Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes

En la aplicación de Bancos y Cuentas corrientes es la configuración de tesorería donde se crean los bancos con los cuales la empresa trabajara en el sistema y las cuentas corrientes que utilizarán en los movimientos de contabilidad. Al ingresar a la aplicación se desplegara la siguiente pantalla:

En la lista de los bancos y las cuentas corrientes, se despliegan todos los bancos que han sido creados en el sistema y dentro de cada carpeta de los bancos, se despliegan las cuentas corrientes
que están creadas por cada banco. Como opciones de la lista de bancos y cuentas corrientes existen las siguientes:

Editar: Permite seleccionar una de los bancos o cuentas corrientes existentes en el sistema, y ver en pantalla la configuración con la cual se creó el banco o la cuenta corriente.

Eliminar: Permite seleccionar una de los bancos o cuentas corrientes existentes en el sistema y eliminarla de la aplicación, siempre y cuando el banco y la cuenta corriente no tengan movimientos asociados.

Contraer /  Expandir: Permite mostrar y ocultar simultáneamente las cuentas corrientes de cada uno de los bancos que están configurados en el sistema.

Nuevo: Permite crear nuevos bancos y cuentas corrientes, para lo cual es necesario completar los siguientes datos :

Creación del Banco

Para crear el banco es necesario completar los siguientes campos:

IDENTIFICACIÓN: Se debe asignar el código del Banco, el cual no puede tener espacios y además se debe agregar la descripción del Banco, que será el nombre que se verá en el sistema.

CONCILIACIÓN: Se deben asignar la cantidad de caracteres que tendrán los movimientos del banco para diferenciar la numeración entre los movimientos y además se debe asignar el código de la superintendencia de bancos e instituciones financieras, seleccionado el botón gris para el desglose de los códigos respectivos.

EMISIÓN DE CHEQUES: Se debe asociar el formato de cheque que se ha configurado, para la impresión de los egresos cuando se utilice este banco.

Creación Cuenta corriente

Para la creación de la cuenta corriente es necesario completar los siguientes datos:

IDENTIFICACIÓN: Se debe asignar el Banco al cual pertenecerá la cuenta corriente, el código de la cuenta corriente y el nombre o descripción de la cuenta corriente.

SUCURSAL: Es posible agregar en esta configuración datos que corresponden a la sucursal, como el nombre de la sucursal y la dirección, de manera de tener información necesario en la ficha de la cuenta corriente para poder consultarle con se necesite.

EJECUTIVO CTA. CTE.: También en esta configuración es posible completar datos del ejecutivo, de manera de contar con estos datos a modo de consulta dentro de la ficha de la cuenta corriente.

SOBREGIRO: Se debe asignar un sobregiro pactado para esta cuenta corriente, el cual permitirá girar dinero extra de la cuenta corriente, aun cuando ésta se encuentre con saldo cero.

PAGO ELECTRÓNICO: Se debe marcar esta opción cuando se desea utilizar esta cuenta corriente como cuenta para pago electrónico. Una vez completados todos los datos es necesario presionar el botón GRABAR para guardar los datos de la configuración.

Configuración > Tesorería > Tipos de movimiento

En la configuración de los tipos de movimiento se crean todos los posibles tipos de movimientos que se utilizarán en el proceso de la conciliación bancaria, los cuales serán utilizados en el ingreso de las cuentas bancarias y en el ingreso de los movimientos de contabilidad para el proceso de conciliación.

En la lista de los tipos de movimiento se ven en pantalla, ordenados por código los tipos de movimientos que existen. Como opciones de la lista de movimientos se encuentran las siguientes:

• Editar: Permite seleccionar uno de los tipos de movimientos que han sido creados y ver en pantalla la configuración con la cual el movimiento fue grabado.
• Eliminar: Permite seleccionar uno de los tipos de movimiento que han sido creados en el sistema y poder eliminarlo de la aplicación, para lo cual, el tipo de movimiento no debe tener ninguna asociación en el proceso.
• Nuevo: Permite crear nuevos tipos de movimiento, para lo cual es necesario completar lo siguiente:

En la creación de un nuevo tipo de movimiento es necesario completar los datos que están en la ficha del tipo de movimiento de acuerdo a lo explicado a continuación:

IDENTIFICACIÓN: Se debe indicar el código del tipo de movimiento y además el nombre del tipo de movimiento, el cual aparece en la aplicación para la operación normal del usuario.

TIPO DE MOVIMIENTO: En esta opción se debe configurar que tipo de movimiento es el que estamos creando, considerando se será abono, deposito, cargo, cheque; para diferenciarlos en el proceso de conciliación.

CONCILIACIÓN: Es necesario configurar si este tipo de movimiento será un abono o un cargo a la cuenta corriente.

CÓDIGO INTERNO BANCO: En esta sección se realiza el pareo de los tipos de movimiento del sistema con los tipos de movimiento de los bancos, para la importación de las Cuentas bancarias, es decir en esta sección es en donde se define a que código de movimiento del sistema pertenece el código de la Cuentas del banco, para que el sistema realice la importación automática.

Una vez que se han completado todos los datos de la ficha del tipo de movimiento es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración.

Configuración > Tesorería > Flujo de caja

El Flujo de Caja Defontana está diseñado para proveer información relevante sobre las operaciones por cobrar y pagar que controla cada empresa, siempre en relación con la fecha actual, convirtiéndose en una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y organización del departamento de tesorería y en la configuración es en donde se crean estos flujos para la posterior emisión. Al ingresar a la aplicación aparecerá la siguiente pantalla:

En la configuración del flujo se completan los siguientes campos para la emisión:

INFORME: En esta sección se debe agregar el código del flujo de caja, el cual solo tiene utilidad interna en el sistema, es necesario agregar la descripción que será el nombre del informe y además crear el titulo del informe, que aparecerá en la impresión del informe.

CUENTA CONTABLE: En esta sección aparecen las cuentas contables que tiene asociadas el flujo y serán las que aparecerán en la emisión del informe.

CUENTAS SELECCIONADAS: En esta sección se deben elegir las cuentas contables que se desean insertar en el flujo, las cuales como requisito deben tener análisis por ficha y documento.

ANÁLISIS DOCUMENTO DE PAGO: Esta opción determina que emisión realizara el informe que se está configurando, de acuerdo a lo siguiente:

1.- Si está marcada la opción: El informe emitirá los datos de las cuentas contables y de las fechas que se seleccionaron, pero de los documentos que fueron pagados entre esas fechas.

2.- Si NO está marcada la opción: El informe emitirá los datos de las cuentas contables y de las fechas que se seleccionaron, pero de los documentos que se encuentran impagos entre esas fechas.

Una vez completados estos datos es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar la configuración realizada. Esta configuración es posible modificarla cuando se necesite, en lo que respecta a las cuentas contables del informe.

Configuración > Tesorería > Construcción de reportes

En la aplicación de construcción de reportes es en donde se definen los formatos de presentación de todos los informes de la aplicación de tesorería, además de definir los formatos de la impresión estándar. Al ingresar a la aplicación se despliega la siguiente pantalla:

Carpeta Definición de Formato

Al ingresar a la definición de formato por defecto aparecerá la configuración de actual de los informes, la cual a partir de ahí se podrá modificar, siempre para realizar algún cambio se debe seleccionar el informe y además presionar el botón TRAER, para continuar con el proceso de cambio del informe, seleccionando los siguientes datos:

 INFORME: Se debe seleccionar el informe al cual se le desean hacer cambios de formato.

LINEAS POR PÁGINA: Se define cuantas líneas por página se imprimirán al momento de emitir e imprimir el informe.

PROPIEDADES DEL CAMPO: En esta sección se permite cambiar los estilos con los cuales estará compuesto el informe, indicando parámetros como la letra, el tamaño, el color de fondo o el color de la letra, etc. Para el cambio sólo será necesario seleccionar en la sección CAMPO lo que se desea cambiar y luego elegir los nuevos parámetros en las PROPIEDADES DEL CAMPO.

CAMPO: Correspondes a las áreas del informe que son posibles de modificar para una nueva emisión e impresión. Luego de realizar todos los cambios a la presentación del informe, solo es necesario presionar el botón "Grabar" para guardar los cambios realizados.

Carpeta Formato de Impresión Estándar

En la carpeta Formato de impresión estándar, se define el formato de la opción impresión estándar indicando solo ciertas variables, ya que este formato no es modificable como el de los otros informes.

Para la configuración de la impresión estándar se deben completar los siguientes campos:

INFORME: Se selecciona el informe que se va a configurar.

MÁRGENES: Se indican cual será el margen superior de pre-impresión y el margen inferior, expresado en líneas con un máximo de 7.

FORMATO: Se indica si la separación entre las secciones será con subrayado o con una línea adicional.

FUENTE: En este campo se define si la letra del informe será en mayúscula o no. Luego en la sección Vista Previa, se mostrara como se vera el informe después de seleccionadas todas las opciones de un principio.

Finalmente se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos.

Configuración > Tesorería > Comprobante contable

En la configuración del comprobante contable (ingreso), es en donde se configura el comprobante que se utilizara para realizar los ingresos a la contabilidad desde el modulo de tesorería. Esta configuración se realiza con las cuentas contables y los tipos de ingreso que son los que el usuario ve al momento de realizar la operación. Para esto es necesario completar los datos como muestra la siguiente imagen:

Para la configuración del comprobante contable se deben completar los siguientes datos:

INFORMACIÓN COMPROBANTE: En esta sección se debe asociar cual será el comprobante contable por defecto que el sistema realizara al momento de registrar un pago de un cliente, y además es posible marcar una opción para determinar si la glosa será automática o bien será ingresada al momento de hacer el registro del ingreso.

TIPO DE INGRESO: En esta sección se configuran los distintos tipos de ingreso que existirán y sus respectivas cuenta contables, para lo cual es necesario seguir los siguientes pasos:

1.- Asignar en el espacio CÓDIGO el código del tipo de ingreso, el cual no debe tener espacios y es de tipo interno en el sistema.
2.- Ingresar la descripción del tipo de ingreso, que será el nombre que el usuario verá al momento de realizar la operación del registro del ingreso.
3.- Asignar a cuenta contable y presionar el botón "Insertar", si la operación fue exitosa deberá aparecer en el recuadro blanco de más arriba el tipo de ingreso que se acaba de insertar.

Una vez completados los datos se debe presionar el botón "Grabar" para guardar los datos de la configuración recientemente realizada.

Configuración > Tesorería > Definición formato de impresión

En esta aplicación se definen los formatos de impresión de los cheques y de las letras de cambio, los cuales serán utilizados para el proceso de pagos en emisión de cheques y para el proceso de emisión de letras de cambio. Al ingresar a la aplicación se desplegará la siguiente pantalla:

Definición de formato de cheque

En la definición del formato de cheque, se pueden configurar distintos formatos de impresión, sin embargo es solo uno el que es posible de asociar al banco para la impresión. La aplicación permite crear formatos solo con el cheque o bien crear formatos con el comprobante contable al inicio de la página y el formato del cheque al final.

Para la configuración es necesario conocer lo siguiente:

ZONAS: Permite definir en qué zona de las existentes, general o detalle, se insertarán los campos, para un mayor orden se han definido los campos según las zonas, es decir, los campos están separados según la zona.

CAMPOS: Se define qué campo específicamente se desea insertar en el formato, para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción OCULTO.

TAMAÑO CHEQUE: Se debe indicar cuál es el tamaño del cheque para el área de impresión del formato del cheque y el comprobante contable.

En la configuración del formato de la letra de cambio, se utiliza la misma metodología que en todas las configuraciones de formato y para lo cual es posible definir un formato para cada una de las tipos de letras de cambio que se han creado en el sistema.

Para la configuración del formato de impresión de la letra de cambio es necesario conocer lo siguiente:

IDENTIFICACIÓN: Se definen los datos generales de la letra de cambio, indicando datos como el alto del documento para la impresión.

VISTA PREVIA: Esta sección muestra los campos asignados y las posiciones en las cuales se encuentran configurados.

CAMPOS: Se define qué campo específicamente se desea insertar en el formato, para visualizar los campos es necesario identificar el campo, definir la fila y la columna y desmarcar la opción OCULTO.

CONFIGURACIÓN DETALLE: En esta sección se indican detalles adicionales a la impresión de la letra, como el nombre que se le dará al tipo de documento en la impresión, si se desplegará el monto de la letra, si será horizontal, etc.

Configuración > Tesorería > Tipos cuenta banco

En esta configuración se parametrizan los tipos Ruc banco, las cuales tienen como objetivo desplegar el tipo de banco que se asocia en el informe de Conciliación Bancaria, el cual es uno de los informes disponibles de emitir posterior a la conciliación bancaria. Al ingresar a la aplicación se despliega la siguiente pantalla:

Para la configuración se deben completar los siguientes datos:

TIPO DE CUENTA: Se debe asignar el nombre del tipo de cuenta, el cual aparecerá impreso en el informe de conciliación bancaria.

CUENTA: Se debe asignar la cuenta contable asociada a este nombre para el informe de conciliación bancaria y presionar el botón "INSERTAR". Si la operación fue realizada con éxito deberá aparecer en el recuadro de más abajo la respectiva tipo de cuenta y su número de cuenta contable.

Luego de ingresar todos los datos se debe presionar el botón "GRABAR" para guardar la configuración realizada.

Configuración > Tesorería > Carta de cobranza

En la aplicación de carta de cobranza se define la configuración del documento carta de cobranza que se podrá imprimir para los clientes, con el objetivo de informar a los clientes del estado de sus
documentos, para lo cual se carga un modelo estándar de carta de cobranza para que posteriormente el usuario modifique el formato. Al ingresar a la aplicación se vera la siguiente pantalla:

Identificación:

IDENTIFICACIÓN: En la aplicación de identificación se define los datos generales de documento que se está configurando, como lo son el alto del documento, el alto de la zona de detalle y la primera fila del detalle.

VISTA PREVIA: En esta zona se despliegan los campos que se han configurado en el formato, Indicando una posición relativa de acuerdo a la fila y la columna que se seleccionó en la sección de
más abajo, en esta sección de vista previa se verán los cambios realizados al formato.

CAMPOS: En la sección de campos es en donde se eligen los campos que se insertarán en el documento, donde es posible elegir campos de Encabezado, Detalle o Totales; además de campos de texto que son campos donde es posible escribir algún texto en particular. Para que los campos aparezcan en el formato de la carta de cobranza es necesario lo siguiente:

1.- Seleccionar el campo.
2.- Indicar las filas y las columnas donde se desea insertar, con su respectivo ancho.
3.- Desmarcar el botón OCULTO.

Importación RUCS

En la aplicación de importación Rucs es en donde se configura la utilización de esta aplicación, es decir, esta habilitación corresponde al primer paso para la configuración de la aplicación de importación Rucs, por lo tanto una vez marcada esta habilitación se podrá continuar con el proceso de configuración de la aplicación de importación Rucs.

Configurar letra de cambio

En la aplicación de configuración de letras de cambio, se deben crear el tipo de letra de cambio que se utilizará y la respectiva cuenta contable asociada, para la centralización de las operaciones de las letras de cambio.

Para la configuración se deben ingresar los siguientes campos:

- CÓDIGO: Se debe indicar el código del tipo de documento Letra de Cambio, éste será solo de uso interno en el sistema.

- NOMBRE: Se define el nombre del tipo de documento letra de cambio.

- CUENTA CONTABLE: Se debe asociar la cuenta contable que se utilizará para las operaciones de letra de cambio.

- IMPTO. MENSUAL: Se define el valor del impuesto mensual de las letras de cambio.

- IMPTO MÁXIMO: Automáticamente, a partir del impuesto mensual, se calcula el impuesto máximo

.
- TIPO COMPROBANTE: Automáticamente, a partir del código del tipo de documento se crea el tipo de comprobante que estará asociado al proceso de las letras de cambio.