CRM Defontana le permite gestionar de principio a fin el proceso comercial con sus clientes, desde que llega un nuevo candidato (potencial cliente) hasta la creación de oportunidades de negocio y cotizaciones, esto último integrado con ERP Defontana.

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Introducción

Para ir familiarizándose con el vocabulario, y con los conceptos ligadas al proceso, a continuación se presenta un esquema en donde se puede comprobar el flujo de trabajo, relaciones y los principales procesos que se incluyen en CRM Defontana:

• Candidatos/prospectos: Son aquellas personas naturales, independientes o corporativas, que tienen la posibilidad de establecer una relación comercial con nuestra empresa.

• Cuentas: Son todos aquellos clientes o candidatos/prospectos que fueron convertidos en clientes que podrán cotizar y/o adquirir los productos o servicios ofrecidos por nuestra empresa.

• Contactos: Son todas aquellas personas que sirven de nexo o referencia entre un cliente activo en CRM y el proveedor de un servicio y/o producto comercial.

• Oportunidades: Son todas aquellas posibilidades, propuestas o negociaciones comerciales que pueden concretarse entre un cliente activo en CRM y el proveedor de un servicio y/o producto comercial.

• Actividades: Son todos aquellos eventos, reuniones, tareas, compromisos, contacto u otra interacción que se pueden producir entre un cliente activo en CRM y el proveedor de un servicio y/o producto comercial.

• Informes: Se considera la creación, personalización, emisión y exportación a formatos populares de la información asociada a los proceso de CRM.

Demos un paseo por el sistema !

Conozca de forma detallada el funcionamiento el sistema CRM Defontana a través de ejercicios prácticos que le ayuden a entender el el flujo de trabajo y sus principales procesos y tareas.

Resumen de CRM

El resumen de Defontana CRM concentra una gran cantidad de funcionalidades y todas ellas al alcance del usuario, desde accesos directos y/o rápidos hasta información agrupada y gráfica, el objetivo es que el usuario tenga al alcance de manera inmediata las opciones que requiere, a continuación se detallan las principales opciones:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Barra de opciones superior.  En la barra de herramientas superior se ubican todas aquellas opciones de gran nivel que serán útiles y accesibles para el usuario, tales como Creación rápida, identificador de usuario, identificador de empresa, notificaciones, centro de ayuda, salir de sistema y accesos a otros sistemas.

• Barra de opciones central. En esta barra se despliegan todas aquellas características operativas de uso frecuente para los usuarios del sistema.

• Característica en uso. Esta opción le indica al usuario la característica CRM que está siendo usada.

• Iniciar tour. Un paseo por las principales características a través de una guía navegable.

• Búsqueda de oportunidades. Permite la búsqueda a partir de filtros de selección de oportunidades registradas en el sistema. Si el usuario lo desea podrá restablecer los filtros por defecto seleccionando la opción limpiar.

• Embudo de oportunidades. Representación gráfica de las oportunidades según la etapa en que se encuentren, además posicionando el puntero del ratón sobre una etapa se despliega una vista preliminar del detalle de la misma.

• Resumen de oportunidades. Lista de oportunidades agrupadas por etapa, valorizadas por línea de detalle y total general.

• Próximas actividades. Se despliegan las próximas actividades asociadas al usuario con sesión activa.

• Secciones ocultables. En cada sección existe un botón que permitirá ocultar/desplegar el detalle de la misma, esto tiene como objetivo aumentar el área de visualización vertical del usuario.

Candidato

En este listado usted podrá gestionar toda la información de los candidatos registrados en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Búsqueda.  Se podrá buscar a candidatos a través de distintos criterios de búsqueda, además si el usuario así lo desea podrá restablecer los valores por defecto para todos los filtros disponibles.

• Creación rápida. La creación rápida le permite al usuario crear un candidato con la información obligatoria y básica necesaria.

• Creación detallada. La creación detallada le permite al usuario crear un candidato con la información completa.

• Consultar. La consulta de candidato despliega toda la información del mismo para comprobar los datos ingresados previamente.

• Modificar. Si el usuario lo desea podrá modificar algunos datos sin perder de vista la característica en la que está trabajando.

• Desactivar. La desactivación de candidato es útil como alternativa a la eliminación, de esta forma estará disponible en futuras consultas pero no será contemplado en movimientos futuros.

• Reasignar. Reasignar candidatos permite compartir candidatos entre usuarios o miembros de un equipo en particular.

• Convertir. La conversión de candidato en cuenta contempla 2 posibilidades excluyentes, es decir, el usuario tendrá que escoger una de estas, ya sea: una cuenta nueva o una cuenta existente. Paralelamente podrá crear una oportunidad a la opción de cuenta seleccionada.

• Eliminar. Toda información eliminada de sistema CRM será enviada y estará disponible en la papelera de reciclaje.

Filtros rápidos de actividades permiten:

• Filtrar rapidamente los resultados desplegados en el listado de candidatos.

• Usar criterios de búsqueda predeterminados.

• No personalizarlos por usuario o por empresa, ya que son genéricos.

• Complementar la información con el filtro tradicional de búsqueda.

• No son acumulables entre si, es decir, sólo se pueden aplicar uno a la vez.

Cuenta

En esta opción usted podrá gestionar toda la información de las cuentas registradas en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Búsqueda.  Se podrá buscar cuentas a través de distintos criterios de búsqueda, además si el usuario así lo desea podrá restablecer los valores por defecto para todos los filtros disponibles.

• Creación rápida de una cuenta. La creación rápida le permite al usuario crear una cuenta con la información obligatoria y básica necesaria.

• Creación detallada de una cuenta. La creación detallada le permite al usuario crear una cuenta con la información completa.

• Consultar una cuenta. La consulta de candidato despliega toda la información del mismo para comprobar los datos ingresados previamente.

• Modificar una cuenta. Si el usuario lo desea podrá modificar algunos datos sin perder de vista la característica en la que está trabajando.

• Reasignar una cuenta. Reasignar cuentas permite compartir datos entre usuarios o miembros de un mismo equipo.

• Eliminar una cuenta. Toda información eliminada de sistema CRM será enviada y estará disponible en la papelera de reciclaje

Contacto

En esta opción usted podrá gestionar toda la información de los contactos registrados en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Búsqueda.  Se podrá buscar cuentas a través de distintos criterios de búsqueda, además si el usuario así lo desea podrá restablecer los valores por defecto para todos los filtros disponibles.

• Creación rápida de un contacto. La creación rápida le permite al usuario crear un contacto con la información obligatoria y básica necesaria.

• Creación detallada de un contacto. La creación detallada le permite al usuario crear un contacto a con la información completa.

• Consultar un contacto. La consulta de contacto despliega toda la información del mismo para comprobar los datos ingresados previamente.

• Modificar un contacto. Si el usuario lo desea podrá modificar algunos datos sin perder de vista la característica en la que está trabajando.

• Eliminar un contacto. Toda información eliminada de sistema CRM será enviada y estará disponible en la papelera de reciclaje

Oportunidad

En esta opción usted podrá gestionar toda la información de las oportunidades registradas en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:

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Lista de oportunidades 

Despliegue/Ocultamiento de columnas

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El despliegue u ocultamiento de las columnas del listado se puede gestionar al seleccionar la opción "Columnas", en donde se desplegarán seleccionadas las actuales columnas del listado y adicionalmente se podrán incluir campos personalizados, algunas de las opciones son las siguientes:

• La opción "Restablecer" permite restauran y despliegar todas las columnas por defecto del listado.

• La opción "Aceptar" permite confirmar el despliegue/ocultamiento de las columnas seleccionadas por el usuario.

• Las columnas con el asterisco (*) a la derecha de la misma corresponden a campos personalizados de CRM.

• En el listado de oportunidades al menos debe estar desplegada una columna.

• El despliegue u ocultamiento de columnas puede ser definido por usuario, es decir, que pueden existir múltiples definiciones de columnas en CRM.

Ordenamiento de columnas

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El ordenamiento o secuencia de despliegue de las columnas se puede realizar seleccionando una columna en particular y arrastrarla a la posición de deseada, ya sea a la izquierda o derecha de su posición original, algunas consideraciones:

• Se podrá desplazar de una columna a la vez.

• El ordenamiento de las columnas puede ser definido por usuario, es decir, que pueden existir múltiples ordenamiento de columnas en CRM.

Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Búsqueda.  Se podrá buscar cuentas a través de distintos criterios de búsqueda, además si el usuario así lo desea podrá restablecer los valores por defecto para todos los filtros disponibles.

• Creación rápida de una oportunidad. La creación rápida le permite al usuario crear un contacto con la información obligatoria y básica necesaria.

• Creación detallada de una oportunidad. La creación detallada le permite al usuario crear una oportunidad con toda la información requerida.

• Consultar una oportunidad. La consulta de contacto despliega toda la información del mismo para comprobar los datos ingresados previamente.

• Modificar una oportunidad. Si el usuario lo desea podrá modificar algunos datos sin perder de vista la característica en la que está trabajando.

• Eliminar una oportunidad. Toda información eliminada de sistema CRM será enviada y estará disponible en la papelera de reciclaje.

• Reasignar una oportunidad. Reasignar oportunidades permite compartir datos entre usuarios o miembros de un mismo equipo.

Lista de oportunidades 

Despliegue/Ocultamiento de columnas

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El despliegue u ocultamiento de las columnas del listado se puede gestionar al seleccionar la opción "Columnas", en donde se desplegarán seleccionadas las actuales columnas del listado y adicionalmente se podrán incluir campos personalizados, algunas de las opciones son las siguientes:

• La opción "Restablecer" permite restauran y despliegar todas las columnas por defecto del listado.

• La opción "Aceptar" permite confirmar el despliegue/ocultamiento de las columnas seleccionadas por el usuario.

• Las columnas con el asterisco (*) a la derecha de la misma corresponden a campos personalizados de CRM.

• En el listado de oportunidades al menos debe estar desplegada una columna.

• El despliegue u ocultamiento de columnas puede ser definido por usuario, es decir, que pueden existir múltiples definiciones de columnas en CRM.

Ordenamiento de columnas

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El ordenamiento o secuencia de despliegue de las columnas se puede realizar seleccionando una columna en particular y arrastrarla a la posición de deseada, ya sea a la izquierda o derecha de su posición original, algunas consideraciones:

• Se podrá desplazar de una columna a la vez.

• El ordenamiento de las columnas puede ser definido por usuario, es decir, que pueden existir múltiples ordenamiento de columnas en CRM.

Actividad

En esta opción usted podrá gestionar toda la información de actividades registradas en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:

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Open

Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Búsqueda.  Se podrá buscar cuentas a través de distintos criterios de búsqueda, además si el usuario así lo desea podrá restablecer los valores por defecto para todos los filtros disponibles.

• Creación rápida de una actividad. La creación rápida le permite al usuario crear un contacto con la información obligatoria y básica necesaria.

• Creación detallada de una actividad. La creación detallada le permite al usuario crear una oportunidad con toda la información requerida.

• Consultar una actividad. La consulta de contacto despliega toda la información del mismo para comprobar los datos ingresados previamente.

• Modificar una actividad. Si el usuario lo desea podrá modificar algunos datos sin perder de vista la característica en la que está trabajando.

• Ver información de referencia. Las actividades pueden estar asociada a cualquier origen o característica o entidad, es decir, a un candidato, cuenta, contacto u oportunidad; entonces al seleccionar esta opción usted podrá ir directamente a la información que originó la actividad.

• Eliminar una actividad. Toda información eliminada de sistema CRM será enviada y estará disponible en la papelera de reciclaje.

Informes

En esta opción usted podrá encontrar la gestión de informes y sus respectivos campos y propiedades.

Candidato

Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de candidatos registrados en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Modificar.  Para adaptar, actualizar y reacomodar la información contenida en el informe usted podrá modificar la definición del mismo y verificar su contenido en la emisión.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar un informe en particular.

• Emisión. Emita y confirme los resultados desplegados a través de esta opción.

• Creación. Genere nuevos informes personalizados tal como usted lo necesite.

Cuenta

Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de cuentas registradas en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Modificar.  Para adaptar, actualizar y reacomodar la información contenida en el informe usted podrá modificar la definición del mismo y verificar su contenido en la emisión.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar un informe en particular.

• Emisión. Emita y confirme los resultados desplegados a través de esta opción.

• Creación. Genere nuevos informes personalizados tal como usted lo necesite.

Contacto

Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de contactos registrados en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Modificar.  Para adaptar, actualizar y reacomodar la información contenida en el informe usted podrá modificar la definición del mismo y verificar su contenido en la emisión.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar un informe en particular.

• Emisión. Emita y confirme los resultados desplegados a través de esta opción.

• Creación. Genere nuevos informes personalizados tal como usted lo necesite.

Oportunidad

Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de oportunidades registradas en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Modificar.  Para adaptar, actualizar y reacomodar la información contenida en el informe usted podrá modificar la definición del mismo y verificar su contenido en la emisión.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar un informe en particular.

• Emisión. Emita y confirme los resultados desplegados a través de esta opción.

• Creación. Genere nuevos informes personalizados tal como usted lo necesite.

Actividad

Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de actividades registradas en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Modificar.  Para adaptar, actualizar y reacomodar la información contenida en el informe usted podrá modificar la definición del mismo y verificar su contenido en la emisión.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar un informe en particular.

• Emisión. Emita y confirme los resultados desplegados a través de esta opción.

• Creación. Genere nuevos informes personalizados tal como usted lo necesite.

Modalidades de emisión

Las modalidades de emisión disponibles le permitirán visualizar y confirmar la información consultada a través de distintos formatos conocidos y utilizados, a continuación se adjuntan:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Cerrar.  Cierre la ventana emergente de emisión para escoger otro informe u otra funcionalidad.

• Planilla electrónica. La información desplegada en el informe podrá ser exportada a una planilla electrónica, que a nuestro parecer es la opción más cómoda.

• Archivo separado por comas. La información desplegada en el informe podrá ser exportada a un archivo separado por comas, si tiene tiempo podrá verificar los datos en esta modalidad.

• Archivo de texto plano. La información desplegada en el informe podrá ser exportada a un archivo de texto plano, si tiene tiempo podrá verificar los datos en esta modalidad.

Campos a incluir en informes

En esta opción usted podrá crear todos aquellos campos que podrá incluir en los informes del sistema, se adjunta un ejemplo de referencia:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Modificar.  Podrá actualizar la definición del campo.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar un campo en particular.

• Creación. Genere nuevos campos tal como usted lo necesite.

Veamos la parametrización del sistema.

Revisemos en conjunto algunas opciones generales y ciertos detalles de los ajustes y parámetros del sistema Defontana CRM 2.0

Ajustes

En la sección Ajustes se definen todos aquellos parámetros que condicionaran o habilitan opciones utilizadas por las funcionalidades del sistema.

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Lista de usuarios (vista administrador de sistema)

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• Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

  • Búsqueda. Permite hacer búsquedas ingresando información o seleccionando opciones que se ajusten a su necesidad.

  • Modificar.  Permite actualizar la información de un usuario en particular.

  • Eliminar. Sólo el usuario administrador de sistema podrá eliminar un usuario en particular.

  • Nuevo. Sólo el usuario administrador de sistema podrá crear nuevos usuarios.

  • Uso de formulario externo. Sólo un único usuario podrá ser definido como el responsable por defecto de los candidatos ingresados a través de un formulario externo de registro.

  • Administrador de sistema. Podrá hacer las funciones básicas de operación y adicionalmente podrá crear, eliminar y desbloquear usuarios del sistema.

  • Desbloquear. Sólo el usuario administrador de sistema podrá desbloquear un usuario en particular.

Equipos

Los equipos permiten adaptar el CRM al organigrama de cualquier tipo de empresa. Se puede asignar una jerarquía que permite que la visibilidad de la información, esté determinada por la posición del usuario dentro de la estructura funcional. 

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Crear un equipo

Podrá crear un equipo a partir de cero según la estructura funcional o administrativa de su empresa, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:

• Nombre: Es el identificador del equipo, éste es un campo obligatorio.

• Comparte Información: Se establece que todos los usuarios asociados a equipo dentro del organigrama, compartan la información que ingresan. Esto está pensado para aquellas empresas con una estructura de ventas colaborativa, en la cual miembros de un mismo equipo, pueden gestionar a un cliente en particular.

• Proceso de negocio: Corresponde al proceso de negocio que utilizará el equipo. 

• Cerrar: Permite volver a la lista de equipos sin guardar los cambios realizados.

• Guardar: Permite grabar los cambios realizados.

Modificar/eliminar un equipo

Podrá modificar o eliminar un equipo según la estructura funcional o administrativa de su empresa, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son: 

• Cerrar: Permite volver a la lista de equipos sin guardar los cambios realizados.

• Guardar: Permite grabar los cambios realizados.

• Eliminar: Permite eliminar el equipo consultado.
  
  

Privacidad

Esta opción le permitirá definir el nivel privacidad que aplicará para los usuarios del sistema Defontana CRM, esta definición aplicará para Candidato, Cuenta y Contacto. A continuación se adjunta la interfaz de usuario: 

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son: 

• Candidato: Todos los candidatos que se ingresen en el sistema podrá ser visualizados por el usuario que ingreso el registro.

• Cuenta: Todas las cuentas que se ingresen en el sistema podrá ser visualizados por el usuario que ingreso el registro.

• Contacto: Todos los contactos que se ingresen en el sistema podrá ser visualizados por el usuario que ingreso el registro.

Procedencia

Esta opción le permitirá definir el nivel privacidad que aplicará para los usuarios del sistema Defontana CRM, esta definición aplicará para Candidato, Cuenta y Contacto. A continuación se adjunta la interfaz de usuario:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son: 

• Modificar.  Podrá actualizar la definición de la procedencia.

• Eliminar. Si así lo desea podrá eliminar una procedencia en particular.

• Creación. Genere nuevas procedencias tal como usted lo necesite.
  
  

Nuevo

La procedencia es un campo que será utilizado en los formularios de creación de candidatos y oportunidades. La procedencia permitirá realizar un análisis sobre cuáles son los medios de comunicación por los cuales los candidatos y los clientes adquieren conocimiento sobre la empresa y sus productos.

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Código incrustable de formulario de ingreso

Esta opción le permitirá crear procedencias que funcionen como formularios de ingreso de información que usted podrá disponer o integrar con un sitio web comercial u de otra naturaleza. La procedencia permitirá realizar un análisis sobre cuáles son los medios de comunicación por los cuales los candidatos y los clientes adquieren conocimiento sobre la empresa y sus productos.

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Consultar/copiar código fuente incrustable

Al seleccionar esta opción usted podrá ver el código fuente HTML que podrá registrar, guardándolo en un archivo o pegando directamente su contenido en cualquier documento, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:

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Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son: 

• Copiar. Le permitirá copiar el código fuente HTML al portapapeles de su sistema operativo.

• Ocultar/desplegar. Esta opción le permitirá ocultar o desplegar la sección que contiene el código fuente HTML.

• Barra de desplazamiento vertical. Le permitirá desplazarse y revisar el código fuente HTML.
  
  

Notificaciones

Se definen las alertas que se envían para ciertas acciones que el usuario defina, a continuación se adjunta la interfaz de usuario: