Ecommerce Defontana
- Francisco Donoso Herrera
- José Aros Lillo
El Ecommerce de Defontana ERP, permite crear una tienda online de manera fácil y rápida, para poder vender tus productos o servicios. El módulo nos permite gestionar los productos, las órdenes, configurar las redes sociales, tasas de envío, entre otras funcionalidades. Completamente integrado con el sistema ERP y con nuestra plataforma de pago Defontana Pay. Inventario en tiempo real y la facturación de cada orden queda automáticamente en el módulo de ventas, generando rebaja de stock.
El módulo nos permite activar una demo para probar la funcionalidad en un período de 14 días y con la opción de ser activado con un cargo al contrato dependiendo del tipo, ya sea anual o mensual.
Dicho lo anterior, la funcionalidad consta de la tienda online como tal y de un módulo interno para realizar las distintas configuraciones del sitio las cuales serán detalladas más adelante.
Acceso al Módulo
Desde el ERP, se debe ingresar a través del menú Ventas > Ecommerce Defontana del panel de navegación:
Activación Demo
Para la activación de la demo, debemos hacer click en botón donde dice Solicitar Demo 14 días.
Al hacer click para solicitar la demo, se abrirá un modal pidiendo la siguiente información: Nombre, Teléfono, Email, Nombre del Ecommerce o Tienda y por último el dominio del Ecommerce o Tienda a crear.
Al darle click al botón Activar, automáticamente se generara la tienda online y el módulo interno quedará habilitado para las diferentes configuraciones.
Activación Ecommerce
Cuando tenemos la Demo del Ecommerce activada, tenemos la opción de suscribirnos al producto pinchando en la opción activalo acá.
Al hacer click en actívalo acá, se nos desplegará un modal informativo en cuanto al cobro que se hará según el tipo de contrato que tengamos como empresa, ya sea Anual o Mensual (1UF o 12 UF)
De esta forma automáticamente se hará el cargo a nuestro contrato y tendremos activado el Ecommerce correctamente.
Vista del Módulo Interno
En la vista del módulo interno, vamos a poder visualizar las pestañas de Órdenes, Productos Ecommerce, Locales, Categorías, Lista de Precios y Datos Bancarios. En la parte superior derecha, tenemos un ícono de notificaciones, ícono para visitar la tienda y el botón de Configuraciones, en donde se encuentra: Configuración General, Configuración de Automatización, Condfiguración de Medios Sociales y Configuración de Tasas de Envío.
Configuraciones
Configuración General
Dominio: En la configuración general se puede visualizar el dominio que tiene la tienda y la cual se puede actualizar validando que no exista el dominio ingresado
Facturación: Se puede almacenar los RUT ingresados en la tienda de manera formateada, y esta la opción de facturar automáticamente las ordenes al momento de que se realice la compra.
Métodos de Pago: Opción para habilitar el método de pago de transferencia bancaria.
Lista de precio: Opción para habilitar las listas de precios configuradas por local.
Configuración de Automatización
Configuración de los distintos tipos de documentos: Factura Afecta, Boleta Afecta, Factura Exenta, Boleta Exenta y Vale Comprobante Voucher.
Los campos a configurar por cada tipo de documento son los siguientes:
Tipo Documento ERP: Se debe seleccionar el tipo de documento configurados en el ERP.
Vendedor: Seleccionar Vendedor creado en el ERP.
Producto o Servicio: Se debe seleccionar un producto o servicio para el item del despacho en la factura o boleta.
Condición de Pago: Se debe seleccionar una condición de pago que este creada en el ERP.
Asientos Contables: En este item, se debe seleccionar por cada asiento una cuenta contable, para cliente, IVA, línea de detalle, Inventario (en el caso de que el tipo de documento ERP seleccionado rebaje stock) y cobro de despacho.
Medios Sociales
Datos Ecommerce: Permite ingresar nombre y una breve descripción del ecommerce.
Listado Órdenes
En el listado de órdenes llegan todos los pedidos realizados desde la tienda online, sus columnas se conforman de la siguiente manera:
Nº Orden: Correlativo de creación de la orden.
Tipo de Documento: Tipo de documento con el cual se hará la facturación de la orden. Pueden ser dos tipos: factura o boleta.
Fecha: Fecha de creación de la orden.
Total Despacho: Total del despacho cobrado en la orden.
Estado: Estado en el cual se encuentra la orden. este puede ser modificado según proceso.
Estado ERP: Se refiere al estado de facturación, si la orden aún no esta factruada saldra una X, caso contrario saldra un .
Opciones: Se manejan las siguientes opciones para cada orden.
Procesar Venta: Funcionalidad para generar la facturación de la orden, según el tipo de documento (factura o boleta).
Cambiar estado a: Se manejan distintos tipos de estados de ordenes, los cuales son: Pendientes, Procesando, Pagado, Completado, Enviados y Cancelado.
Detalle orden de venta: Vista previa de los datos que vienen en la orden.
Editar orden de venta: Edición de la orden, en donde se puede modificar algún dato del comprador, modificar detalle de productos e información de despacho.
Cuando la orden ya esta facturada las opciones para cada orden son las siguientes:
Detalle de venta ERP: Muestra una vista previa de la venta que se generó en el ERP.
Descarga de PDF: Muestra impresiòn de pdf configurado en el ERP.
Descarga PDF 8cm:
Cambiar estado a: Los cambios de estado son: Pagado, Procesando, Completado y Enviado.
Detalle de orden de venta: Vista previa de toda la información de la orden, detalle comprado, detalle de productos y despacho.
Productos Ecommerce
Listado de productos que estan activos o inactivos para mostrar en la tienda online. El listado que se despliega muestra el código del producto, nombre, descripción, precio y estado (activo e inactivo)
El botón Acciones nos entrega la siguientes funcionalidades:
Carga Masiva: Permite generar un excel con las columnas correspondientes a los datos principales para crear el producto. Por otra parte nos permite generar un archivo .ZIP para la carga de imágenes. Ambos archivos de carga son independientes uno del otro.
Archivo Excel: Se puede descargar la plantilla para llenar los campos del producto. Al tener la plantilla llena, esta se puede buscar o arrastrar para ser cargada.
Ejemplo de Plantilla
Esta carga hace que los productos según sku sean creados en el backoffice del ecommerce y a la vez sean integrados en el maestro de productos del erp.
Archivo .ZIP: El archivo debe tener una estructura de carpetas para poder ser subido. Primero la carpeta principal, la cual dentro de ella debe estar la carpeta con el nombre del código de cada SKU del producto y dentro de ella las 5 imágenes correspondientes. De esta forma si se quiere subir imágenes a 5 productos distintos, deben hacer 5 carpetas con el SKU de cada producto y sus imágenes dentro, para que suban correctamente.
Migración de productos desde el ERP: Con esta opción solo debemos hacer click de tal manera que se copien todos productos que estan en el maestro de productos ERP de forma masiva al ecommerce. Estos productos quedaran con el estado Inactivo, de tal manera de que por grupo de productos se vayan activando.
Añadir producto nuevo: Esta es la forma manual para subir uno a uno cada producto al listado de ecommerce.
Las opciones de Habilitar o Deshabilitar productos en el ecommerce, quedan disponibles cuando se chequea uno o mas productos para realizar dicha acción
Las opciones por cada productos son las siguientes: Editar producto y Eliminar Producto.
Ficha de Producto: La ficha de productos es un formulario donde muestra los siguientes datos: I
Información de Producto: Código ERP, Nombre, SKU, Código de Barra, Precio Base, Precio, Producto Relacionado, Categorias Relacionadas, Opción si es producto o servico, si es exento y activo.
Descripciòn de Producto: Descripción corta y larga del producto a mostrar en la tienda.
Imágenes de producto: Sección de imágenes, donde se puede agregar, quitar y ordenar imágenes.
Locales
Listado de locales muestra las columnas: ID Local, Código Local, Nombre, Código Bodega ERP y Dirección.
La forma de crear los locales en el ecommerce son 2, migrando los locales del ERP o añadir de forma manual, seleccionando el local de erp disponible, asociando la bodega que corresponda. La bodega seleccionada será la bodega de la cual se mostrará el stock de cada producto, según local seleccionado en la tienda online. De igual manera la orden estará asociada a esta bodega, de tal manera que se rebaje el stock correspondiente al facturar.
Estas opciones se encuentran en el botón acciones.
Formulario de ingreso Locales:
En este formulario, se debe seleccionar un código de local que este creado en el ERP, se debe ingresar un nombre de local y una dirección del local, y por último seleccionar una bodega que este creada en el ERP.
Las opciones por cada registro de local que se tiene creado, es editar y eliminar.
Categorías
Listado de categoría esta compuesto por las siguientes columna: ID, Categoría, Árbol de Categoría.
El botón acciones, se encuentra la funcionalidad de añadir categoría.
Formulario Categoría
Para generar una nueva categorí se debe ingresar un código y a este código asociar una categoría antes creada, de tal manera que se la categoría padre de la categoría que se está creando.
Las opciones por cada categoría creada es editar y eliminar.
Lista de Precios
Listado de Lista de Precios esta compuesto por las siguientes columna: Código, Nombre, Local y Factor de multiplicación.
El botón acciones, se encuentra la funcionalidad de añadir lista de precios.
Formulario Lista de precios:
Se debe seleccionar un código de lista de precio que este creado en el ERP. Al escoger el código este traerá el nombre de la lista de precio y a esta lista se le debe agregar un factor de multiplicación, en el caso de que la lista seleccionada sea bruta, el factor debe ser 1 y en caso de que sea neta, se agrega el factor del 19% (1.19) vael decir, precio es + IVA. Por último se debe seleccionar un local, que anteriormente se creo en el ecommerce, para que aplique la lista de precios en cuestión.
Las opciones por registro de lista de precios es editar y eliminar.
Datos Bancaríos
Listado de Datos Bancarios esta compuesto por las siguientes columnas: ID, Nº Cuenta, Tipo de Cuenta, Entidad Bancaria y RUT.
El botón acciones, se encuentra la funcionalidad de añadir lista de datos bancarios.
Formulario Datos Bancarios
En este formulario se debe ingresar el Nº de cuenta bancaria, el tipo de cuenta bancaria (corriente, ahorro, vista), nombre del titular de la cuenta, RUT y la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta.