Portal de Proveedores Defontana
- Guillermo Puelles Torres
- Ignacio
El Portal de Proveedores de Defontana te permite gestionar distintos flujos de comunicación con los proveedores a través de una única plataforma. A través del sitio, puedes notificar a tus proveedores la emisión de órdenes de compra, la recepción de facturas, asignar fechas de pago y automátizar el pago de las mismas a través de nuestra integración con bancos. Además, posees un chat directo con los proveedores u otras empresas de nuestro ecosistema.
Lo anterior te permite evitar estar comunicando tu emisión de OCs, recepción de facturas y pagos a proveedores a través de correos u otros medios. Con el Portal puedes evitar procesos de comunicación interna en la empresa a través de Excel u otros procesos manuales, evitando atrasos en pagos o confirmaciones a tus proveedores. Estos procesos se pueden manejar directamente en el Portal de Proveedores, al cual pueden acceder los colaboradores de la empresa y también tus proveedores, cada uno accediendo a la información que le corresponde e interactuando dentro del sitio.
Vistas del Portal de Proveedores:
El sitio posee dos vistas, según el perfil de usuario que ingresa al sistema:
Vista de Cliente:
Es la vista que poseen los usuarios del ERP Defontana. Permite revisar la información de órdenes de compra emitidas a los proveedores, Facturas recibidas de los mismos y los gestionar los pagos asociados a cada una.
Esta vista solo aparece si está activada la funcionalidad de Portal de Proveedores para tu empresa. Si quieres realizar una prueba por un tiempo o activarla, por favor contacta a tu ejecutivo comercial.
Vista de Proveedor:
Es la vista que poseen los usuarios de empresas proveedoras de las empresas que han activado el Portal de Proveedores. En esta vista los proveedores pueden revisar las órdenes de compra que han recibido, las facturas que han enviado a sus cliente(s) que tienen una cuenta en el Portal de Proveedores, y ver las fechas y confirmaciones de pagos programados para ellos de parte de sus clientes.
Los proveedores deben generar una cuenta previamente en el Portal de Proveedores, la cual solo se puede generar a través de una invitación que reciben por email, de parte de las empresas cliente (empresas que ocupan el Portal de Proveedores en el ERP Defontana). Una vez generada su cuenta, pueden ingresar a través de la dirección proveedores.defontana.com
Vista del Portal de Proveedores - Vista de Cliente:
Como cliente, se puede acceder a las siguientes secciones:
Dashboard inicial
Listado de órdenes de compra emitidas.
Listado de Facturas recibidas.
Listado de Pagos.
Calendario de Pagos.
Chat con Proveedores.
Administración de permisos.
Dashboard Inicial - Vista de Cliente:
El Dashboard Inicial es la primera vista que aparece al ingresar al sitio. Dentro del dashboard aparece el monto total a pagar durante la próxima semana, durante el próximo mes y durante los próximos 2 meses. Además, aparece un listado de los 5 pagos más próximos a realizar:
Listado de órdenes de compra emitidas - Vista de Cliente:
En el listado de órdenes de compra emitidas, aparecen todas las órdenes de compra (OC) que han sido generadas y aprobadas en el ERP Defontana.
Al momento de aprobar una orden de compra en el ERP, ésta se registra automáticamente en el Portal de Proveedores. Cuando esto ocurre, se le envía directamente un email de notificación de esta acción al proveedor de la OC, invitándolo a que se registre en el Portal de Proveedores si aun no lo ha realizado.
Si el proveedor está inscrito en el Portal de Proveedores, podrá ver esta OC directamente en el Listado de ordenes de compra recibidas, en la Vista de Proveedor.
Listado de facturas recibidas - Vista de Cliente:
En el listado de facturas recibidas, se podrán ver todos los documentos que te han enviado los proveedores.
Para cada documento podrás asignar las fechas de pago de cada una, seleccionando la opción “Asignar pagos“ o “Modificar pagos“, del menú de acciones del listado:
Para cada factura se puede establecer una o muchas fechas de los pagos a realizar:
Al realizar esta acción, los pagos por realizar se podrán ver directamente en las vistas Dashboard, Listado de Pagos y Calendario de Pagos, de la Vista de Cliente. Los proveedores, por su parte, también podrán ver los pagos que les corresponda recibir, según las fechas que tú hayas asignado a cada factura, en las distintas secciones de la Vista de Proveedores.
Tanto al recibir facturas como al programar fechas de pagos para las mismas en el sitio, se generan notificaciones por email para los proveedores de cada factura. Si aún no se han inscrito en el Portal de Proveedores, se pueden inscribir con el enlace recibido en cada email.
Listado de pagos - Vista de Cliente:
El listado de pagos del Portal, permite revisar todos los pagos de facturas que tienes programados para tus proveedores. Para cada pago se puede revisar su fecha prevista de pago, monto a pagar, número de cuota de pago dentro de la factura asociada, estado del pago y fecha real de pago. Este último campo solo aplica si es que el pago ya fue efectuado.
Calendario de Pagos - Vista de Cliente:
El calendario de pagos permite ver la misma información de la vista anterior, pero a través de un calendario, para una visualización más fácil de comprender en el tiempo:
Chat con proveedores - Vista de Cliente:
En esta sección, se puede iniciar un chat con cualquiera de tus proveedores y comunicarte directamente con ellos, sin necesidad de enviar emails o tener comunicaciones por teléfono. Directamente puedes escribir en el chat y tus proveedores recibirán una notificación de que han recibido mensajes en la plataforma, para que puedan ingresar y conversar contigo en el Portal de Proveedores.
Puedes buscar a cualquiera de tus proveedores en el recuadro de texto ubicado sobre el listado de chats que ya has generado para iniciar una nueva conversación:
Administración de Permisos - Vista de Cliente:
En la vista de administrción de permisos podrá seleccionar cuáles usuarios del ERP pueden acceder al módulo del Portal de Proveedores. Además, podrá otorgar permiso a otros usuarios si así lo desea, para que administren también los permisos de esta plataforma para la empresa:
Vistas del Portal de Proveedores - Vista de Proveedor:
Como proveedores, se pueden acceder a las siguientes secciones:
Dashboard inicial
Listado de Órdenes de Compra recibidas.
Listado de Facturas enviadas.
Calendario de Pagos.
Chat con Cliente.
Dashboard Inicial - Vista de Proveedor:
En esta sección, se puede ver el monto de pagos programados para recibir dentro de los próximos 7, 30 y 60 días. Además, se puede ver un listado de los próximos 5 pagos a recibir:
Listado de órdenes de compra recibidas- Vista de Proveedor:
En el listado de órdenes de compra recibidas, aparecen todas las órdenes de compra (OC) que han sido generadas y aprobadas por tus clientes en el ERP Defontana.
Dentro de las opciones del listado puedes revisar el detalle y descargar el PDF de cada orden de compra:
Listado de facturas enviadas - Vista de Proveedor:
A medida que envíes facturas a tu cliente a través del SII, y estas sean recibidas por él, podrás verlas en el Portal de Proveedores para confirmar su aceptación o rechazo. Cada factura aceptada por tu cliente aparecerá en el listado:
En caso de que más de uno de tus clientes ocupen el Portal de Proveedores de Defontana, podrás ver en el mismo listado las facturas enviadas a todos ellos.
Para cada documento, aparece si el proveedor ha asignado una o más fechas de pago a cada factura, dentro del listado principal:
Presionando encima del ícono que indica que una factura sí posee pagos asociados, puedes revisar la fecha de los mismos:
Finalmente, cada vez que un cliente asigna fechas de pagos a una de tus facturas, recibirás un mensaje de confirmación por correo:
Calendario de Pagos - Vista de Proveedor:
El calendario de pagos permite conocer las fechas en que vas a recibir los pagos por tus facturas emitidas. La Información se muestra a través de un calendario:
Chat con cliente- Vista de Proveedor:
En esta sección, se puede iniciar un chat con cualquiera de tus clientes o con otros proveedores suscritos a la plataforma. A través del chat podrás comunicarte directamente con ellos, sin necesidad de enviar emails o tener que coordinar comunicaciones por otros medios. Directamente puedes escribir en el chat y tus contactos recibirán una notificación de que han recibido mensajes en la plataforma, para que puedan ingresar y conversar contigo en el Portal de Proveedores.
Puedes buscar a cualquiera de tus clientes en el recuadro de texto ubicado sobre el listado de chats que ya has generado para iniciar una nueva conversación: