en la opción anterior (campo de carácter opcional)
Bodega: permite seleccionar la bodega de destino, de origen o bien de origen y destino, dependerá de si el documento es de ingreso, egreso o traspaso.
Motivo de Movimiento: Se debe seleccionar a modo de información el motivo del documento de inventario que se está realizando.
Análisis: Se debe ingresar el análisis de la cuenta contable de contra-existencia que se configuro en la definición del comprobante contable.
Glosa: Se puede ingresar un comentario para el documento de inventario (campo de carácter opcional)
Una vez completados los campos de la carpeta Encabezado es necesario pasar a la carpeta detalle, para ver los datos que se deben ingresar:
Carpeta Detalle
En esta carpeta se almacena el detalle de los artículos que afectarán al inventario.
En el detalle del documento de inventario se ingresarán los datos que corresponden a los artículos que serán ingresados al inventario y que serán sacados del inventario o bien que serán traspasados de bodega en el sistema ERP Defontana.
Línea: automáticamente el sistema ERP Defontana indica cuantas líneas tendrá el documento de inventario.
Artículo: corresponde a los artículos que se seleccionarán en el ingreso del documento.
Unidad de Medida: automáticamente el sistema ERP Defontana rescatará la unidad de medida que fue definida en la ficha del artículo.
Cantidad: este valor corresponde a la cantidad de artículos que afectaran al inventario.
Valor Total: corresponde al valor del documento, este puede ser ingresado o calculado de forma automática por el sistema ERP Defontana.
Ver Stock: muestra el stock disponible para el artículo en inventario, con el detalle de cada una de las bodegas.
Análisis: permite ingresar el análisis de la cuenta contable de existencia.
Comentario: permite ingresar un comentario para cada una de las líneas de detalle del documento de inventario.
Las opciones de cada línea es son: Anular, Activar, Insertar líneas de detalle al documento de inventario.
Una vez completados los datos de la carpeta detalle se podrá presionar el botón "Grabar", al hacer esto el sistema ERP Defontana genera el movimiento que afecta al inventario y a la contabilidad en el caso que exista una centralización asociada.
Una vez completados todos los datos tanto de la carpeta Encabezado como de la carpeta Detalle, sólo es necesario hacer clic en el botón "Grabar" para que el documento quede integrado en el inventario.