Configuración de inventario

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Last updated: Apr 28, 2017

Configuración > Inventario > Configuración inventario

 

En esta funcionalidad se definen los parámetros generales que necesita el ciclo de inventario para garantizar un correcto funcionamiento.

La configuración de inventario consta de dos carpetas Inventario y Artículos.

Carpeta inventario

Esta sección tiene ocho secciones: Integración de movimientos, Período válido para ingreso de documentos, Tipo de Costeo, Corrección Monetaria, Impresión del documento, Centralización, Ubicaciones y Unidad de medida.

Integración de Movimientos: en la integración de movimientos se define si los movimientos serán aprobados de forma automática al momento de ser grabados, o bien los movimientos deben ser primero grabados y luego integrados. Para utilizar la primera opción se debe seleccionar la opción En línea (recomendada por Defontana). Si se desea utilizar la segunda opción se debe seleccionar la opción Con aprobación previa.


Período válido para ingreso de documentos: determina la fecha en la cual se podrá realizar el ingreso de los documentos al ciclo de inventario, la opción mesesdespués se relaciona al período actual, permitiendo digitar información sólo hasta esa cantidad de meses definido posterior al período actual.


Tipo de Costeo: Corresponde al método de valorización de las existencias, el sistema ERP Defontana utiliza el PMP (Precio Promedio Ponderado). 

Corrección Monetaria: Corresponde al tipo de comprobante que el sistema ERP Defontana utilizará en el proceso de corrección monetaria.

Impresión de Documentos: el sistema ERP Defontana permite imprimir los documentos de inventario en forma automática al momento de grabarlos o integrarlos.

Centralización: esta sección define, si la centralización será automática al momento de integrar los movimientos de inventario o será por períodos, se debe seleccionar la opción que se necesite. De acuerdo a lo recomendado por Defontana la centralización debe ser en línea.

 

  • En línea : Esta opción indica al sistema ERP Defontana que al momento de integrar un documento de inventario, se genera también el comprobante contable configurado para tal documento, desplegándose en la lista de documentos de inventario aprobados una cadena que simboliza tal acción.

 

  • Por períodos : Esta opción indica al sistema ERP Defontana que al momento de integrar un documento de inventario, no se genera el comprobante contable configurado para tal documento, sino que lo deja pendiente de centralización sin asociarle una cadena al documento de inventario en la lista. Para generar el comprobante contable al documento o a un grupo de documentos, se deben seleccionar y presionar el botón "centralizar" desde la lista de documentos de inventario. En resumen ésta opción me permite generar los comprobantes contables a los documentos de inventario manualmente.

 

  • Foliación de comprobante contable igual al número de documento : Esta opción indica al sistema ERP Defontana que el número del comprobante contable que se generará será igual al número del documento de inventario, para ocupar ésta funcionalidad se deben seguir los siguientes pasos:

 

  1. La numeración de comprobantes dentro de la configuración de contabilidad no puede ser única, por que si así fuera, se repitirían los comprobantes contables para documentos de inventario con distinto tipo de documento pero con igual número, y el sistema ERP Defontana validaría dicha situación enviando un mensaje al usuario y negando la generación del comprobante del segundo documento.
  2. Se recomienda generar un tipo de comprobante para cada tipo de documento de inventario que genera comprobante contable, y asociarlo dentro de la configuración de centralización de documentos de inventario.



Ubicaciones: permite habilitar la opción de manejar ubicaciones en el mantenimiento de las bodegas. Su habilitación se debe realizar cuando no existan movimientos en la aplicación de inventario.

Unidad de Medida: Determina que, al crear un artículo, se utilice la misma unidad de medida en los ciclos de inventario y ventas.

Una vez seleccionadas estas configuraciones se debe seleccionar el botón "Grabar" para guardar los cambios.


 

Una vez que se realicen los primeros movimientos en la aplicación de inventario no será posible cambiar ninguna de las configuraciones anteriores.

Carpeta Artículo

 En la segunda carpeta de la configuración, llamada ARTÍCULO se definen características propias de la ficha del artículo y de las opciones que se utilizarán en el manejo del maestro, lo definido es lo siguiente:

 

Cantidad de Níveles: determina la estructura y el número de niveles que tendrá el maestro de artículos. El número máximo de niveles permitidos son 5 y el mínimo recomendado por Defontana son 3.

Nombre de Níveles: permite nombrar a cada uno de los niveles que se definieron en la configuración anterior, permite además indicar de forma conceptual la estructura que se definió para el maestro de artículos y entender la lógica definida.

Largo de Níveles: corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizara en la codificación de los artículos. El largo total de los niveles no puede superar los 25 caracteres en total, los cuales pueden ser distribuidos de la forma que se estime conveniente a lo largo de los niveles configurados.

Definición de Propiedades: permite definir las propiedades que podrán utilizar los artículos de inventario, las cuales se asociaran en la ficha del artículo al momento de la creación. Los tipos de propiedades que se pueden crear son de lista, numérico y alfanumérico. Estas pueden ser hasta 25.

Asiento Contable: determina el nivel de la línea de productos, al cual se centralizarán los movimientos de inventario.

Configuración de recuperación de datos de ingreso de Ventas e Inventario : determina el tipo de código que se utiliza en el ingreso, este puede ser código de artículo o código de barras.

Permite incluir datos adicionales en el código de barras del proveedor de acuerdo a la simbología GS1-128. Los datos adicionales manejados por Defontana en el código de barra son los siguientes:

  •  01 – Numero mundial de articulo comercial (GTIN)
  • 10 – Numero de Lote
  • 15 – Vender hasta fecha
  • 17 – Utilizar hasta fecha
  • 21 – Numero de Seriado

No olvidar, hacer clic en "Grabar" .

Configuración > Inventario > Configuración inventario

 

En esta funcionalidad se definen los parámetros generales que necesita el ciclo de inventario para garantizar un correcto funcionamiento.

La configuración de inventario consta de dos carpetas Inventario y Artículos.

Carpeta inventario

Esta sección tiene ocho secciones: Integración de movimientos, Período válido para ingreso de documentos, Tipo de Costeo, Corrección Monetaria, Impresión del documento, Centralización, Ubicaciones y Unidad de medida.

Integración de Movimientos: en la integración de movimientos se define si los movimientos serán aprobados de forma automática al momento de ser grabados, o bien los movimientos deben ser primero grabados y luego integrados. Para utilizar la primera opción se debe seleccionar la opción En línea (recomendada por Defontana). Si se desea utilizar la segunda opción se debe seleccionar la opción Con aprobación previa.


Período válido para ingreso de documentos: determina la fecha en la cual se podrá realizar el ingreso de los documentos al ciclo de inventario, la opción mesesdespués se relaciona al período actual, permitiendo digitar información sólo hasta esa cantidad de meses definido posterior al período actual.


Tipo de Costeo: Corresponde al método de valorización de las existencias, el sistema ERP Defontana utiliza el PMP (Precio Promedio Ponderado). 

Corrección Monetaria: Corresponde al tipo de comprobante que el sistema ERP Defontana utilizará en el proceso de corrección monetaria.

Impresión de Documentos: el sistema ERP Defontana permite imprimir los documentos de inventario en forma automática al momento de grabarlos o integrarlos.

Centralización: esta sección define, si la centralización será automática al momento de integrar los movimientos de inventario o será por períodos, se debe seleccionar la opción que se necesite. De acuerdo a lo recomendado por Defontana la centralización debe ser en línea.

 

  • En línea : Esta opción indica al sistema ERP Defontana que al momento de integrar un documento de inventario, se genera también el comprobante contable configurado para tal documento, desplegándose en la lista de documentos de inventario aprobados una cadena que simboliza tal acción.

 

  • Por períodos : Esta opción indica al sistema ERP Defontana que al momento de integrar un documento de inventario, no se genera el comprobante contable configurado para tal documento, sino que lo deja pendiente de centralización sin asociarle una cadena al documento de inventario en la lista. Para generar el comprobante contable al documento o a un grupo de documentos, se deben seleccionar y presionar el botón "centralizar" desde la lista de documentos de inventario. En resumen ésta opción me permite generar los comprobantes contables a los documentos de inventario manualmente.

 

  • Foliación de comprobante contable igual al número de documento : Esta opción indica al sistema ERP Defontana que el número del comprobante contable que se generará será igual al número del documento de inventario, para ocupar ésta funcionalidad se deben seguir los siguientes pasos:

 

  1. La numeración de comprobantes dentro de la configuración de contabilidad no puede ser única, por que si así fuera, se repitirían los comprobantes contables para documentos de inventario con distinto tipo de documento pero con igual número, y el sistema ERP Defontana validaría dicha situación enviando un mensaje al usuario y negando la generación del comprobante del segundo documento.
  2. Se recomienda generar un tipo de comprobante para cada tipo de documento de inventario que genera comprobante contable, y asociarlo dentro de la configuración de centralización de documentos de inventario.



Ubicaciones: permite habilitar la opción de manejar ubicaciones en el mantenimiento de las bodegas. Su habilitación se debe realizar cuando no existan movimientos en la aplicación de inventario.

Unidad de Medida: Determina que, al crear un artículo, se utilice la misma unidad de medida en los ciclos de inventario y ventas.

Una vez seleccionadas estas configuraciones se debe seleccionar el botón "Grabar" para guardar los cambios.


 

Una vez que se realicen los primeros movimientos en la aplicación de inventario no será posible cambiar ninguna de las configuraciones anteriores.

Carpeta Artículo

 En la segunda carpeta de la configuración, llamada ARTÍCULO se definen características propias de la ficha del artículo y de las opciones que se utilizarán en el manejo del maestro, lo definido es lo siguiente:

 

Cantidad de Níveles: determina la estructura y el número de niveles que tendrá el maestro de artículos. El número máximo de niveles permitidos son 5 y el mínimo recomendado por Defontana son 3.

Nombre de Níveles: permite nombrar a cada uno de los niveles que se definieron en la configuración anterior, permite además indicar de forma conceptual la estructura que se definió para el maestro de artículos y entender la lógica definida.

Largo de Níveles: corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizara en la codificación de los artículos. El largo total de los niveles no puede superar los 25 caracteres en total, los cuales pueden ser distribuidos de la forma que se estime conveniente a lo largo de los niveles configurados.

Definición de Propiedades: permite definir las propiedades que podrán utilizar los artículos de inventario, las cuales se asociaran en la ficha del artículo al momento de la creación. Los tipos de propiedades que se pueden crear son de lista, numérico y alfanumérico. Estas pueden ser hasta 25.

Asiento Contable: determina el nivel de la línea de productos, al cual se centralizarán los movimientos de inventario.

Configuración de recuperación de datos de ingreso de Ventas e Inventario : determina el tipo de código que se utiliza en el ingreso, este puede ser código de artículo o código de barras.

Permite incluir datos adicionales en el código de barras del proveedor de acuerdo a la simbología GS1-128. Los datos adicionales manejados por Defontana en el código de barra son los siguientes:

  •  01 – Numero mundial de articulo comercial (GTIN)
  • 10 – Numero de Lote
  • 15 – Vender hasta fecha
  • 17 – Utilizar hasta fecha
  • 21 – Numero de Seriado

No olvidar, hacer clic en "Grabar" .