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PERÍODO DEL LIBRO: Esta fecha corresponde al mes y año que se eligió al momento de realizar el ingreso del documento de compra. Donde se definió en que fecha del libro sería incorporado este documento de compras.
PERÍODO DE INGRESO: Esta fecha corresponde al día, mes y año en el cual el documento de compras fue ingresado al sistema, es decir, esta es la fecha que se guarda automáticamente y corresponde al día exacto en el cual el documento de compra fue ingresado al sistema, independiente de la fecha del documento.
PERÍODO DEL DOCUMENTO: Esta es la fecha del documento de compras que está en el registro del documento. Corresponde a la fecha real de la factura, la cual no necesariamente puede ser igual a la fecha de ingreso al sistema.
BÚSQUEDA RÁPIDA
Este filtro tiene como función buscar los documentos de compras sin tener que filtrar por fecha del libro, fecha Ingreso y fecha movimiento, facilitando de está manera el encontrar algún documento, acotando de tal manera que se filtre por el número, tipo de documento y proveedor.
En la parte superior derecha de los formularios de Movimientos por Aprobar y Aprobados, se encuentra el filtro incorporado, como se muestra en la siguiente imagen. (Imagen 1.0)
(Imagen 1.0)
Al chequear búsqueda rápida, inmediatamente los filtros por fechas del lado izquierdo del formulario desaparecen, dejando en esa posición sólo los filtros por Número, Documento y Proveedor. Ver (Imagen 1.1).
(Imagen 1.1)
Al ingresar datos en el filtro de número, y presionar buscar, ya se comienza a procesar el requerimiento a la espera de resultados, Cabe señalar que con solo utilizar 1 de los 3 filtros de la búsqueda rápida se obtendrán resultados, dependiendo si existen registros guardados. (Ver imagen 1.2 y 1.3)
(Imagen 1.2)
(Imagen 1.3)
Cuando la búsqueda finaliza, automáticamente vuelven los filtros de la búsqueda avanzada, dejando el formulario como estaba antes y mostrando los resultados de los filtros utilizados.
De esta manera la búsqueda de los documentos pendientes de facturación o facturados de compras resulta más sencillo buscarlos, ya que no se tendrá como limitante en la operación los filtros de fecha de libro, fecha de ingreso y fecha contable, si es que estos no coinciden.
El sistema, además, ofrece las siguientes opciones:
Nuevo: permite crear un nuevo documento de compras.
Ver: permite sólo ver la información con la cual se grabó el documento, no permite realizar modificaciones a los datos.
Anular: permite seleccionar un documento de compra, que se encuentre aprobado y que se encuentre sin comprobante contable, para anular el registro. El sistema guarda un historial en el sistema y cambia de color al registro (rojo).
Eliminar: permite eliminar un documento siempre cuando este se encuentre aprobado y anulado.
Imprimir: permite seleccionar un documento de compra que se encuentre aprobado e imprimirlo del sistema, con el respectivo formato que se puede definir.
Centralizar: permite seleccionar un documento de compras que se encuentre aprobado y que no se encuentre centralizado, para generar el comprobante contable y centralizar el documento de compras en contabilidad