El Producto CRM Defontana se enmarca dentro de las herramientas tecnológicas, que permiten a las empresas implementar, desarrollar y apoyar de manera exitosa sus estrategias de Customer Relationship Management. En particular, esta versión del producto se concentra en la administración de fuerza de ventas, a través de la gestión de información relevante de los clientes y del tracking de las oportunidades de negocio, tanto para nuevos clientes como para aquellos que ya forman parte de la cartera.
CRM Defontana le permite gestionar de principio a fin el proceso comercial con sus clientes, desde que llega un nuevo candidato (potencial cliente) hasta la creación de oportunidades de negocio y cotizaciones, esto último integrado con ERP Defontana.
Para ir familiarizándose con el vocabulario, y con los conceptos ligadas al proceso, a continuación se presenta un esquema en donde se puede comprobar el flujo de trabajo, relaciones y los principales procesos que se incluyen en CRM Defontana:
Conozca de forma detallada el funcionamiento el sistema CRM Defontana a través de ejercicios prácticos que le ayuden a entender el el flujo de trabajo y sus principales procesos y tareas.
El resumen de Defontana CRM concentra una gran cantidad de funcionalidades y todas ellas al alcance del usuario, desde accesos directos y/o rápidos hasta información agrupada y gráfica, el objetivo es que el usuario tenga al alcance de manera inmediata las opciones que requiere, a continuación se detallan las principales opciones:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
En este listado usted podrá gestionar toda la información de los candidatos registrados en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:
Lista de candidatos con filtros de búsquedas
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Filtros rápidos de actividades permiten:
En esta opción usted podrá gestionar toda la información de las cuentas registradas en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:
Lista de cuentas con filtros de búsquedas
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
En esta opción usted podrá gestionar toda la información de los contactos registrados en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:
Lista de contactos con filtros de búsqueda
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
En esta opción usted podrá gestionar toda la información de las oportunidades registradas en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:
Lista de oportunidades con filtros de búsqueda
El despliegue u ocultamiento de las columnas del listado se puede gestionar al seleccionar la opción "Columnas", en donde se desplegarán seleccionadas las actuales columnas del listado y adicionalmente se podrán incluir campos personalizados, algunas de las opciones son las siguientes:
El ordenamiento o secuencia de despliegue de las columnas se puede realizar seleccionando una columna en particular y arrastrarla a la posición de deseada, ya sea a la izquierda o derecha de su posición original, algunas consideraciones:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
El despliegue u ocultamiento de las columnas del listado se puede gestionar al seleccionar la opción "Columnas", en donde se desplegarán seleccionadas las actuales columnas del listado y adicionalmente se podrán incluir campos personalizados, algunas de las opciones son las siguientes:
El ordenamiento o secuencia de despliegue de las columnas se puede realizar seleccionando una columna en particular y arrastrarla a la posición de deseada, ya sea a la izquierda o derecha de su posición original, algunas consideraciones:
En esta opción usted podrá gestionar toda la información de actividades registradas en el sistema Defontana CRM, además podrá ocultar la sección de búsqueda para aumentar el área vertical de visualización para ampliar los resultados de su búsqueda, a continuación se detallan las principales opciones:
Lista de actividades con filtros de búsqueda
Lista de actividades, vista calendario, con filtros de búsqueda
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
En esta opción usted podrá encontrar la gestión de informes y sus respectivos campos y propiedades.
Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de candidatos registrados en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de cuentas registradas en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de contactos registrados en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de oportunidades registradas en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá administrar la definición, modificación, emisión o eliminación de los informes de actividades registradas en el sistema Defontana CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario disponible:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Las modalidades de emisión disponibles le permitirán visualizar y confirmar la información consultada a través de distintos formatos conocidos y utilizados, a continuación se adjuntan:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
En esta opción usted podrá crear todos aquellos campos que podrá incluir en los informes del sistema, se adjunta un ejemplo de referencia:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Revisemos en conjunto algunas opciones generales y ciertos detalles de los ajustes y parámetros del sistema Defontana CRM 2.0
En la sección Ajustes se definen todos aquellos parámetros que condicionaran o habilitan opciones utilizadas por las funcionalidades del sistema.
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Los equipos permiten adaptar el CRM al organigrama de cualquier tipo de empresa. Se puede asignar una jerarquía que permite que la visibilidad de la información, esté determinada por la posición del usuario dentro de la estructura funcional.
Podrá crear un equipo a partir de cero según la estructura funcional o administrativa de su empresa, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Podrá modificar o eliminar un equipo según la estructura funcional o administrativa de su empresa, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá definir el nivel privacidad que aplicará para los usuarios del sistema Defontana CRM, esta definición aplicará para Candidato, Cuenta y Contacto. A continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá definir el nivel privacidad que aplicará para los usuarios del sistema Defontana CRM, esta definición aplicará para Candidato, Cuenta y Contacto. A continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
La procedencia es un campo que será utilizado en los formularios de creación de candidatos y oportunidades. La procedencia permitirá realizar un análisis sobre cuáles son los medios de comunicación por los cuales los candidatos y los clientes adquieren conocimiento sobre la empresa y sus productos.
Esta opción le permitirá crear procedencias que funcionen como formularios de ingreso de información que usted podrá disponer o integrar con un sitio web comercial u de otra naturaleza. La procedencia permitirá realizar un análisis sobre cuáles son los medios de comunicación por los cuales los candidatos y los clientes adquieren conocimiento sobre la empresa y sus productos.
Al seleccionar esta opción usted podrá ver el código fuente HTML que podrá registrar, guardándolo en un archivo o pegando directamente su contenido en cualquier documento, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Se definen las alertas que se envían para ciertas acciones que el usuario defina, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permite crear y personalizar una notificación, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Se podrán definir procesos de negocio según la estructura funcional de su empresa, cada proceso de negocio tendrá etapas de negocio asignadas. Para facilitar el funcionamiento su empresa tendrá definido un proceso de negocio "Estándar" que le permitirá generar rápidamente oportunidades, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Para crear un nuevo proceso de negocio debe seleccionar "Nuevo" y luego se desplegará la siguiente interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Se podrá definir, modificar y eliminar roles de usuario según la necesidad de su equipo y/o empresa, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Para crear un nuevo rol de usuario debe seleccionar "Nuevo" y luego se desplegará la siguiente interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá gestionar las categorías de los candidatos del sistema CRM, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
En Ajustes -> Candidato la pestaña de Motivos de desactivación, la cual permitirá ingresar motivos por los cuales un candidato puede ser desactivado, este puede ser opcional y obligatorio, esto dependerá si se selecciona la opción de “Exigir selección de motivo al momento de desactivar un candidato”. Además se podrá editar y eliminar aquellos motivos que estime necesarios.
En la lista de candidatos, al desactivar un candidato, el sistema permitirá seleccionar un motivo configurado de forma previa, en caso de seleccionar la opción otro se desplegará una caja de texto donde podrá ingresar la descripción de este. Si en la configuración de los motivos seleccionó “Exigir selección de motivo al momento de desactivar un candidato” el sistema lo obligará a seleccionar un punto de la lista, en caso de no haber seleccionado dicha opción podrá simplemente desactivar, el motivo quedará en blanco. En caso de que el candidato sea convertido a cuenta quedará inactivo con el motivo de "Convertido en Cuenta".
Esta opción le permitirá importar las cuentas (clientes) desde su sistema Defontana ERP hacia Defontana CRM; y de esta manera agilizar la puesta en marcha de cartera de clientes, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Esta opción le permitirá definir las etapas correspondientes a las oportunidades de su sistema CRM, etapas que a su vez estarán asociadas a un proceso de negocio en particular, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son:
Los campos y secciones de ingreso son elementos que permiten adaptar el CRM a la realidad de cualquier rubro empresarial. En particular esta característica le permite al usuario configurar la información que ingresará dentro de cada entidad del CRM, según sean las necesidades de su negocio. Conceptualmente, los campos son contenedores de información y las secciones son paneles o agrupaciones de campos. En términos lógicos, una entidad (cuenta, contacto, oportunidad, actividad), puede tener múltiples paneles, y a su vez un panel, puede tener múltiples campos, , a continuación se adjunta un modelo conceptual de la característica:
A modo de ejemplo se ilustra el siguiente caso. “La empresa desarrolladora de software requiere la información tanto física como demográfica de sus candidatos, pues es fundamental para determinar las ofertas que se le envían con determinada periodicidad.”
¿Cómo se puede obtener dicha información?, en este caso, el usuario administrador del CRM, podría crear 2 secciones de ingreso o paneles en los candidatos, que le permitan ingresar información en los campos “Sexo”, “Edad” y “País” (Panel demográfico) y los campos “Estatura”, “Peso” y “Cintura” (Panel de Detalles Físicos), a continuación se adjunta un modelo conceptual de la característica:
Esta opción le permitirá recuperar o restaurar la información eliminada desde los orígenes "Candidato", "Cuenta", "Contacto", "Oportunidad" y "Actividad", esto con el objetivo de impedir la eliminación accidental de información por parte de los usuarios, a continuación se adjunta la interfaz de usuario:
Las principales funciones y operaciones básicas disponibles son: